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Wie Sie einfach einen digitalen Belegungskalender für Ihre Ferienwohnung erstellen

Um Ihre Ferienwohnung erfolgreich zu vermieten, empfehlen wir Ihnen als Vermieter einen digitalen Belegungsplan oder auch Belegungskalender zu nutzen. Ihnen wie auch Ihren Gästen spart er mächtig Zeit, Arbeit und Nerven und er kann zu deutlich mehr Buchungsanfragen beitragen.

In diesem Artikel erklären wir das Prinzip Buchungskalender für Ferienwohnungen und seine Vorteile. Wir zeigen Ihnen unterschiedliche Formen von Buchungskalendern, wie Sie Ihre Belegungspläne einfach erstellen, ihn stets aktuell halten und in Ihrem Inserat und auf der Website integrieren.

Lassen Sie uns loslegen, damit Sie direkt im Anschluss Ihren ersten Buchungskalender erstellen oder Ihren bestehenden optimieren.

Grundsätze für einen funktionierenden Buchungskalender

Klären wir zunächst die Frage: Was ist ein Belegungskalender? Der Belegungskalender wird auch Buchungskalender, Vakanzkalender oder Belegungsplan genannt.

Er ist ein Tool, mit dem Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ferienimmobilie(n) visualisieren können. Ein guter Kalender zeichnet sich durch komfortables Handling für Sie als Vermieter aus und durch maximale Transparenz für mögliche Gäste. In der Regel wird die Belegung von Ferienwohnungen mit folgendem Farbschema dargestellt:

grün: frei/vakant
rot: belegt/gebucht

Ein Belegungsplan auf Traum-Ferienwohnungen sieht zum Beispiel wie folgt aus:

Beispiel eines Belegungskalenders bei Traum-Ferienwohnungen

Durch dieses einfache Farbschema erhält ein interessierter Besucher Ihres Angebotes direkt den Überblick darüber, ob er die Ferienwohnung zum Wunschtermin buchen kann, ob er auf einen freien/grün markierten Zeitraum ausweichen kann oder aber sich nach einer anderen Immobilie umsehen muss.

Sie merken nun vermutlich bereits: Hieraus ergeben sich zwei entscheidende Kriterien eines Kalenders: Der digitale Belegungsplan muss unbedingt

  1. aktuell und
  2. überall, wo man Ihr Angebot buchen kann, verfügbar sein.

Ist das nicht der Fall, können potenzielle Gäste schnell frustriert sein: Sie hoffen, buchen zu können, weil der Wunschzeitraum „grün“ markiert ist. Dann erhalten Sie von Ihnen aber eine Absage, weil für den gewünschten Reiseslot bereits andere Urlauber gebucht haben.

Auch für Sie bringt es Nachteile, wenn Sie der Kalender nicht gut gepflegt ist: Sie haben zum einen Mehraufwand, weil Sie Buchungsanfragen schriftlich absagen müssen. Plus: Ihnen entgehen womöglich Buchungsanfragen, wenn Sie nach einer Stornierung vergessen, den Zeitraum wieder für neue Interessenten freizugeben. Nach außen hin sieht es dann so aus, dass der Zeitraum belegt ist, obwohl gebucht werden könnte.

Ein Belegungsplan mit Echtzeitinformationen ist folglich für beiden Seiten, Gastgeber und Gäste ausschlaggebend, damit Ihr Vermietungsprojekt von maximalem Erfolg gekrönt ist.

Wichtig: Vermieten Sie mehrere Immobilien, so sollten Sie darauf achten, dass Sie stets mit demselben Tool arbeiten und ein und dieselbe Art eines Kalenders führen. So lässt sich für Sie und Interessenten der gesamte Status quo zur Vermietung auf einen Blick leichter erfassen. Doch dazu unten mehr.

Welche Optionen Sie lieber nicht wählen

Das klingt bis hier alles ganz praktisch und spannend für Sie? Dann tauchen wir noch ein wenig tiefer ein und schauen uns zunächst mal zwei beliebte Formen des Belegungsplan an, die heute eher nicht mehr empfehlenswert sind:

1. Der analoge Kalender

Sie haben einen klassischen Kalender als Buchform zu Hause, in dem Sie Buchungen samt Informationen zu den Gästen notieren. Die Nachteile liegen hier auf der Hand: Der analoge Kalender kann verloren gehen, jemand schreibt unleserlich oder es kippt ein Milchkaffee darüber aus. Schon sind die Daten weg oder nicht mehr zu gebrauchen. Auch haben Sie den analogen Buchungskalender womöglich nicht immer gleich zur Hand, wenn eine Anfrage eingeht, und: Bei mehreren Ferienwohnungen verliert man bei dieser Variante schneller den Überblick.

2. Die Excel-Tabelle als Buchungskalender

Sie führen im Computer eine Excel-Tabelle und halten in dieser – wie im „Belegungsbuch“, nur digital – händisch fest, wer gebucht hat. Mit diesem Kalender können Sie dann zum Beispiel durch Sortieren der Tabellenspalten oder -zeilen oder durch farbliche Markierungen im Excel-Programm recht schnell erkennen: Welche Zeiten sind gebucht und welche noch frei. Die Nachteile bei der Excel-Tabelle: Sie stecken durch das Eintippen und manuelle Sortieren viel Zeit in den Kalender. Zudem ist eine Excel-Tabelle stark fehleranfällig. Sortierungen werden womöglich einmal falsch angelegt, Daten durcheinandergewürfelt, Spalten versehentlich gelöscht.

So geht’s besser: Der digitale Buchungskalender für Ferienwohnungen

Sie nutzen einen digitalen Buchungskalender. Da dies ganz klar unsere Empfehlung für Sie und Ihr Vermietungsprojekt ist, gehen wir auf diese Variante im Folgenden weiter ein.

Sowohl Excel-Tabellen als auch das „Belegungsbuch“/der analoge Kalender verschaffen Ihnen zwar Transparenz, nicht aber Ihren potenziellen Gästen. Das heißt, dass Sie immer wieder Buchungsanfragen erhalten werden, obwohl die Ferienwohnung womöglich bereits ausgebucht ist. Das ist – wie oben beschrieben – für Sie selbst unnötiger Mehraufwand und für suchende Reisende frustrierend. Pluspunkte als Vermieter werden Sie durch dieses Manko an Service und Transparenz über Belegungen wohl eher nicht sammeln.

Arbeiten Sie hingegen mit einem digitalen Buchungskalender, so synchronisiert die Software alle Ihre Buchungen: Auf der Website und in all Ihren Inseratenfür die eine Ferienunterkunft ist für alle Interessenten gleichzeitig derselbe Kalender zu sehen. Doppelte Buchungen sind so nahezu ausgeschlossen. Ein digitaler und gut gepflegter Buchungskalender bedeutet dementsprechend Transparenz für Sie und Ihre Gäste. Suchende wissen genau, wann Sie ihren Traumurlaub bei Ihnen buchen können und klicken schneller zur Buchungsanfrage. Sie als Vermieter wiederum wissen auf einen Blick, welche Zeiten/Wochen Sie vielleicht noch einmal extra bewerben sollten, um mehr Buchungsanfragen zu erhalten.

Ältere Frau, die am Laptop sitzt und eine Buchung in Ihren Kalender einträgt

Außerdem sind digitale Buchungskalender oft mit einem Buchungs- oder Reservierungssystem verknüpft. Sie haben folglich die Möglichkeit, mit dem Kalender auch Preise, Mietvertrag und -konditionen zu verknüpfen. So wissen Sie immer auf einen Blick, wie der gesamte Status quo zu den einzelnen Buchungen und Buchungsanfragen ist.

Ein weiterer Vorteil ist die Einfachheit: Sie können ganz leicht auch mehrere Inserate gleichzeitig verwalten. Wir müssen Ihnen ja gar nicht sagen, wie viel Zeit das wieder spart, oder? Sie müssen sich nur noch auf einen Kalender konzentrieren und nicht hin und her hüpfen. Ein Klick und die Buchungsübersichten auf all Ihren Plattformen sind schon aktuell. Das hilft nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Mitarbeitern und / oder Servicepartnern: Reinigungskräfte, Handwerker, Hausmeister & Co. wissen ohne weitere Absprachen mit Ihnen, wann sie in die Wohnung müssen bzw. können.

Sie erhalten immer wieder mal Buchungen per Telefon oder E-Mail? Vielleicht von Stammkunden, Freunden oder Bekannten? Dann können Sie auch diese „analogen“ Buchungen schnell und per Klick im digitalen Buchungskalender festhalten.

Abschließend seien noch einmal die wesentlichsten Gründe für einen digitalen Buchungsplan hervorgehoben: Ein Buchungskalender bringt Transparenz, klare Abläufe und kann zu einer besseren Auslastung Ihrer Ferienwohnung(en) führen. Das bedeutet: Ein gut gewählter Kalender ist ein einmal eingerichtetes Tool, das – gut gepflegt – zu mehr Einnahmen und mehr Erfolg in der Vermietung führen kann.

Und ist es das nicht wert, einen Buchungskalender zu starten?

Welche Optionen Sie bei Ihrem digitalen Belegungskalender haben

Wenn Sie nun mit einem digitalen Belegungskalender starten möchten, dann stellt sich schnell die Frage: Welche Möglichkeiten habe ich, um diesen in Inserat und/oder Website darzustellen? Wir klären Sie gern auf.

1. Belegungsplan-Software und Kalender-Plugins

Sie können über Anbieter eine entsprechende Kalender-Software oder Plugins nutzen bzw. letztere auf Ihrer Website integrieren.

Vorteil: Software und Plugins bieten oft die direkte Buchung über den Kalender an, und es gibt teilweise auch kostenlose Kalender-Varianten. Dafür müssen Sie jedoch oft in Kauf nehmen, dass Werbung der jeweiligen Anbieter erscheint. Das wirkt auf Interessenten nicht immer seriös. Auch sind in den kostenlosen Varianten die Nutzungsfunktionen gelegentlich stark eingeschränkt. Das jedoch ist es genau, was den Komfort eines voll umfassenden digitalen Buchungskalenders ausmacht.

Weiterer Nachteil: Nicht immer lassen sich Kalender-Software und auch Plugins mit den Kalendern in Inseraten auf Buchungsplattformen synchronisieren. Somit hätten Sie wieder das Problem, im Inserat und auf der Website unterschiedliche Kalender manuell abgleichen zu müssen. Prüfen Sie also Software und Plugins stets dringend auf diese Option hin.

Unsere Erfahrung ist: Ein guter digitaler Belegungskalender als Software- oder Plugin-Variante ist meist nicht kostenfrei. Gute Tools starten bei Preisen um 5 Euro/Monat. Planen Sie diese Fixkosten in Ihre Mietpreiskalkulation mit ein.

2. Belegungskalender über eine Buchungsplattform

Professionelle Plattformen wie Traum-Ferienwohnungen bieten Ihren Gastgebern Belegungspläne als kostenlosen Service zum Inserat an. Diesen können Sie auch mit der einen Website bzw. dem Ferienimmobilien-Angebot auf dieser synchronisieren.

Unseren Gastgebern steht beispielsweise mit Erstellen des Inserates auch ein Belegungsplan mit folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Der Belegungsplan ist unmittelbar mit einem Buchungssystem verknüpft. Auf diese Weise ist es für Sie noch einfacher, den Überblick über Ihre Buchungen zu erhalten und automatisch den Belegungskalender auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Anders als bei anderen Buchungsplattformen haben Sie bei uns immer die Möglichkeit, den Buchungsprozess zu steuern. Wir legen viel Wert darauf, dass Urlauber und Vermieter in persönlichen Kontakt treten können. Daher arbeiten wir auf Traum-Ferienwohnungen vorwiegend mit Buchungsanfragen statt mit ungesteuerten Buchungen. Unsere Gastgeber haben in einem passwortgeschützten Menü einen Anfragenbereich: Hier gehen zusätzlich zur Nachricht per E-Mail alle Anfragen ein. Als Gastgeber können Sie diese direkt zu- oder absagen und es geht automatisch eine E-Mail an den Gast raus und der Zeitraum wird im Buchungskalender rot. Das spart Zeit und beschleunigt den Buchungsprozess enorm.

Unser Tipp: Sparen Sie Zeit und Klicks, nehmen Sie die Abkürzung, um für Sie und Ihre Gäste volle Transparenz zu schaffen: Inserieren Sie Ihre Ferienwohnung auf Traum-Ferienwohnungen, nutzen Sie unseren Buchungskalender und integrieren Sie diesen jetzt oder später auch auf Ihre Website, sofern Sie eine besitzen.

Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie dafür Ihren Belegungsplan in Ihre Website integrieren.

Den Belegungsplan auf der eigenen Webseite anzeigen lassen

Stellen wir uns vor, Sie haben sich für einen Belegungskalender entschieden und möchten diesen nun auf der eigenen Website (auch: Homepage) einbinden. Diese haben Sie zum Beispiel bei Wix, Jimdo oder Squarespace erstellt. Vielleicht haben Sie aber auch eine WordPress-Seite und Ihr Belegungsplan soll hier angezeigt werden? (Lesen Sie gern unseren Artikel, wie Sie eine eigene Website für Ihre Ferienwohnung erstellen).

Wenn Sie zum Beispiel ein Inserat auf Traum-Ferienwohnungen einstellen, dann benötigen Sie keinen weiteren technischen Anbieter, um auch auf Ihrer eigenen Webseite Ihren Belegungsplan darstellen zu lassen. Es ist ohne technisches Vorwissen einfach möglich, den Belegungsplan, der in Ihrem Inserat erscheint, auch auf Ihrer Webseite anzeigen zu lassen.

In der Praxis sieht das so aus, dass Sie in unserem Vermieter-Bereich im Bereich „Belegungsplan“ einen HTML-Code generieren können, den Sie auf Ihre Website einfügen. Das klingt vielleicht etwas kompliziert, aber die Software nimmt Ihnen alle Arbeit ab. Sie müssen nur zwei Entscheidungen treffen:

  • Soll der Kalender auf Deutsch oder Englisch dargestellt werden?
  • Wie viele Monate möchten Sie gleichzeitig anzeigen lassen?

Wenn Sie das ausgewählt haben, brauchen Sie nur noch den Text (bzw. genauer den HTML-Code) kopieren und auf Ihrer Website einfügen. Die Göße dieses sogenannten Widgets passt sich optimal an die Bildschirme Ihrer Gäste an – egal, ob diese am Smartphone oder Computer unterwegs sind. So haben Sie Zeit und Technik-Tüftelei gespart.

Der Buchungskalender ist nun auf der Website und im Inserat. Und wie lassen sich beide synchronisieren?

Clevere Schnittstellen: Wie Sie Ihren Belegungsplan zeitsparend synchronisieren

Sie wissen bereits, dass es für Sie und Gäste unangenehme Folgen haben kann, wenn Ihre Kalender nicht synchronisiert sind und nicht überall zeitgleich ein und derselbe Status angezeigt wird. Das mag schließlich zu Doppelbuchungen, enttäuschten Gästen und unnötigem Aufwand Ihrerseits führen.
Um das zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, alle Belegungspläne zu synchronisieren.

Über eine Synchronisation, sprich die Verknüpfung mehrerer Kalender, müssen Sie lediglich einen Belegungsplan stets auf dem neuesten Stand halten. Die anderen Kalender werden dann automatisch aktualisiert. Nehmen Sie in dem Hauptkalender eine Änderung vor, erscheint diese kurze Zeit später auch in den Belegungsplänen auf den anderen Webseiten.

Wir empfehlen: Wählen Sie den Belegungsplan als Hauptkalender, der an ein Buchungssystem gekoppelt ist. So behalten Sie stets einen Gesamtüberblick über Ihre Buchungen und Belegungen.

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie als Gastgeber Ihren Belegungsplan synchronisieren können:

Hinweis:

Wenn Sie mit Ihren Ferienunterkünften bereits bei Traum-Ferienwohnungen registriert sind, finden Sie im Vermieter-Bereich eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Kalender bei uns im System synchronisieren.

Belegungspläne mit iCal Kalender synchronisieren

Am weitesten verbreitet ist die Synchronisation über den iCalender, kurz iCal.

iCal ist ein Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Bei Traum-Ferienwohnungen und anderen Plattformen können Sie Ihren Belegungsplan über iCal synchron schalten. Wichtig ist, dass vom Portal selbst das Format unterstützt wird, damit Sie Ihren iCal nutzen können. Ist dies der Fall, müssen Sie lediglich den iCal-Link Ihres Hauptkalenders in die anderen Belegungspläne einfügen. Nun werden Ihre Daten ungefähr alle 60 Minuten aktualisiert – ohne, dass Sie etwas tun müssen.

Belegungsplan über eine Schnittstelle aktualisieren

Anbindungsstellen bieten Webseiten die Möglichkeit, Belegungsdaten entweder zu importieren oder zu exportieren. Informieren Sie sich bei den von Ihnen genutzten Portalen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen. Auch hier werden die Daten ungefähr alle 30 Minuten aktualisiert.

Gut zu wissen: Traum-Ferienwohnungen unterstützt nicht nur das iCal-Format, sondern bietet Ihnen auch unterschiedlichste Schnittstellen.

Unser Tipp: Inserate mit einem aktuellen Belegungsplan erscheinen in den Suchergebnislisten Ihrer potenziellen Gäste weiter oben. Verpassen Sie Ihrem Kalender daher immer ein Update und synchronisieren Sie alle Kalender, die Sie nutzen.

Fazit: Sollten Sie einen Buchungskalender verwenden?

Zeit und Nerven sparen, volle Transparenz, mehr Einnahmen, glücklich buchende Gäste – sind das nicht eine ganze Reihe guter Argumente für einen digitalen Buchungskalender? Wir vermuten, auch Ihre Antwort lautet spätestens jetzt, am Ende des Artikels, „Ja!“

Starten Sie am besten jetzt gleich und prüfen Sie: Wo brauchen Sie einen Buchungskalender (Website, Inserate auf verschiedenen Portalen) und legen Sie Ihren Kalender an.

Gern sind wir von Traum-Ferienwohnungen Ihnen behilflich. Registrieren Sie sich dafür hier als Gastgeber auf unserem Portal. Legen Sie Ihr erstes Inserat an und erstellen Sie den Buchungskalender.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

FAQ – digitale Buchungskalender

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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Allgemein VerwaltungLeave a Comment on So gehen Sie als Vermieter mit steigenden Energiekosten um

So gehen Sie als Vermieter mit steigenden Energiekosten um

Dass die Preise für Strom, Gas & Co. steigen, brauchen wir Ihnen nicht erklären. Das sehen Sie auf Ihren Abrechnungen und hören es mittlerweile fast täglich in den Nachrichten. Die Entwicklung kennt dabei aktuell nur eine Richtung: nach oben.

Das gepaart mit den Nachwehen von Corona und der hohen Inflation führt bei vielen Gästen zu Verunsicherung. Und auch unsere Vermieter sind verunsichert: Wie sollen sie in Zukunft die Energiekosten angeben? Können sie in der momentanen Situation ihre Preise erhöhen?

Vermutlich stellen Sie sich diese Fragen auch gerade und sind deshalb hier gelandet. Wir möchten Ihnen heute einen Überblick geben, welche Optionen Sie haben, um mit den steigenden Energiekosten umzugehen – ohne dabei Gäste zu verlieren oder im Minus zu wirtschaften. Außerdem zeigen wir Ihnen am Ende, wie andere die aktuell Situation händeln.

Die aktuelle Ausgangssituation

Die Kosten für Energie steigen schon seit vielen Jahren. In den letzten 20 Jahren haben sie sich im Schnitt verdoppelt. Doch was wir aktuell sehen, ist nicht die klassische Entwicklung. Getrieben durch den Ukraine-Krieg und den damit verbundenen Sanktionen gegen Russland erhöhen sich die Preise in einem immer rasanteren Tempo.

Was die normalen Haushalte schon belastet, wird für Vermieter zur echten Herausforderung, denn

  • hören wir von unseren Gastgebern immer wieder, dass Gäste im Urlaub weitaus weniger auf den Verbrauch von Strom, Gas und Wasser achten und
  • arbeiten viele unserer Vermieter mit festen Nebenkosten-Pauschalen, die aufgrund der starken Kostensteigerungen oft nicht mehr deckend sind.

Für Sie bedeutet das: Sie sollten dringend handeln, damit Ihr Vermietungsprojekt auch weiter rentabel bleibt.

Wir stellen Ihnen jetzt drei Optionen vor, die wir auch unseren Kunden immer wieder vorschlagen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile und teilweise können sie auch kombiniert werden.

Option 1: Energieverbrauch senken

Um weniger Energiekosten zu zahlen zu müssen, sollten Sie als erstes prüfen, ob Sie Ihren Verbrauch bzw. den Verbrauch der Ferienunterkunft reduzieren können. Das schont nicht nur Ihren Geldbeutel, sondern auch die Umwelt.

In unserem Magazin-Artikel “Ferienwohnung nachhaltig machen” haben wir bereits einige Energiespar-Tipps für Sie aufgelistet.

Unsere drei Top-Tipps möchten wir Ihnen jedoch hier direkt mitgeben.

Energiespar-Tipp #1: Überprüfen Sie Ihre Elektrogeräte

Neben Heizung und Wasseraufbereitung gehören vor allem auch Elektrogeräte zu den größten Energiefressern im Haushalt. Besonders ältere Geräte mit schlechter Energieeffizienz schlucken einiges an Strom und bieten bei Austausch schnell ein paar hundert Euro an Sparpotenzial.

Aber auch bei modernen Geräten lässt sich mit dem richtigen Management noch der ein oder andere Euro sparen. Hier mal ein paar Beispiele aus dem Jahr 2019. Die Ersparnis ist bei den heutigen Strompreisen natürlich noch dementsprechend höher.

Energiespar-Tipp #2: Prüfen Sie, ob sich Investitionen in Smart Home lohnen

Intelligente, sogenannte Smart Home Lösungen sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, weil sie das Energiesparen einfach machen. Bedeutet das jetzt, dass Sie gleich die ganze Unterkunft auf Smart Home umstellen und viel Geld investieren müssen? Nein. Auch mit kleinen Investitionen können Sie schon viel erreichen. Einige Beispiele wären:

  • Programmierbare Heizungsthermostate
  • Fenster- und Türkontakt, die Sie mit den Heizungsthermostaten verbinden
  • Smarte Steckdosen

Besonders mit intelligenten Heizungssystemen, die Sie per App steuern können, lässt sich sehr gut Energie sparen, denn damit können Sie genau festlegen, wann welcher Raum geheizt werden soll und können bestimmte Räume auch aus Ferne wärmer oder kälter machen. Perfekt, wenn Ihre Gäste nach Abreise mal vergessen haben, die Heizungen herunterzudrehen. Außerdem können Sie auch eine Maximal-Temperatur für die Heizung einstellen. Wägen Sie individuell ab, was sich bei Ihnen lohnt und lassen Sie sich ggf. auch beraten.

Energiespar-Tipp #3: Sensibilisieren Sie Ihre Gäste

In Ihrer Ferienunterkunft sind in der Regel Ihre Gäste die Energieverbraucher. Deshalb ist es auch so wichtig, diese mit ins Boot zu holen. Wenn die nämlich zum Beispiel die Fenster offen stehen lassen, während die Heizung auf 5 läuft, nützen Ihnen selbst die energieeffizientesten Geräte nur wenig.

Weisen Sie Ihre Gäste deshalb gerne schon bei der Begrüßung auf einen grundlegenden Energie-”Knigge” hin: Licht ausmachen, wenn sie das Haus verlassen. Stoßlüften und dabei Heizung herunterdrehen. Stecker ziehen, wenn Geräte nicht benutzt werden.

Zusätzlich macht es Sinn, die Verhaltensregeln auch zur Gästemappe hinzuzufügen.

Wenn Sie Ihre Gäste nett und freundliche um Ihre Mithilfe bitten, sind diese in der Regel auch bereit etwas mehr auf ihr Verhalten zu achten und ihren Teil zu leisten.

Option 2: Preise anpassen – ohne Gäste zu verlieren

Wenn die Energiesparmaßnahmen nicht ausreichend Erfolg bringen, können Sie natürlich auch Ihre Preise anpassen. Bevor Sie jetzt aber recht willkürlich neue Preise festlegen, gehen Sie noch einmal einen Schritt zurück. Ihre Übernachtungspreise sollten Sie nie nach Gefühl wählen, sondern immer vernünftig kalkulieren. Dabei sollten Sie neben Ihren (gestiegenen) Kosten natürlich auch die Mitbewerber im Blick haben, um nicht über dem Marktniveau zu vermieten. Sonst riskieren Sie eine zu geringe Auslastung.

Eine Anleitung zur Kalkulation bekommen Sie hier: “Mietpreise richtig berechnen

Angesichts der aktuellen Situation sollten Preiserhöhungen von 5 bis 10% in vielen Fällen vertretbar sein. Vor diesem Hintergrund spielen auch saisonale bzw. dynamische Preise eine immer wichtigere Rolle: Passen Sie Ihre Preise für Hoch- und Nebensaison ebenso an wie für verschiedene Zielgruppen. Wir wissen zum Beispiel von vielen unserer Gastgeber, dass sie für ihre Stammkunden günstigere Preise beibehalten, wenn sie regelmäßig buchen. Treue wird so also belohnt.

Mehr zum Thema lesen Sie hier: “Saisonale Preise: So machen Sie Ihre Ferienunterkunft noch profitabler

Auch besondere (Last-Minute)-Angebote können eine gute Option sein, um Ihre Ferienwohnung bzw. Ihr Ferienhaus noch besser auszulasten und damit mehr Umsatz zu machen. Achten Sie dabei aber immer darauf, dass Sie kostendeckend bleiben.

Und falls Sie sich mit einer Preiserhöhung noch nicht so richtig anfreunden können, möchten wir Ihnen noch folgenden Denkanstoß mitgeben: Höhere Preise suggerieren oft auch mehr Qualität und Komfort und ziehen so noch einmal eine andere Klientel an Gästen an.

Option 3: Energiekosten separat abrechnen

Die dritte Option führt weg von der klassischen Nebenkostenpauschale, denn hier rechnen Sie die Energiekosten nach Verbrauch ab. Falls Sie schon einmal in Dänemark Urlaub gemacht haben, kennen Sie das sicher, denn dort ist diese Variante der Standard.

Gerade jetzt entscheiden sich auch hier immer mehr Gastgeber dafür – und das hat seinen Grund. Sie schlagen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:

  • Sie motivieren Ihre Gäste mehr auf den Energieverbrauch zu achten und ressourcenschonender zu urlauben und
  • reduzieren das Risiko, auf eventuellen Extra-Kosten wegen steigender Energiepreise sitzen zu bleiben.

Auch hier wird der genaue Verbrauchspreis schon im Vertrag festgelegt, sodass eine Erhöhung des Basispreises in der Regel im Nachhinein nicht mehr möglich ist. Entsprechende Klauseln, die Ihnen ein Schlupfloch zur Preiserhöhung lassen, haben nur selten rechtlich Bestand.

Für die konkrete Umsetzung gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Variante A: Sie lesen die Zählerstände bei An-und Abreise händisch ab, lassen diese von den Gästen unterschreiben bzw. lassen Ihre Gäste die Zählerstände notieren und schreiben anschließend eine entsprechende Rechnung
  • Variante B: Sie nutzen auch hier eine smarte Lösung in Form eines intelligenten Stromzählers, der die Zählerstände tagesaktuell an eine entsprechende App übermittelt. Auch hier müssen Sie im Nachgang eine Abschlussrechnung erstellen.
  • Variante C: Sie entscheiden sich für eine Prepaid-Lösung, bei der die Gäste z.B. über einen Münzzähler vor Ort Strom und Wasser bezahlen und das entsprechende Guthaben dann während des Urlaubs nutzen (und ggf. wieder aufladen) können.

Wie Sie schon sehen, bedeutet die Abrechnung nach Verbrauch für Sie und / oder Ihre Gäste unter Umständen mehr Aufwand. Auf manche Gäste wirkt diese Option auch abschreckend, da sie vorher nicht den Endpreis für den Aufenthalt kennen.

Falls Ihnen dieses Risiko zu groß ist, können Sie auch eine Energie-Pauschale bis zu einem Wert X festlegen und alles, was darüber liegt, verbrauchsabhängig abrechnen. Oder Sie lassen sich nur Extras wie eine Sauna oder Waschmaschine separat bezahlen. Achten Sie hier aber unbedingt darauf, die Kosten klar und transparent zu kommunizieren. Das müssen Sie schon aus rein rechtlicher Sicht, aber auch für spätere Bewertungen ist dies absolut wichtig.

Wie gehen andere Vermieter mit der aktuellen Situation um?

Im Oktober 2022 hat der Deutsche Ferienhausverband (kurz: DFV) eine Umfrage unter über 1.000 Vermietern gemacht, um herauszufinden, wie die Branche mit den aktuellen Entwicklungen umgeht. Daraus geht klar hervor, dass bereits Änderungen im Buchungsverhalten der Gäste spürbar sind. Besonders oft wurde genannt, dass Gäste längere Aufenthalte buchen. Dabei scheint der Buchungszeitpunkt immer mehr in die Extreme zu gehen. Die Urlauber buchen entweder weit im Voraus oder auf den letzten Drücker.

Für den bevorstehenden Herbst und Winter haben 47% der Vermieter bereits Schritte eingeleitet, um Energie zu sparen und so Nebenkosten niedrig zu halten. Zu den am meisten genutzten Maßnahmen zählen:

  • smarte Thermostate
  • wassersparende Duschköpfe
  • energetische Sanierung

Daneben hat mehr als die Hälfte der Befragten bereits ihre Preise angehoben. Der Großteil bewegt sich dabei bei Erhöhungen im Rahmen von bis zu 10% (ingesamt 89%).

Auswertung zu den Maßnahmen, die Vermieter von Ferienunterkünften aufgrund steigender Energiekosten ergriffen haben
Quelle: DFV

Auch, wenn die aktuelle Situation schwierig und die zukünftige Entwicklung noch schwer abzuschätzen sind, kann der DFV ein positives Fazit ziehen: „Laut Umfrage ist für 96,7 Prozent der Vermieter die Lage noch nicht existenzbedrohend.“ (Quelle: DFV-Pressemitteilung)

Häufige Fragen zum Thema Energiekosten

Fazit

Sie kennen jetzt drei Optionen, wie Sie mit der aktuellen Energiekrise umgehen können. Eine allgemeingültige Lösung bzw. Empfehlung gibt es nicht. Was für Sie der richtige Weg ist, ist eine Einzelfallentscheidung.

Denken Sie sich deshalb am besten einmal in Ihre Gäste hinein und überlegen Sie, womit diese am besten leben könnten. Eins möchten wir Ihnen noch mitgeben: Eine offene und transparente Kommunikation ist für alle Varianten wichtig. Beschreiben Sie für Ihre Gäste klar und konkret, was sie erwartet bzw. was Sie auch von ihnen erwarten. So können Sie in der Regel mit mehr Verständnis rechnen.

Wenn Sie für einen höheren Umsatz noch Ihre Auslastung erhöhen möchten, haben wir auch eine Lösung: Registrieren Sie sich auf Traum-Ferienwohnungen und erreichen Sie Millionen von Urlaubern.

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Die eigene Wohnung als Ferienwohnung vermieten – das sollten Sie beachten

Eine Ferienwohnung gilt als sichere Kapitalanlage und lukrative Einkommensquelle. Spielen auch Sie mit dem Gedanken, Ihre eigene Wohnung oder einen Teil davon als Ferienwohnung zu vermieten? Dann ist dies grundsätzlich möglich. Bevor Sie mit der Vermietung starten, kommen Sie um ein paar Vorkehrungen und ein wenig Bürokratie nicht drum herum. Dabei kommt es ganz auf die individuellen Rahmenbedingungen der Immobilie an. Vor allem die Lage der Wohnung ist ein ausschlaggebender Faktor, da eine Vermietung von privatem Wohnraum nicht überall ohne weiteres möglich ist.

Damit Sie alles im Blick haben und sich eine langwierige Recherche ersparen können, klären wir Sie in diesem Ratgeber auf, wovon die Zulässigkeit einer (Unter-) Vermietung an Urlaubsgäste maßgeblich abhängt und informieren Sie über die aktuelle* Gesetzeslage auf dem Ferienwohnungsmarkt. Somit sind bestens gewappnet, um in die Vermietungsphase Ihrer Ferienunterkunft zu starten.  

* Stand: September 2022

Hinweis: Wir geben hier keine Rechts-oder Steuerberatung. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Für eine detaillierte

Mietwohnung vs. Eigentumswohnung zur Ferienwohnung machen

Zunächst ist es wichtig, ob es sich bei der zu vermietenden Immobilie um Ihr Eigentum handelt, oder um eine Mietwohnung. Denn im Falle einer Mietwohnung können Sie nicht gänzlich allein entscheiden, die Wohnung als Ferienwohnung an Urlaubsgäste zu vermieten. Die Beherbergung von „normalen“ Gästen ist natürlich gestattet, aber bei zahlenden Urlaubsgästen verhält es sich etwas anders und Sie müssen eine Einverständniserklärung des Eigentümers einholen. Aber auch wenn Sie selbst der Eigentümer der Wohnung sind, müssen vorab einige Details berücksichtigt werden, bevor Sie die Wohnung vermieten können. Wir zeigen Ihnen, worauf es in beiden Fällen ankommt.

Mietwohnung wird zur Ferienwohnung

Wohnen Sie in einer Mietwohnung und möchten Ihre ganze Wohnung oder Teile davon als an Urlaubsgäste vermieten, sollten Sie unbedingt den Wohnungseigentümer über das Vorhaben informieren. Denn der Eigentümer muss dieser Vermietung zustimmen. Wichtig: Dabei muss es sich um eine ausdrückliche Zustimmung handeln, dass Sie die Wohnung oder Teile davon an Urlaubsgäste vermieten möchten. Wenn Sie die Wohnung an zahlende Gäste vermieten, ohne den Vermieter überhaupt darüber informiert zu haben, müssen Sie mit ernsthaften Konsequenzen rechnen – schlimmstenfalls kann der Eigentümer die fristlose Kündigung aussprechen.  

Es kommt – wenn auch eher selten – vor, dass der Mietvertrag vorab eine Einwilligung der Untervermietung beinhaltet. Ist dies auch bei Ihnen der Fall, sollten Sie dennoch mit dem Vermieter Rücksprache halten. Denn Untermiete bedeutet nicht gleich automatisch gewerbliche Vermietung an Urlaubsgäste. Vorsicht ist hier in jedem Fall besser als Nachsicht!

Eigentumswohnung wird zur Ferienwohnung

Handelt es sich bei dem der Unterkunft um Ihr Eigentum, sieht die Sachlage etwas anders aus. Aber auch in diesem Fall können Sie leider nicht gänzlich frei entscheiden. Wenn sich die Eigentumswohnung in einer Wohnanlage mit Eigentümergemeinschaft befindet, prüfen Sie vorher unbedingt die Teilungserklärung. Eine Teilungserklärung, oder auch Aufteilungserklärung, regelt bei einem Mehrfamilienhaus oder einem Gebäudekomplex die formelle Aufteilung eines Gebäudes, sowie die Rechte und Pflichten der einzelnen Parteien. Das ist relevant für die Aufteilung aller anfallenden Kosten, dem Stimmrecht und eben auch für die Nutzungs- und Gebrauchsbeschränkungen.

Solange diese Teilungserklärung eine Nutzung als Ferienwohnung nicht ausdrücklich verbietet, ist es Ihnen grundsätzlich erlaubt Ihre Eigentumswohnung als Ferienwohnung an Urlaubsgäste zu vermieten.

Absprachen mit der Hausgemeinschaft

Ihnen liegt die Einverständniserklärung des Eigentümers vor bzw. ist laut Teilungserklärung die Vermietung der Wohnung als Ferienwohnung nicht verboten? Perfekt! Zusätzlich empfehlen wir Ihnen jetzt noch, vorab Ihre Nachbarn und die anderen Wohnungseigentümer der Hausgemeinschaft über die Vermietung an Urlaubsgäste zu informieren. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, ständig wechselnde Personen im Haus zu haben. Wenn Sie Ihren Nachbarn im Vorfeld davon erzählen, können Sie eventuelle Bedenken aus dem Weg räumen und noch offene Fragen klären.

Solange sich die anderen Bewohner nicht stärker durch die Vermietung der Urlauber beeinträchtigt fühlen als bei einer normalen Wohnungsvermietung, dürfen Sie die Wohnung als Ferienwohnung vermieten.

Zweckentfremdung und lokale Regelung beachten

Eine äußerst wichtige Rolle bei der Vermietung als Ferienunterkunft spielt die Lage Ihrer Ferienimmobilie. Sie haben sicherlich mitbekommen, dass vor allem in Großstädten massive Wohnungsknappheit herrscht, die immer mehr zunimmt. Um dieses Problem zu bekämpfen, haben einige Städte bzw. Bundesländer Maßnahmen ergriffen, die diesen Mangel an Wohnraum bekämpfen sollen. Das Zweckentfremdungsverbot, oder auch Wohnraumschutzgesetz schreibt vor, dass Wohnungen in bestimmten Regionen nicht mehr nur als reine Ferienwohnungen an Urlaubsgäste vermietet werden dürfen. Grundsätzlich zählt es als Zweckentfremdung, wenn vorhandener Wohnraum nicht als solcher genutzt wird. Das betrifft übrigens auch leerstehenden Wohnraum. Zusätzlich soll dieses Gesetz verhindern, dass die Miet- und Kaufpreise bis ins Unendliche steigen.

Eigene Gesetzeslage je nach Bundesland

Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang davon Gebrauch gemacht wird, regelt jedes Bundesland allerdings selbst. In Berlin wurde das Gesetz erstmalig im Jahre 2013 angewandt, da in der Hauptstadt angesichts der Knappheit an Wohnraum eine deutlich angespannte Lage auf dem Wohnungsmarkt herrschte. Ohne Ausnahmeregelung des zuständigen Amtes dürfen Wohnungen in Berlin seitdem nicht mehr als Ferienwohnung an Urlaubsgäste vermietet werden. Wer dieses Gesetz missachtet und seine Wohnung ohne eben diese Ausnahme des zuständigen Amtes an Urlaubsgäste vermietet, muss mit hohen Geldstrafen und Ausgleichszahlungen von bis zu 500.000 € rechnen. Keine Einschränkung müssen Immobilienbesitzer befürchten, die in der selbst bewohnten Immobilie ein oder mehrere Zimmer vermieten, insofern Sie mindestens 51% der Wohnung selbst zu Wohnzwecken nutzen.

Bevor Sie Ihre Ferienwohnung anmelden, überprüfen Sie bitte genau, ob das Zweckentfremdungsgesetz auch für den Standort Ihrer zukünftigen Ferienwohnung zutrifft. Sie benötigen dann eine gesonderte Genehmigung für die Vermietung, in der auch die Mietpreise für die Wohnung gesetzlich gesetzlich geregelt.

Bitte informieren Sie sich vor der Vermietung an Urlaubsgäste bei Ihrem zuständigen Amt, ob für den Standort Ihrer Wohnung ein Zweckentfremdungsverbot erlassen wurde. Trifft dies zu, sollten Sie sich nach den Möglichkeiten einer Ausnahmegenehmigung erkundigen.

Ferienwohnung anmelden

Insofern alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind, steht der Vermietung Ihrer Wohnung an Urlaubsgäste nun nichts mehr im Wege. Der nächste Schritt ist nun die offizielle Anmeldung der Ferienwohnung. Denn jede Wohnung muss ordnungsgemäß beim Einwohnermeldeamt oder Ordnungsamt angemeldet werden.

Und dann darf es losgehen und Sie können als Vermieter die erste Feriengäste in Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus einladen. Registrieren Sie sich dazu gleich als Gastgeber auf Traum-Ferienwohnungen. Unser Portal Traum-Ferienwohnungen hilft Ihnen, Ihre Ferienwohnung in wenigen Schritten zu inserieren. Mit Ihrem Inserat erhöhen Sie spielend leicht die Auslastung Ihrer Ferienunterkunft und steigern so Ihre Umsätze. Worauf warten Sie also noch? Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten.

Fazit

Bevor Sie Ihre Wohnung als Ferienwohnung an Urlaubsgäste vermieten möchten, ist ein wenig Bürokratie nötig. Folgende Punkte sollten Sie vorab klären:     

  • Bei einer Mietwohnung ist die Einverständniserklärung des Eigentümers notwendig. In Ihrem Antrag muss klar hervorgehen, dass Sie Ihre Wohnung an Urlaubsgäste vermieten möchten.
  • Handelt es sich um eine Eigentumswohnung, prüfen Sie die Teilungserklärung. Solange diese Teilungserklärung eine Nutzung als Ferienwohnung nicht ausdrücklich verbietet, ist es Ihnen erlaubt Ihre Eigentumswohnung an Urlaubsgäste zu vermieten.
  • Egal ob Mietwohnung oder Eigentumswohung: Empfehlenswert ist es, die engen Nachbarn oder die Hausgemeinschaft über Ihr Vorhaben zu informieren und Fragen zu besprechen bzw. Bedenken aus dem Weg zu räumen.  
  • Ganz wichtig ist der Standort der zu potenziellen Ferienwohnung! Infomieren Sie sich bitte unbedingt über die örtlichen Bestimmungen. Wohnen Sie an einem Ort, wo das Zweckentfremdungsverbot greift, müssen Sie sich eine Genehmigung für die Vermietung einholen.

Sind diese ersten Hürden genommen, steht einer Vermietung Ihrer eignen Wohnung als Ferienwohnung nichts mehr im Wege!

FAQ`s Eigene Wohnung als Ferienwohnung vermieten

Die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um die Vermietung der eigenen Wohnung als Ferienwohnung haben wir Ihnen hier noch einmal auf einen Blick zusammengetragen.

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

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10 Wege, um die Schlüsselübergabe für Ferienwohnungen zu organisieren

„Wie kommen meine Gäste in die Ferienwohnung? Wo finden sie den Schlüssel?“ – Spätestens dann, wenn die Ankunft Ihrer allerersten Feriengäste näher rückt, werden Sie genau diese Frage für sich und Ihre Mieter geklärt haben müssen. Aber welche Form der Schlüsselübergabe gibt es? Welcher Weg ist am sichersten, günstigsten und am komfortabelsten – für die Reisenden und auch für Sie als Vermieter?

Tatsächlich gibt es viele Möglichkeiten, wie Ihre Gäste an den Schlüssel zum Ferienhaus kommen. Von smarten Technologien, dem Schlüsseltresor bis hin zur persönlichen Übergabe bei Anreise der Gäste ist alles denkbar. Aber was passt in Ihrem Fall am besten?

Wir möchten Ihnen diese wichtige Entscheidung leichter machen. Daher stellen wir Ihnen in diesem Artikel 10 Optionen der Schlüsselübergabe für Ferienwohnungen vor und beleuchten für Sie die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Doch bevor wir mit den konkreten Lösungsvorschlägen beginnen, sind hier ein paar ganz grundsätzliche Hinweise, die für Ihre Wahl der Schlüsselübergaben für Ihre Ferienwohnungen wichtig sind.

Planung der Schlüsselübergabe: Das müssen Sie berücksichtigen

Wir möchten Ihnen direkt vorweg mitgeben: Die eine für alle Situationen und alle Gäste ideale Lösung der Schlüsselübergabe gibt es nicht. Je nach Lage der Ferienunterkunft, nach Bedürfnissen der Gäste und – ja – auch nach den Reisezeiten der einzelnen Urlauber kann die richtige Lösung von Unterkunft zu Unterkunft gänzlich anders aussehen.

Bei den verschiedenen Optionen, die wir Ihnen gleich vorstellen, raten wir: Wählen Sie diejenige, die jetzt und heute am besten passt. Und wenn sich nach einiger Zeit die Umstände Ihrer Vermietung womöglich ändern, dann können Sie immer noch recht unkompliziert und oft ohne Zusatzkosten zu einer anderen Form der Schlüsselübergabe wechseln.

Zum anderen sollten Sie bei der Auswahl Ihres Schlüsselübergabe-Konzeptes auch bedenken, dass es nicht nur um reibungsloses Ein- und Auschecken der Urlauber geht. Vielmehr schwingt auch immer die grundsätzliche Frage mit, wie Sie Ihr Haus gegen Einbruch und ungewollte Fremdnutzung absichern wollen. Wägen Sie entsprechend die einzelnen, von uns gleich vorgestellten Optionen auch mit Blick auf Ihr Sicherheitskonzept genau ab.

Egal für welche Variante Sie sich ggf. nach dem Lesen dieses Artikels entscheiden, sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass Ihre Gäste bestens über den Ablauf informiert sind. Erklären Sie ihnen schon bei der Buchungsbestätigung, wie sie die Schlüssel erhalten und versenden Sie ca. 2-3 Tage vor der Anreise noch eine kurze Erinnerung mit den genauen Anweisungen.

Persönliche Schlüsselübergabe

Die persönliche Schlüsselübergabe erfreut sich schon immer großer Beliebtheit. Denn gut organisiert ist sie nicht nur eine sehr sichere Form, den Schlüssel an die Urlauber zu überreichen und nach dem Urlaub wieder in Empfang zu nehmen. Es ist zugleich auch die Chance, um

  • eine persönliche Verbindung zu den Gästen aufzubauen,
  • sich ihnen als Ansprechpartner für alle Fragen rund um Ferienhaus und -ort vorzustellen,
  • sie willkommen zu heißen,
  • einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und
  • am Urlaubsende nach der Zufriedenheit zu fragen, wertvolles Feedback und vielleicht neue Stammgäste zu bekommen.

Für die persönliche Übergabe gibt es verschiedene Varianten. Wir stellen Sie Ihnen hier vor. Vorab aber noch unsere kurze Empfehlung zum Ablauf der persönlichen Schlüsselübergabe – unabhängig davon, durch wen auch immer diese schlussendlich erfolgen mag:

1. Bei Buchungsbestätigung erste Informationen versenden

Informieren Sie Ihre Urlauber bereits mit der Buchungsbestätigung darüber, wann und in welcher Form die Schlüsselübergabe erfolgt. So beugen Sie Nachfragen und Unsicherheiten seitens der Mieter und unnötigen Aufwand Ihrerseits vor. Die konkreten Details der Schlüsselübergabe kommunizieren Sie an dieser Stelle noch nicht.

2. Kurz vor Anreise Details bekannt geben

Senden Sie Ihren Gästen idealerweise 2-3 Tage vor deren Reisebeginn die konkreten Hinweise zur Schlüsselübergabe: Beschreiben Sie in dieser Nachricht per Mail oder WhatsApp beispielsweise mit allen notwendigen Details, wie die Gäste in die Wohnung oder das Ferienhaus gelangen, wo der Treffpunkt ist etc. Und lassen Sie sich von Ihren Gästen ein Zeitfenster für die Anreise geben, damit Sie besser planen können.

Geben Sie nochmals Ihre Telefonnummer an, damit sich die Gäste bei zeitlichen Änderungen (wie Stau) bei Ihnen melden können.

Tipp: Lassen Sie sich den Erhalt dieser Nachricht bestenfalls bestätigen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Gäste informiert sind.

3. Protokollierte Schlüsselübergabe

Bei der Übergabe durch Sie oder einen Stellvertreter vor Ort überreichen Sie den oder die Schlüssel. Protokollieren Sie die vollständige Aushändigung des kompletten Schlüsselsatzes. Koppeln Sie dies an die Überprüfung der Inventarliste. Diese gehen Ihre Gäste nach der Anreise durch und zeichnen sie gegen.

Hinweis: Der oder die Schlüssel sollten dabei Teil der Inventarliste sein. (Lesen Sie hier in unserem Service-Artikel für Vermieter, wie Sie eine vollständige Inventarliste erstellen)

4. Schlüsselrückgabe bei Check-Out

Erinnern Sie wiederum 2-3 Tage vor Abreisetag und Check-Out daran, wie der Schlüssel am Urlaubstag zurück zu gegeben ist. Dies lässt sich prima auch mit einem dezenten Hinweis auf die Check-Out-Zeit und Vorgaben wie Entsorgung des Mülls oder Reinigung durch die Gäste verbinden.

Option 1: Schlüsselübergabe durch Sie selbst

Die naheliegendste Variante ist, dass Sie den Schlüssel selbst an Ihre Gäste übergeben. Das geht besonders dann gut, wenn Sie in der Nähe Ihrer Ferienunterkunft leben und zeitlich flexibel sind. Viele unserer Vermieter schätzen den persönlichen Kontakt zu den Gästen sehr und wollen sich die Begrüßung deshalb nicht nehmen lassen. Wenn Sie selbst die Schlüssel übergeben können Sie bereits die Grundlage legen, um Gäste zu Stammgästen zu machen und können erste Fragen klären. Schließlich kennen Sie Ihre Ferienunterkunft am besten.

Ihr Vorteil: Sie haben zu 100% die Kontrolle über das Willkommenheißen und können alles so gestalten wie Sie es für richtig halten.

Der Nachteil: Die Schlüsselübergabe ist mir größerem Aufwand für Sie verbunden. Sie müssen für jede An- und Abreise vor Ort sein und bei Verspätungen, etc. Ihrer Gäste flexibel sein.

Ältere Frau übergibt Wohnungsschlüssel an jüngere Frau mit Rucksack

Option 2: Schlüsselübergabe durch Nachbarn und Freunde vor Ort

Eigentlich liegt die Schlüsselübergabe bei Ihnen persönlich, aber natürlich können Sie auch nicht rund ums Jahr immer zur Stelle sein, wenn Gäste nahen? In diesem Fall sind Freunde, Nachbarn, Bekannte, denen Sie vertrauen und die Sie hin und wieder um einen kleinen Gefallen bitten können, eine hervorragende Option.

Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf ist hier: Urlauber und Ihre Vertretung vor Ort haben die Kontaktdaten getauscht. Hierfür sollten Sie unbedingt sorgen. Denn verspätet sich ein Zug, fällt ein Flieger aus oder verzögert sich die Anreise aus anderen Gründen, sollten Ihre Gäste diese Information an Ihre Vertretung weitergeben können- So steht niemand bei Nacht und Nebel oder in brütender Hitze umsonst vor dem Ferien-Apartment und wartet auf die Schlüsselübergabe der Ferienwohnung.

Wir raten Ihnen auch, Ihre Vertretung mit der Ferienimmobilie zumindest kurz vertraut zu machen – nur für den Fall, dass erste Fragen zu WLan, Pool oder Heizung auftauchen.

Service-Tipp:
Ist es Ihnen einmal nicht möglich, am Tag der Anreise persönlich vor Ort zu sein und Sie schicken einen Nachbarn als Vertretung? So freuen sich Ihre Gäste sicherlich über die Möglichkeit, später mit Ihnen in Kontakt zu treten. Bieten Sie hierfür zum Beispiel ein Telefonat oder auch ein kurzes, unkompliziertes Treffen an. Bei diesem beantworten Sie evtl. aufkommende Fragen rund um die Wohnung und Region. Ihre Gäste werden dieses Extra an Aufmerksamkeit zu schätzen wissen.

Ihr Vorteil: Durch die Schlüsselübergabe durch einen Bekannten, Freund, Nachbarn verbinden Ihre Gäste den Urlaub direkt mit einem freundlichen Gesicht. Auch sparen Sie durch diese Form der Schlüsselübergabe Kosten. Unser Tipp: Zeigen Sie sich bei Ihrer Vertretung durch einen Blumenstrauß, Schokolade oder einen guten Wein erkenntlich. Das sorgt sicherlich für gute Stimmung und Sie können wieder einmal um Unterstützung bitten.

Der Nachteil: Auch die Nachbarn haben nicht immer Zeit. Die Schlüsselübergabe muss also weit im Voraus abgesprochen werden. Bei zu häufigen Vertretungen durch Dritte entsteht so für Sie erheblicher Mehraufwand durch zusätzliche Telefonate, Mails und Co. Vor allem kurzfristige Buchungen und Anreisen könnten diese Lösung der Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen zur Herausforderung machen.

Option 3: Schlüsselübergabe durch Agenturen, Concierge-Firmen und Vermietungsservices

Wenn es um die Schlüsselübergabe geht, setzen Gastgeber gerne auch auf spezialisierte Vermietungsservices, Agenturen und Concierge-Firmen. Diese haben den Vorteil, dass das beauftragte Unternehmen neben der Schlüsselübergabe oft auch weitere Leistungen anbietet. Diese Leistungen könnten zum Beispiel sein:

  • Organisation der Gartenpflege
  • Sicherheitschecks
  • Koordination der Reinigung und des Wäscheservices.

Auch nehmen solche Dienstleistungsunternehmen Ihnen den gesamten Check-In-Prozess ab. Sie begrüßen Ihre Gäste bei der Ankunft in Ihrem Namen und geben eine kleine Einweisung ins Haus oder die Ferienwohnung. Wenn Sie auf den Service des Dienstleistungsunternehmens vertrauen, sind Sie als Vermieter rundum entlastet und wissen Ihre Gäste bestens betreut.

Absolut praktisch also, alles in einer Hand zu wissen. Vor allem dann, wenn Sie nicht in der Nähe der Ferienwohnung wohnen. Doch natürlich fallen für diesen Service und Komfort extra Ausgaben an – Kosten, die Sie unbedingt bei der Berechnung Ihrer Miete berücksichtigen sollten, damit sich Ihr Vermietungsprojekt rentiert.

Schlüsselübergabe vom Vermieter an den Gast

Wichtig: Achten Sie vor der Beauftragung des Unternehmens unbedingt darauf, mit welchen Gebühren und zusätzlichen Aufschlägen die Schlüsselübergabe bei Anreisen außerhalb der üblichen Check-In-Zeiten oder bei Verspätung zu rechnen ist.

Ihr Vorteil: Sie müssen sich um die Schlüsselübergabe keine Gedanken machen. Die Agentur wickelt diese komplett mit den Gästen ab. Sie können entspannt einen entscheidenden Verwaltungsaspekt der Ferienwohnung von Ihrer Liste streichen.

Der Nachteil: Ein solcher Service ist mit regelmäßigen Kosten verbunden. Außerdem: Womöglich werden Sie nicht jeden Mitarbeiter der Agentur oder des Dienstleistungsunternehmens kennen. Sie müssen dann darauf vertrauen, dass die für Ihr Ferienhaus zugeteilte Person Sie in Ihrem Sinne vertritt.

Option 4: Schlüsselübergabe durch Verwalter, Reinigungskraft oder Hausmeister

Sie wollen nicht immer wieder Freunde oder Bekannte bemühen und sind selbst zu stark eingebunden, um den Gästen die Schlüssel zu überreichen? Sie wollen aber auch keinen kostspieligen Vermietungsservice inklusive Organisation der Schlüsselübergabe buchen? Hier könnten ein Hausmeister, Ihre Reinigungskraft oder ein Verwalter vor Ort als Mittelweg die ideale Lösung sein. Die beauftragte Person ist Ihre persönliche und kontinuierliche Vertretung vor Ort, kennt sich in Haus und Umgebung gut aus und übernimmt in Ihrem Namen die Schlüsselübergabe beim Ein- und Auschecken.

Sie kennen niemanden? Dann hören und schauen Sie sich dazu am besten einmal im Ort Ihres Feriendomizils um. Gibt es Einzelunternehmer oder eine Privatperson, die diesen Dienst gerne übernimmt und dabei noch einen liebevollen und achtsamen Blick auf Ihre Unterkunft und Gäste hat? Oft finden sich Menschen, die sich über einen solchen Zusatzverdienst auch durch kleinere, aber konstante Aufträge freuen.

Unser Tipp:
Prüfen Sie durch ein persönliches Gespräch, ob der Auserwählte Ihre Gäste wohl in Ihrem Sinne begrüßen wird. Ob er oder sie zu Ihnen und Ihrer Unterkunft passt. Auch sollte die Person elementare Fragen zum Haus und der Umgebung in der Sprache der Urlauber und/oder auf Englisch beantworten können.

Ihr Vorteil: Sie und Ihre Gäste haben einen verlässlichen Ansprechpartner vor Ort. Die Kosten für diesen Service können geringer ausfallen als bei einer größeren Vermietungsagentur.

Der Nachteil: Sie sollten mit Ihrem Verwalter oder Hausmeister klären, welche Lösung der Schlüsselübergabe der Ferienwohnung greift, sollte auch er einmal ausfallen.

Option 5: Schlüsselübergabe durch lokale Geschäfte, Bars, Cafés

Noch relativ neu und vor allem in Großstädten beliebt: die Schlüsselübergabe durch Geschäfte, Restaurants oder Cafés, die sich in der Nähe der Ferienunterkunft befinden. Dieser Trend stammt aus den USA und Kanada. Auch hier findet er mehr und mehr Gefallen. Tatsächlich gibt es bereits Anbieter, die genau auf diese Art der Schlüsselübergabe spezialisiert sind, die ganz ähnlich funktioniert wie Paketstationen beispielsweise für Hermes oder DHL.

Das Prinzip ist einfach wie praktisch: Diese Anbieter kooperieren mit Tankstellen, Restaurants oder Cafés mit langen Öffnungszeiten. Diese nehmen den Schlüssel an und bewahren ihn für die nächsten Gäste auf. Kommt ein Urlaubsgast zu ihnen, kann er den Schlüssel mithilfe eines vorab zugesandten Codes abholen. Ein solcher Service kostet nur wenige Euro pro Schlüssel und Monat und funktioniert aufgrund der langen Öffnungszeiten der ausgewählten Lokalitäten gut.

Bei dieser Variante ist besonders wichtig, dass Sie Ihre Gäste genau informieren, wo und wie sie ihren Schlüssel bekommen. Viele sind an diese Form der Übergabe (noch) nicht gewöhnt.

Mitarbeiter in einem Café, das zur Schlüsselübergabe genutzt werden kann

Ihr Vorteil: Dieser Service kann durchaus günstiger sein als die Schlüsselübergabe vor Ort durch einen Verwalter oder andere Dienstleister wie Vermietungsagenturen.

Der Nachteil: Dieser professionalisierte Service ist vor allem in Großstädten verfügbar, in denen auch rund ums Jahr Touristen zu erwarten sind. Auf dem Land ist er weniger zu finden. Hier lohnt sich der Aufwand für die Anbieter wohl nicht.

Ist dies Ihre auserkorene Form der Schlüsselübergabe, raten wir Ihnen: Prüfen Sie genau, wer den Schlüssel aushändigt und wer Zugang zu ihm hat, um Missbrauch zu vermeiden.

Schlüsselübergabe ohne persönlichen Kontakt

Nun haben wir Ihnen einige Optionen vorgestellt, wie Ihre Gäste durch einen persönlichen Kontakt an die Schlüssel zur Ferienwohnung gelangen. Da weder Sie, noch eine Vertretung hier vor Ort sind, ist es besonders wichtig, den Gästen vorab alle wichtigen Infos zum Ablauf der Schlüsselübergabe mitzuteilen. Geben Sie Ihnen unbedingt auch eine Telefonnummer, unter der sie sich im Zweifel melden können.

In den folgenden Absätzen weisen wir auf weitere Möglichkeiten hin, die gänzlich ohne persönlichen Kontakt funktionieren.

Option 6: Der Schlüsseltresor für außen oder innen

Schlüsseltresore oder Schlüsselboxen sind mittlerweile weit verbreitet. Hierbei handelt es sich ganz einfach um eine kleine, robuste Box, die beispielsweise an der Hauswand des Ferienhauses befestigt wird.

Ihre Gäste können diese kleinen Tresore durch die Eingabe einer Zahlenkombination öffnen, die Sie Ihnen vorab haben schriftlich zukommen lassen.

Viele Tresor-Modelle bieten Ihnen die Möglichkeit, den Code aus der Ferne zu generieren. Sogar unterschiedliche Gültigkeitsdauern sind für die Codes planbar. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Urlaubsgäste, aber auch das Reinigungspersonal oder der Hausmeister jeweils über einen eigenen Code verfügen. Alle können nur im von Ihnen definierten Zeitraum x die Ferienwohnung betreten. Und niemand anderes.

Ihr Vorteil: Zu welcher Uhrzeit auch immer Ihre Gäste anreisen – der Einlass ist garantiert. Damit Sie auch sicher sein können, dass Ihre Urlauber in die Ferienwohnung gelangen, lassen Sie sich den Erhalt des Codes am besten bestätigen.

Der Nachteil: Wie auch jeder andere Tresor lässt sich auch ein Schlüsseltresor mit einigem Aufwand knacken. Achten Sie bei der Modell-Wahl unbedingt auf die Qualität und Erfahrungsberichte früherer Käufer! Um das Risiko zu minimieren, dass der Schlüsselsafe aufgebrochen wird, raten wir außerdem: Platzieren Sie die Box so, dass sie nicht für jedermann sichtbar ist. Zu versteckt sollte sie allerdings auch wiederum nicht sein – schließlich wollen Ihre Gäste nach längerer Anreise nicht noch ewig suchen müssen.

Unser Testbericht: Auf einen Schlüsseltresor für die sichere Schlüsselübergabe müssen Sie sich als Vermieter blind verlassen können. Wir haben Schlüsseltresore der Firma masunt getestet und verglichen – Lesen Sie hier unseren Testbericht!

Option 7: Das elektronische Türschloss

Eine weitere Möglichkeit, auf persönliche Schlüsselübergabe zu verzichten und den Eintritt in die Ferienwohnung zu vereinfachen und zu automatisieren, sind elektronische Türschlösser. Der eigentliche Schlüssel entfällt in diesem Fall komplett. An seiner Stelle tritt eine Zahlenkombination. Auch bei dieser Variante haben Sie die Möglichkeit, den Code für jeden Gast neu zu vergeben.

Neben der komfortablen Handhabung bieten elektronische Schlösser den Vorteil, dass nie wieder ein Schlüssel verloren gehen kann. Oder versehentlich mit nach Hause genommen wird. Das heißt: Kein kostenintensiver Schlüsseldienst und kein Auswechseln von Türschlössern mehr, weil mal ein Schlüssel am Strand oder bei einer Bergtour verloren ging.

Sollten Ihre Gäste einmal die Zahlenkombination vergessen, so genügt ein Anruf bei Ihnen oder Ihrem Stellvertreter/Verwalter. Der Gast erhält direkt den Code und hat wieder Zutritt zu Ihrer Ferienunterkunft.

Diese elektronischen Türschlösser für Ferienwohnungen sind meistens etwas teurer als eine Schlüsselbox wie oben beschrieben. Dieses Manko wird aber dadurch wettgemacht, dass Kosten für Schlosswechsel und Ersatzschlüssel entfallen.

Das elektronische Türschloss

Ihr Vorteil: Elektronischer Schlösser reduzieren Stress sowie Kosten durch Personalkoordination für die Schlüsselübergabe und evtl. Schlosswechsel bei Schlüsselverlust. Ein Betreten und Verlassen der Ferienwohnung durch die Gäste ist jederzeit möglich – ganz unabhängig von Ab- und Abreisezeiten. Jeder Gast erhält seinen individuellen Zugangscode. So können Sie genau steuern, wer wann die Ferienwohnung betreten kann.

Der Nachteil: Für ein gutes elektronisches Schloss sind schnell mehrere hundert Euro ausgegeben. Lassen Sie das Schloss von einem Profi montieren, fallen weitere Kosten an.

Option 8: Das digitale Smart-Lock

Für Sie und Ihre Gäste darf es gern noch smarter und automatisierter zugehen bei der Schlüsselübergabe als durch Tresore und die elektronischen Türschlösser? Dann sind sogenannte Smart-Locks vielleicht die richtige Variante für Sie. Das Smart-Lock – das intelligente Türschloss – ist noch recht frisch auf dem Markt, spricht sich aber schnell herum.

In ihrer genauen Funktion können die Smart-Locks unterschiedlicher Hersteller natürlich voneinander abweichen. Aber zusammengefasst arbeiten diese Türschlösser folgendermaßen:

Smart-Locks benötigen eine WLAN- oder Bluetooth-Verbindung zu einem Smartphone, damit sie sich öffnen. Hier zu einem Smartphone Ihrer Gäste.
Sie als Vermieter können Ihren Urlaubsgästen einen virtuellen Schlüssel per E-Mail oder WhatsApp beispielsweise zukommen lassen. Durch diesen Code/Schlüssel verifiziert und autorisiert können die Gäste mit ihrem Smartphone die Türen öffnen und schließen – und zwar in genau dem Zeitraum, für den Sie die Gültigkeit des Codes bestimmt haben. Das Schloss erkennt dann ein vom verifizierten Smartphone durch WLAN oder Bluetooth gesendetes Signal und reagiert. Smart-Locks Sie lassen sich meistens ohne großen Aufwand an die Haustür anbringen.

Ihr Vorteil: Sie können mit Smart-Locks exakt verwalten, wer zu welcher Uhrzeit auf Ihr Grundstück und/oder in Ihre Feriendomizil kommt. Plus: Jeglicher persönliche Kontakt vor Ort entfällt.

Der Nachteil: Jedes Smart-Lock funktioniert nur an einer Stelle. Sind also neben der Haustür noch das Gartentor und die Garage gesichert, brauchen Sie mehrere Smart-Locks. So können die Kosten schnell nach oben schießen. Sie und Ihr Gast benötigen zudem für die Smart-Lock-Nutzung ein Smartphone mit Internetzugang am Urlaubsort. Nicht alle Gäste haben aber Handy-Tarife, bei denen sie auch im Ausland ins Internet kommen. Daher sollten Sie für alle Fälle in der Ferienwohnung für WLan mit guter Reichweite sorgen. Darüber hinaus kann allerdings auch ein leerer Akku der Grund dafür sein, dass die Urlaubsgäste vor verschlossener Tür stehen.

Gut zu wissen: Für den Fall, dass Ihre Gäste kein Smartphone besitzen oder keinen Internetzugang am Ferienhaus haben, kann alternativ auch ein herkömmlicher Schlüssel genutzt werden. Achten Sie darauf beim Kauf des Schlosses und der Smart-Lock-Variante.

Option 9: Schlüsselübergabe per Postversand

Den Schlüssel vor Anreise per Post an den Gast schicken? Ja, auch das ist ein Weg, um Ihren Gästen vor dem Urlaub den Schlüssel auszuhändigen – ohne persönlichen Kontakt. Leben Sie und der Urlaubsgast im gleichen Land und besteht zwischen Buchung und Anreise genügend zeitlicher Puffer für den rechtzeitigen Versand, kann die Schlüsselübergabe per Post eine günstige Alternative sein.

Ist beides aber nicht der Fall, sollten Sie sich und den Gästen diesen Stress vielleicht nicht antun: Zu oft kommen doch Briefe mit starker Verzögerung an. Oder sie gehen gar verloren. Sicherheitshalber jedes Mal ein Einschreiben zu versenden, schraubt auch schnell die Kosten nach oben und ist für Sie mit größerem Aufwand verbunden.

Entschließen Sie sich aber für die Schlüsselübermittlung per Post, legen Sie dem Kuvert einen persönlichen Gruß und ein paar freundliche, auf den Urlaub einstimmende Worte bei. Ihre Gäste werden sich freuen.

Ihr Vorteil: Können Sie sich auf den Postdienst verlassen, ist dies eine günstigere Variante der Schlüsselübergabe der Ferienwohnung ohne persönlichen Kontakt.

Person, die einen Brief mit Schlüssel einer Ferienwohnung in einen Briefkasten schmeißt

Der Nachteil: Hohe Kosten können entstehen, wenn der Schlüssel auf dem Weg verloren geht. Auch wenn ein Gast kurzfristig anreisen möchte, kann es durch den Expressversand etwas teurer werden. Bedenken Sie auch, dass Sie sich darauf verlassen können müssen, dass Ihre Gäste den Schlüssel (rechtzeitig) wieder zurücksenden.

Unser Tipp: Versenden Sie lediglich den Schlüssel des Briefkastens der Ferienwohnung. Hier sind wiederum die Schlüssel für die Haustür hinterlegt. So reduzieren Sie das Risiko für den Schlüsselverlust.

Option 10: Das Schlüsselversteck

Nach wie vor großer Beliebtheit erfreut sich auch das klassische Schlüsselversteck – vor allem in ländlichen Gegenden.

Doch ob unter der Fußmatte oder dem Blumentopf – wir raten dazu, sich genau zu überlegen, ob mit diesem Weg auch Sicherheit garantiert ist. Denn die guten alten Verstecke sind doch zu bekannt – auch in der Fensternische neben dem Eingang oder über der Tür im Schuppen.

Einige Anbieter haben sich auf Attrappen von Steinen, Statuen oder auch Thermometern spezialisiert, in denen Schlüssel versteckt werden können. Doch sollten Sie genau prüfen, ob diese wasserfest, sturmsicher und vor allem auch gut zu finden sind. Denn stellen Sie sich vor, Ihre Gäste reisen bei Schneeregen oder bei brütender Hitze an. Und nun müssen sie erst noch 20 Steine und Töpfe umdrehen, um den Schlüssel für die Ferienwohnung zu finden! Das wäre vermutlich nicht der gewünschte Urlaubsstart.

Ihr Vorteil: Ist ein gutes und sicheres Versteck gefunden, sparen Sie sämtliche Kosten für Technik und/oder Personal und jeden Aufwand durch eine persönliche Schlüsselübergabe.

Der Nachteil: Das Schlüsselversteck ist eher unsicher vor potenziellen Einbrechern. Daher sollten Sie gut überlegen, ob Sie dieses Risiko eingehen wollen. Sie müssen sich auch darauf verlassen können, dass die Urlauber den Schlüssel wieder im richtigen Versteck deponieren, wenn sie abreisen.

Welche Option der Schlüsselübergabe passt zu Ihnen?

Nun haben Sie einige Formen der Schlüsselübergaben bei Ferienhäusern kennen gelernt. Für welche Form auch immer Sie sich entscheiden sollten: Machen Sie zum Schluss noch einmal einen kleinen Test. Prüfen Sie, ob Ihr System auch unter folgenden 3 Voraussetzungen Bestand hat, die immer wieder zu Herausforderungen bei der Übergabe der Ferienwohnung-Schlüssel führen.

1. Die Anreisezeiten der Gäste können stark variieren
Manche Urlauber wollen morgens anreisen und andere erst zu später Nacht. Wie auch immer geplant: Immer kann es zu kleineren Verzögerungen bis hin zu massiven Verspätungen kommen. Funktioniert Ihre Form der Schlüsselaushändigung dennoch?

2. Die Schlüsselübergabe muss auch bei kurzfristigen Buchungen funktionieren
Freitag buchen und Samstag anreisen?! – Wie schön, wenn Ihre Ferienwohnung noch kurzfristig besser ausgelastet ist. Aber auch diese Situation kann bei einer Schlüsselübergabe durch Sie persönlich oder durch einen Vertreter vor Ort zu Komplikationen führen. Nämlich dann, wenn Sie andere Pläne für den Anreisetag hatten und auch Ihre Vertretung verhindert ist. Ist das bei Ihrem Weg, den Schlüssel zu übergeben, ein Problem?

3. Unkomplizierter Ablauf und reibungslose Kommunikation
Ob Schlüsselsafe, persönliche Übergabe oder Schlüsselversand per Post: Sie sollten Ihren Gästen stets ausführlich erklären, wie diese an den Schlüssel kommen und ggf. auch eine Bedienungsanleitung oder einen Lageplan mitschicken. Denn nichts ist lästiger für erschöpfte Reisende, als wenn nach einem langen Tag mit Taxi, Flieger und Mietwagen dann noch

  • Umwege durchs Dorf genommen,
  • komplizierte Codes eingegeben oder
  • eine Schnitzeljagd durch den Garten gestartet werden muss,

um an den Schlüssel zur Ferienwohnung zu gelangen. Machen Sie es Ihren Urlaubern einfach – egal, für welchen Weg der Übergabe Sie sich entscheiden. Haben Sie an alles gedacht? Sind Ablauf und Kommunikation bei Ihnen rund und verständlich?

Wählen Sie eine Form der Schlüsselübergabe für Ihr Wunschgäste

Wir möchten Ihnen abschließend für Ihre Entscheidung noch mitgeben: Wählen Sie den Weg, der zur Lage der Ferienwohnung, Ihrer persönlichen Verfügbarkeit, Ihrem Budget und vor allem auch zu Ihren Gästen passt. Die von Ihnen gewählte Form der Schlüsselübergabe muss für die Urlauber auch praktikabel und zumutbar sein.

Denn der Urlaub beginnt für die meisten Reisenden gefühlt in dem Moment, wo sie vor der Ferienwohnung stehen und diese betreten wollen. Sorgen Sie mit einer gut organisierten Schlüsselübergabe dafür, dass dieser Moment bereits reibungslos verläuft und nicht zum Stressfaktor wird.

Und damit die richtigen Gäste überhaupt kommen: Registrieren Sie sich jetzt auf unserem Portal und werden Sie für über 46 Millionen Gäste pro Jahr sichtbar. Mit Ihrem Inserat erhöhen Sie spielend leicht die Auslastung Ihrer Ferienunterkunft und steigern so Ihre Umsätze. Worauf warten Sie also noch? Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten.

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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Allgemein VerwaltungLeave a Comment on 3+1 unschlagbare Tipps, mit denen Sie sich als Gastgeber täglich Zeit sparen werden

3+1 unschlagbare Tipps, mit denen Sie sich als Gastgeber täglich Zeit sparen werden

Zeit ist ein unglaublich wertvolles Gut, das wir uns alle nur begrenzt (in Form von Unterstützung) erkaufen können. Daher ist es gerade für Selbständige ungemein wichtig, bewusst mit ihrer Zeit umzugehen, die weniger schönen Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren und somit möglichst viel Zeit für die Dinge zu haben, die uns wirklich glücklich machen.

Genau dabei darf ich Selbständige in Form von Online Trainings und Mentorings unterstützen. Mein Name ist Julia Leifheit, ich bin Business Mentorin und Zeitmanagement Expertin und freue mich wahnsinnig, heute einige meiner Tipps mit Ihnen teilen zu dürfen.

Das Thema der Ferienvermietung ist mir dabei nicht fremd. Ganz im Gegenteil, denn Mitte der 90er wurde aus meinem beschaulichen Heimatort ein „Bad“ und die Ferienwohnungen schossen aus dem Boden. Auch meine Eltern vermieteten zwei und ich kann mich noch wie heute an den Buchungskalender neben dem Telefon und den allwöchentlichen Ferienwohnungsputz erinnern. Daran wie schockierend schmutzig es manchmal, nach nur wenigen Tagen war, und wie aus manchen Stammgästen Freunde der Familie wurden. Die Ausbildung zur Hotelfachfrau in einem Münchner 5 Sterne Hotel, eröffnete mir dann Ende der 2000er Jahre eine weitere Perspektive auf die Arbeit als Gastgeberin, aber auch auf die wachsenden Ansprüche der Gäste.

Seitdem hat sich viel getan, wurde alles digitaler, komplexer, vielleicht auch herausfordernder. Definitiv haben Sie als Vermieter:in aber mittlerweile auch immer mehr Optionen, sich das Leben mit und rund um die Vermietung Ihrer Ferienwohng(en) einfacher zu gestalten. Einige davon, habe ich hier für Sie zusammengetragen und ich würde mich sehr freuen, wenn auch für Sie die ein oder andere Anregung dabei ist.

Tipp #1: Ein System, das Ihnen den Rücken frei hält

Zugegeben, der Din A4 Buchungskalender neben dem Telefon hat seinen Zweck erfüllt. Und ich verstehe sehr gut, dass die Vielzahl an Organisationstool und -optionen schnell überfordernd wirken kann. Aber im Grunde ist gar nicht viel nötig, um ein System aufzubauen, das Ihnen den Rücken frei hält.

Als Basics für eine gute Organisation empfehle ich Ihnen:

  • eine Ordnerstruktur
  • einen zentralen Maileingang
  • einen digitalen Kalender

Wie das in der Praxis aussehen kann, schauen wir uns jetzt an.

Die perfekte Ordnerstruktur – so geht keine Anfrage mehr unter

Eine Ordnerstruktur hilft Ihnen dabei schneller zu finden, was Sie suchen und einen Überblick über die Buchungs- und Anfragesituation zu behalten. So könnte eine Ordnerstruktur z.B aussehen:

  • 2022
    • Ferienwohnung A
      • Anfragen
        • 06: 11.06.-24.06.22 Familie Müller
        • 08: 02.08. – 12.08.22 Herbert Bauer
      • Buchungen
      • Erledigt
      • Storniert
    • Ferienwohnung B
    • Ferienwohnung C
  • 2023
  • 2024

Im Posteingang laufen alle Nachrichten ein. Sobald Sie ihr Angebot verschickt haben, erstellen Sie einen Ordner für die jeweilige Anfrage. In diesen Ordner kommt sowohl die Anfragemail, als auch Ihre Antwort und im weiteren Verlauf alle weiteren Mails dieser Konversation. Sobald es zu einer Buchung kommt, verschieben Sie den Ordner von den „Anfragen“ zu den „Buchungen“ oder alternativ zu den „Stornos“.

Bei meinem eigenen Projektmanagement arbeite ich gerne zusätzlich mit dem Ordner „Erledigt“ in den ich die jeweilige Buchung verschiebe, wenn sie wirklich erledigt ist, also wenn die Gäste abgereist sind. So ist auf einen Blick ersichtlich wie viel in den nächsten Wochen noch ansteht.

Abhängig von der Anzahl der Buchungen wäre es auch noch eine Idee, Monatsordner anzulegen, um die jeweiligen Bereiche zusätzlich zu unterteilen. Bei einem großen Buchungsaufkommen, fördert das die Übersichtlichkeit. Wenn Sie nicht so viele Buchungen haben, ist es meiner Meinung nach, eher umständlich. Aber hier geht Probieren über Studieren.

Ergänzend macht es Sinn, diese Ordnerstruktur auch auf Ihrem Rechner/ Server anzulegen und hier alle Dokumente wie z.B. Gästekartei, Rechnungen etc. zu den jeweiligen Buchungen zu speichern.

So ein System macht natürlich nur dann Sinn, wenn Sie es pflegen. Sollten Sie mit mehreren Personen, die Anfragen und Buchungen verwalten, ist es also wichtig klar zu kommunizieren, wie das System ausschauen und genutzt werden soll. Die Vorteile liegen auf der Hand. Besonders hilfreich ist es, wenn die Antwort-Mails ebenfalls abgelegt werden, so hat jeder Zugriff auf den aktuellen Stand.

Mails richtig beantworten und damit Zeit sparen

Um bei der Beantwortung der Mails produktiver zu werden gibt es ein paar weitere Hilfestellungen:

Tipp 1: Damit keine Anfrage untergeht empfehle ich Ihnen eine glasklare Kommunikation und eine gute Organisation. Geben Sie z.B. bei Social Media an, dass die Anfragen bitte nicht per Direktnachricht, sondern per Mail geschickt werden sollen und bündeln Sie alle Anfragen, die über Portale reinkommen in einem zentralen Mail-Eingang.

Tipp 2: Beantworten Sie nicht jede Mail einzeln, und lassen sich dadurch aus anderen Aufgaben herausreißen, sondern bündeln Sie diese Aufgabe und setzen Sie sich z.B. einmal morgens und einmal abends dafür an den Rechner.

Tipp 3: Erstellen Sie sich Vorlagen für Mails, die Sie immer wieder schreiben. Diese können Sie z.B. als Signatur abspeichern und einfügen. Einige Mailprogramme haben auch direkt eine Funktion, um Vorlagen abzuspeichern. Alternativ können Sie die Vorlagen auch einfach auf Ihrem Rechner ablegen oder in einem Mailordern. Wichtig ist, dass jede:r sie finden und darauf zugreifen kann, um damit zu arbeiten.

Mann der in seiner Küche vorm Laptop sitzt und Mails beantwortet

Tipp 4: Automatisierungen sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, um Standardinformationen weiterzugeben und Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Zum Beispiel können Sie einrichten, dass auf jede Mail, die Sie erreicht eine vorgefertigte Mail als Antwort raus geht. Ob dies jederzeit geschieht, oder nur zu bestimmten Zeiten, können Sie festlegen. Besonders gerne werden diese Auto-Responder für Phasen genutzt, in denen Sie nicht oder nur schlecht selbst antworten können, weil Sie z.B. im Urlaub sind. Es ist aber auch eine Option um die ersten wichtigen Informationen wie z.B. Telefonzeiten, einen Link zur Buchungsseite oder ähnliches schnell und ohne Aufwand zu teilen.

Digitaler Buchungskalender – so behalten Sie garantiert den Überblick

Der Schritt hin zu einem digitalen Kalender kann eine Herausforderung sein, besonders wenn man jahrelang mit einem analogen Kalender gearbeitet hat. Aber gerade, wenn mehrere Personen die Buchungen verwalten und Sie auch von unterwegs aus auf Ihre Daten zugreifen möchten, ist die digitale Version praktikabler. Hinzu kommt, dass hier viele Einstellungen gemacht werden können, Verschiebungen leichter gehen als mit Radiergummi, TipEx & Co. und Sie direkt zusätzliche Informationen zu den Buchungen hinterlegen können.

Legen Sie einfach – zum Beispiel in Google – einen neuen Kalender an und laden Sie die Personen, die ebenfalls damit arbeiten sollen, ein. Bei den meisten Kalendern können Unterkalender angelegt werden, die mit unterschiedlichen Farben versehen und entsprechend benannt, für Ihre verschiedenen Ferienwohnungen eingerichtet werden können. Die Buchungen können dann als Termin z.B. ab dem 02.09. bis zum 18.09. angelegt werden und sind als Zeitstrahl sichtbar. Wenn Sie wie vorgeschlagen mit den verschiedenen Farben arbeiten, können Sie direkt sehen, wann welche Ferienwohnung belegt bzw. frei ist.

Sollten Buchungen teils automatisch über Tools generiert werden, ist eine Synchronisierung sinnvoll, um Überbuchungen zu vermeiden. Tragen Sie am besten direkt am Anfang des Jahres bzw. sobald Sie es absehen können die Zeiten ein, in denen keine Buchungen möglich sind z.B. weil Sie selbst verreisen oder Renovierungen vorgenommen werden.

Hier im Vermieter-Magazin geben wir Ihnen noch mehr Details wie Sie Ihren Buchungskalender bzw. Belegungsplan zeitsparend pflegen.

Tipp #2: Prozesse und Checklisten, die Ihnen und Ihrem Team das Leben erleichtern

Bei meiner Arbeit in der 5-Sterne-Hotellerie wurde mein Orga-Herz definitiv nicht enttäuscht, denn es gab wirklich für ALLES eine Checkliste. So weit müssen Sie es natürlich nicht treiben, aber es macht definitiv Sinn die Prozesse einmal herunterzubrechen und aufzuschreiben, um so das Rad nicht jedes Mal neu erfinden zu müssen. So machen Sie die Arbeit nicht nur für sich selbst leichter, sondern können Aufgaben wie z.B. die Reinigung und das Set Up für neue Gäste auch einfacher auslagern.

Definieren Sie Ihre eigenen Standards. Wie soll Ihre Ferienwohnung ausschauen? Was muss kontrolliert werden bevor neue Gäste anreisen? Ja, es macht erstmal Arbeit alles zu definieren und aufzuschreiben. Aber dieser Aufwand macht sich schnell um ein Vielfaches bezahlt und für Sie ist es leichter Ihren Standard zu halten oder sogar zu verbessern. Mögliche Checklisten sind:

  • Customer Journey: Welche Schritte durchläuft ihr Gast von der Anfrage bis zur Bezahlung der Endrechnung (vergessen Sie hier auch nicht den Punkt, nach Feedback zu fragen)
  • Reinigungsplan für die Ferienwohnung (dazu finden Sie hier z.B. auch Tipps)
  • Checkliste für das Set Up
  • Checkliste für den Check Out
Frau, die eine Checkliste zum Zeitmanagement abhakt

Aber auch was die Arbeit hinter den Ferienwohnungskulissen angeht, machen Ihnen Prozesse und Automatisierungen das Leben leichter. Welche Aufgaben stehen immer wieder an? Woran müssen Sie wöchentlich, monatlich, jährlich denken? Typische Beispiele sind Buchhaltung, Ablage, Aktualisierung der Informationen auf den Buchungsplattformen, Weihnachtskarten für Stammgäste, Marketingaktionen usw.

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick und erstellen Sie idealerweise im nächsten Schritt direkt Kalendereinträge auf Wiedervorlage. Das bedeutet, Sie erstellen einen Eintrag nicht einmalig, sondern hinterlegen, in welchem Turnus er erneut erscheinen soll (z.B. wöchentlich am Montag, monatlich immer am 15., oder jährlich an einem bestimmten Datum). Wie wäre es, wenn Sie sich jeden ersten Dienstag des Monats Zeit für Ihre Buchhaltung blocken und die Erinnerung für die Weihnachtsgrüße bereits automatisch im November aufpoppt und nicht wie bisher unter größtem Zeitdruck in den letzten Tagen vor Weihnachten Karten geschrieben werden müssen? Einmal sauber angelegt sparen Sie sich eine Menge Stress und Energie und haben die Gewissheit, dass die Erinnerung kommt und dass die Zeit dafür bereits im Kalender geblockt ist. Zwei wichtige Voraussetzungen: den Kalender pflegen und nutzen😉

Tipp #3: Simple Kniffe, die wiederkehrende Fragen reduzieren

Es gibt so typische Fragen, die immer und immer wieder aufkommen: Wo kann man gut essen gehen? Wie heißt das WLan Passwort? Und welche Attraktion sollte man im Ort auf keinen Fall verpassen?

Klar, können sich die Gäste die meisten Infos auch per Google selbst beantworten, aber eine feine kuratierte Auswahl an Tipps ist eine schöne Sache und zeigt Ihre Wertschätzung. Und um die Fragen nicht jedes Mal aufs Neue zu beantworten, machen FAQs (=Frequently Asked Questions, sprich Fragen, die immer wieder gefragt werden) Sinn. Zusammengefasst in einer Gästemappe, können Sie diese in der Ferienwohnung auslegen, digital via QR Code zur Verfügung stellen oder vorab per Mail versenden.

Mehr Details dazu bekommen Sie hier: (Digitale) Gästemappe erstellen.

In meinem letzten Italienurlaub habe ich vorab sogar ein Begrüßungsvideo per WhatsApp bekommen, in dem mir der Vermieter den etwas versteckten Eingang zur Ferienwohnung und den Parkplatz gezeigt hat, damit ich eine ganz entspannte Ankunft habe. Simpel, effektiv und ich habe mich gut aufgehoben gefühlt.

Hier bieten sich auch viele Möglichkeiten den extra Schritt zu gehen, sich von anderen Ferienwohnungen abzuheben. Es ein bisschen anders, ein bisschen persönlicher, ein bisschen spezieller zu machen und so in Erinnerung zu bleiben. Ja, auch hier steckt erstmal ein bisschen Aufwand drin, aber dafür sparen Sie sich eine Menge Marketingzeit, denn glückliche Gäste kommen nicht nur wieder, sondern erzählen auch liebend gerne ihren Freunden und Bekannten, wie großartig es bei Ihnen war und wie wohl sie sich gefühlt haben.

Extra Tipp: Lassen Sie die erstellen Unterlagen von einer außenstehenden Person Probelesen und entlarven Sie so die blinden Flecken, die für Sie als Vermieter:in selbstverständlich sind, für Ihre Gäste aber ggf. weitere Fragen aufwerfen.

Tipp #4: Your business – your rules

Aber lassen Sie uns auch noch einen Schritt zurück gehen und einen Blick auf die Basis werfen. Denn all die Zeitmanagement-Tipps und Tools sind im Zweifelsfall nur der Kit, mit dem wir versuchen einen Riss in einer Wand zu stopfen, die auf einem wackeligen Fundament steht. Denn wenn die Art, wie Sie vermieten, nicht zu Ihnen und Ihrem Leben passt, ist Stress, Druck und Zeitmangel vorprogrammiert. Auch mit einem guten System.

Daher mein Tipp: Your business – your rules. Es ist Ihre Ferienwohnung, also bestimmen Sie auch die Regeln. Überlegen Sie doch mal, was für Sie wirklich praktikabel ist und sich gut in Ihren Alltag integrieren lässt.

Macht es für Sie Sinn, dass ein Wechsel an jedem Wochentag möglich ist? Oder kommen Sie immer wieder in Zeitnöte, weil die Ferienwohnung gereinigt werden müsste, aber Ihr Hauptjob Sie gerade fordert? Wäre es nicht einfach, einfacher wenn der Wechsel immer am Samstag stattfindet? Oder stresst es Sie vielleicht, dass alle Ihre Ferienwohnung am gleichen Tag gereinigt werden müssen und eine Verteilung auf mehr Tage für Sie besser handhabbar wäre? Dann organisieren Sie Ihren Buchungskalender doch so, dass er für Sie am besten passt. Dank unverbindlicher Anfragen ist eine eigene Planung ja problemlos möglich.

Anderes Beispiel: Die Erreichbarkeit. Wollen Sie 24/7 telefonisch erreichbar sein oder stresst Sie allein der Gedanke? Welche Alternativen gibt es (z.B. Telefonzeiten, Anrufbeantworter)? Nicht ständig telefonieren zu müssen, kann auch sehr viel Zeit sparen.

Fragen Sie sich doch auch mal, ob es tatsächlich Sinn macht, dass Sie sich selbst um alles kümmern. Wäre es nicht geschickter und vielleicht sogar günstiger, wenn Sie Aufgaben auslagern und abgeben? Welche könnten das sein?

Schauen Sie mal ganz genau auf die Aspekte, die Sie aktuell anstrengen und spielen Sie „wünsch dir was“. Wie würde es ausschauen, wenn sie sich wie Pipi Langstrumpf die Welt so machen, wie sie Ihnen gefällt. Schauen Sie über den Tellerrand hinaus, tauschen Sie sich mit anderen Vermietern aus und bauen Sie sich ihr Ferienwohnungs-Business so auf, dass es zu Ihnen und Ihrem Leben passt.

Dann lassen Sich nicht nur die Zeitmanagement Tipps leichter umsetzen, sondern Ihr komplettes Vermietungsgeschäft wird sich leichter anfühlen.

Fazit

Wenn Sie nun mit rauchendem Kopf vor dem Bildschirm sitzen und sich fragen, wann Sie das alles umsetzen sollen, kann ich Sie beruhigen. Sie müssen keinesfalls alles tun. Genau gesagt müssen Sie gar nichts tun 😉 Sie alleine entscheiden, was für Sie und Ihre Vermietung Sinn macht. Aber die eigenen Prozesse und Planungen mal zu hinterfragen kann einen riesigen Unterschied machen. Und eins kann ich Ihnen mit absoluter Gewissheit versprechen: Die Aussage „wir haben das schon immer so gemacht“, hat noch niemanden weiter gebracht.

Wenn Sie direkt in die Umsetzung gehen möchten, empfehle ich Ihnen folgende Herangehensweise:

  • Legen Sie sich – wenn noch nicht passiert – einen digitalen Kalender an.
  • Blockieren Sie sich in Ihrem Kalender direkt ein Zeitfenster, das Sie für die Umsetzung dieser Ideen nutzen möchten.
  • Nehmen Sie sich eine kleine Aufgabe vor (z.B. eine übersichtliche Ordnerstruktur anzulegen).
  • Schauen Sie darauf, wie es für Sie funktioniert, ob Sie etwas auf Ihre Bedürfnisse anpassen müssen und justieren Sie gegeben falls nach.
  • Machen Sie sich erst dann an die Umsetzung weiterer Ideen.

Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren, Testen, Nachjustieren und dem großartigen Gefühl, wenn Sie den für sich richtigen Weg gefunden haben. Besonders viel Freude wünsche ich Ihnen aber mit der gewonnen Zeit, die Sie für die Dinge nutzen können, die Sie glücklich machen.


Hallo, ich bin Julia Leifheit
Multipreneur, Mama, Macherin.

Meine Freunde beschreiben mich als verlässlich, organisiert und unaufhaltsam und ja, besonders dieses Thema mit der Organisation hat es mir angetan 😉 Ich brenne für Struktur und habe eine große Schwäche für Listen jeder Art. Besonders liebe ich an dem Thema wie unfassbar viel Freiheit es gibt, wenn wir es richtig einsetzen. Und genau dabei unterstütze ich kreative Selbständige.

Meine Vision: Das wir alle unsere kostbare Zeit nach unseren Bedingungen gestalten. Selbstbestimmt und selbstbewusst.
Ich freue mich darauf, auch Sie auf diesem spannenden Weg begleiten und Ihnen Impulse geben zu dürfen.

Jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß mit meinem Gastbeitrag und noch viel mehr Spaß mit der Zeit, die Sie zukünftig nach Ihren Regeln gestaltest.

Sie wollen tiefer in das Thema eintauchen? Besuchen Sie gerne meine Website oder meinen Instagram Account.

Ich freue mich auf Sie!


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Allgemein VerwaltungLeave a Comment on Check-in und Check-out in der Ferienwohnung: Das sollten Sie als Vermieter beachten

Check-in und Check-out in der Ferienwohnung: Das sollten Sie als Vermieter beachten

Der Check-in und der Check-out tragen maßgeblich zum Gesamterlebnis des Aufenthalts in einer Ferienunterkunft bei! Der Ablauf sollte hier gut organisiert sein, denn für die Gäste startet genau ab diesem Zeitpunkt die wohlverdiente Urlaubszeit in ihrem Feriendomizil! Als Vermieter können Sie bereits im Vorfeld einiges tun, um diesen Vorgang für alle Beteiligten so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Denn insbesondere, wenn Sie die Unterkunft aus der Ferne verwalten und nicht persönlich vor Ort sein können, sind für den Check-in und Check-out in der Ferienwohnung einige Vorkehrungen notwendig. Zudem könnten Sie den Urlaubsgästen mit einem Early Check-in oder dem Late Check-out in die Ferienwohnung flexiblere An – und Abreissezeiten ermöglichen.

Wir zeigen Ihnen, welche verschiedenen Möglichkeiten hier zur Verfügung stehen und wie sich Check-in und Check-out stressfrei, sicher und mit dem gewissen Etwas an Service gestalten können.

Vor der Anreise der Gäste

Bereits vor der Anreise der Urlaubsgäste fallen einige administrative Aufgaben an, die Zeit beanspruchen: Verträge müssen unterschrieben und Zahlungsmethoden geklärt werden. Die Daten der Urlauber müssen übermittelt und Ankunfts- und Abreisezeit vereinbart werden. Auch die Beantwortung individueller Fragen der Urlauber stellt häufig einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar.

Mit ein wenig Vorbereitung lässt sich dieser Arbeitsaufwand im Vorfeld für Sie und Ihre Urlaubsgäste schon deutlich reduzieren. Wir haben Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt.

1. Vorgefertigter Fragebogen

Lassen Sie ihren Urlaubsgästen im Vorfeld einen vorgefertigten Fragebogen zukommen. Somit erhalten Sie direkt alle Informationen, die Sie für die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft benötigen. Dazu gehören z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Nationalität und Ausweisnummer bzw. ein Scan der Dokumente.  

2. Buchungsbestätigung bzw. Mietvertrag

Übermittelt werden kann eine schriftliche Buchungsbestätigung bzw. ein Mietvertrag, in dem Sie die Rahmenbedingungen der Vermietung noch einmal aufführen. Vorteil ist, dass die Urlauber diesen ganz in Ruhe durchlesen, auszufüllen und unterschreiben können. Somit entsteht weniger Raum für Missverständnisse und Fehlinterpretationen.

Ausführliche Informationen zum Mietvertrag für Ihre Ferienunterkunft inklusive einem kostenfreien Mustermietvertrags haben wir Ihnen in unserem Ratgeber zusammengefasst: Mietvertrag für die Ferienwohnung

3. Wichtige Informationen

Erstellen Sie Ihren Urlaubsgästen eine Übersicht mit hilfreichen Details, die schon vor Ankunft in der Ferienunterkunft wichtig sind.

Dazu zählen bspw. folgende Informationen:

  • Anfahrtsbeschreibung
  • Informationen zu (kostenfreien) Parkmöglichkeiten an der Unterkunft
  • Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Angaben zur Schlüsselübergabe
  • Angaben zum Check-in, sowie Check-out in die Ferienwohnung

Somit haben Sie und die Urlaubsgäste in spé bereits vor Ankunft alle notwendigen Informationen und können so den beidseitigen Arbeitsaufwand bei Einzug in die Ferienunterkunft reduzieren. Ein weiterer Pluspunkt: Ihnen liegen alle Dokumente in digitaler Form vor und Sie ersparen sich die lästige Zettelwirtschaft. Übrigens empfiehlt es sich, die wichtigsten Informationen auch schon im Inserat anzugeben.

Möglichkeiten des Check-in

Viele Vermieter möchten ihre Urlaubsgäste bei Ankunft persönlich in Empfang nehmen und schätzen den direkten Kontakt. Für andere ist dies nicht immer realisierbar. Insbesondere wenn die Vermietung nebenberuflich angeboten wird oder sich die Ferienwohnung nicht am selben Wohnort des Vermieters befindet, kann dies eine zeitliche Herausforderung darstellen. Vor allem dann, wenn die Gäste durch unvorhersehbare Verzögerungen verspätet am Urlaubsdomizil ankommen. Auch dafür gibt es Lösungen. Wir zeigen Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten des Check-ins in die Ferienwohnung. 

Check-in durch den Vermieter

Der persönliche Empfang durch Sie als Vermieter bietet sicherlich einige Vorteile: Beide Parteien können sich einen ersten Eindruck voneinander verschaffen und offene Fragen direkt an Ort und Stelle klären.

Auch im Falle auftretender Mängel in der Ferienunterkunft ist es wichtig, dass zeitnah Abhilfe geboten wird. Vielen Urlaubern gibt es ein sicheres Gefühl, einen direkten Ansprechpartner vor Ort zu haben. Der Aufwand ist hier allerdings nicht zu unterschätzen. Denn eine gute Gästebetreuung beginnt ja bekanntlich vor dem eigentlich Check-in.

Check-in durch eine Verwaltung

Wenn Sie den Check-in bzw.Check-out aus Gründen nicht selbst übernehmen können, ist es ebenfalls eine Option diesen Vorgang an jemanden abzugeben. Vielleicht haben Sie einen Bekannten in der Nähe der Ferienwohnung, der den Check-in für Sie abwickeln kann. Oder Sie lassen lassen sich von einer zentralen Verwaltung unterstützen. Diese kann den Check-in und Check-out sowie weitere anfallende Aufgaben wie die Reinigung der Ferienunterkunft oder die Schlüsselübergabe für Sie koordinieren.

Online-Check-in / Self-Check-in

Eine für Vermieter und Urlauber gleichermaßen zeitsparende Check-in-Methode ist der Online-Check-in, oder auch Self-Check-In. Beim Online-Check-in ermöglichen Sie es Ihren Feriengästen, alle notwendigen Abläufe automatisiert und ohne persönlichen Kontakt zwischen Gastgeber und Gast abzuwickeln.

Dazu gehören u.a.:

  • Registrierung der Urlaubsgäste
  • Identitätsprüfung durch Ausweisdokumente
  • Regelung der Schlüsselübergabe

Für die Organisation der Schlüsselübergabe gibt es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, die eine gute Alternative zur persönlichen Übergabe darstellen. Vor allem für Vermieter, die sich nicht vor Ort befinden und auf keine externe Vermittlung zurückgreifen möchten, ist der Online-Check-in bzw. der Self-Check-in eine gute und zeitsparende Alternative.Ausführliche Informationen haben wir in Ihnen in einem ausführlichen Ratgeber zusammengefasst.

Early Check-in / Late Check-out

Die Zeiten für den Check-in sowie Check-out aus der Ferienwohnung ist für die Organisation von Vermieter als auch für die der Urlaubsgäste gleichermaßen wichtig. Daher sollten diese Zeiten vorab präzise und klar kommuniziert werden. Empfehlenswert ist es, die Information zum Check-in und Check-out bereits in Ihrem Inserat zu erwähnen, damit die Urlaubsgäste im Vorfeld darüber informiert sind und so die An – und Abreise entsprechend koordinieren können.

Dennoch kann es vorkommen, dass Ihre Gäste aus bestimmten Gründen einen früheren Bezug der Ferienunterkunft (Early Check-in) wünschen oder noch ein wenig länger bleiben möchten (Late Check-out), als es die festen Zeiten vorgeben. Insofern es Ihnen möglich ist, empfiehlt es sich hier auf individuelle Nachfrage eine gewisse Kulanz gegenüber den Gästen anbieten. Ein Early Check-in oder ein Late Check-out sind ein willkommener Service, den viele Urlaubsgäste sehr zu schätzen wissen. Schon mit dieser kleinen Geste können Sie sich mit Sicherheit von der Masse abheben und sorgen dafür, dass dieser Servicegedanke einen bleibenden Eindruck sowie glückliche Urlaubsgäste hinterlässt. Bedenken Sie auch immer, dass sich dies in Ihren Bewertungen widerspiegeln kann und somit zukünftige Urlauber bei der Auswahl der Ferienunterkunft positiv beeinflusst.

Extra-Kosten für einen flexiblen Check-out

Eine flexible Handhabung von Check-in oder Check-out ist häufig nur bedingt möglich, da die Ferienunterkunft bereits am gleichen Tag wieder bezugsfertig gemacht werden muss. Gerade zur Hochsaison werden Unterkünfte fast nahtlos weitervermietet und das enge Zeitmanagement lässt wenig Handlungsspielraum zu. In diesem Falle ist es natürlich verständlich, dass Sie den Check-in bzw. Check-out nicht ausdehnen können.

Alternativ können Sie überlegen, flexiblere Anreisezeiten als festen Service gegen Extra-Kosten anzubieten. Gerade für Familien mit kleineren Kindern ist es häufig herausfordernd, die lange Wartezeit zwischen Ankunft am Urlaubsort und Check-in zu überbrücken. Mit einem gebührenpflichtigen Early Check-in oder einem Late Check-out, den Sie den Gästen fest bestätigen, können Sie Ihren Service gegenüber der Konkurrenz ausbauen. In vielen Hotels wird dieser kostenpflichtige Serivce bereits angeboten. Die Gebühr hierfür bewegt sich zwischen 20€ – 30€. Sie können die Gebühr aber auch anteilig am Übernachtungspreis festmachen (ggf. auch angepasst an die gewünschte Check-in / Check-out-Zeit).

Kofferaufbewahrung als Alternative

Ist es Ihnen nicht möglich, einen Early Check-in oder Late Check-out anzubieten, können Sie eine Kofferaufbewahrung ermöglichen. Oftmals hilft schon diese Möglichkeit, damit sich die Urlaubsgäste zwischen Check-out und Abreise freier bewegen können. Vielleicht gibt es an der Ferienunterkunft eine Garage oder einen Schuppen, den Sie für die Zwischenlagerung des Gepäcks nutzen können? Wichtig ist es hier allerdings, eine abschließbare Möglichkeit zu schaffen und die Haftung für das Gepäck vorab zu regeln.

Heißen Sie Ihre Urlaubsgäste willkommen!

Die Gäste persönlich willkommen zu heißen, ist eine schöne Geste. Sie können gemeinsam mit Ihren Urlaubsgästen einen kleinen Rundgang durch die Ferienwohnung oder das Ferienhaus machen und eventuelle Besonderheiten ausführlich erklären. Den Urlaubern bietet es die Möglichkeit, offene Fragen direkt vor Ort zu besprechen. Signalisieren Sie Ihren Urlaubsgästen, dass Sie bei weiteren Fragen oder eventuellen Problemen Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

Begrüßung aus der Ferne

Ist es Ihnen nicht möglich persönlich vor Ort zu sein, steht einer herzlichen Begrüßung dennoch nichts im Wege. Sie können z.B. Ihre Urlauber am Anreisetag per Mail oder Telefon kontaktieren und nachfragen, ob sie gut angekommen sind, sich gut in der Ferienunterkunft zurecht finden und ob es noch offene Fragen gibt. Eine persönliche Nachricht in Form eines kurzen Briefes oder ein kleines Willkommensgeschenk werden Ihren Urlaubsgästen mit Sicherheit ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

Eine gut sortierte Gästemappe ist ebenfalls eine gute Hilfestellung für die Urlaubsgäste. Damit gelingt es Ihnen, alle notwendigen Informationen gebündelt an einem Ort bereitzustellen. Neben den nützlichen Informationen, wie z. B. zur Müllentsorgung, Schlüsselabgabe oder Notfallnummern, können Sie hier ein paar persönliche Worte über sich als Gastgeber einbinden. Wertvoll sind auch persönliche Empfehlungen und Insidertipps: Gerade Empfehlungen zu Restaurants und Ausflügen in der Umgebung kommen bei den Urlaubsgästen sehr gut an und sind ein wichtiger Bestandteil der Gästemappe.

Unser Tipp: Ausführliche Informationen und Anregungen für Ihre persönliche Gästemappe inklusive kostenloser Muster-Gästemappe haben wir Ihnen in unserem Ratgeber zusammengestellt!

Wichtig ist es den Urlaubsgästen vor, während und nach dem Urlaub zur Verfügung zu stehen. Ob Sie nun selbst der Ansprechpartner sind oder dies eine Vermittlung übernimmt: Eine Kontakttelefonnummer mit moderaten Service-Zeiten sollte auf jeden Fall an die Urlaubsgäste übermittelt werden.

Mehr ist manchmal mehr! Empfehlenswert ist es, die Urlaubsgäste einen Tag vor Abreise noch einmal freundlich an die Check-out-Zeit zu erinnern. Dies können Sie mit dem Wünschen für eine gute Heimreise verbinden und gleichzeitig nachfragen, ob die Urlaubsgäste mit dem Aufenthalt in der Ferienunterkunft zufrieden waren.

Fazit

Wir haben Ihnen nun in diesem Artikel einige Optionen und praktische Tipps rund um den Check-in und Check-out in der Ferienwohnung aufgeführt. Einige davon lassen sich schnell umsetzen, bei anderen Tipps bedarf es ein wenig Planung und Vorbereitung. Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Urlaubsgästen im Vorfeld so viel Aufwand wie möglich abzunehmen und somit von Anfang an ein bleibendes Serviceerlebnis zu hinterlassen. Diese „Vorarbeit“ wird sich auch für Sie als Vermieter auszahlen und Ihre Gäste werden sich durch Ihren besonderen Service wertgeschätzt fühlen.

Falls Sie Ihre Ferienunterkunft noch nicht über Traum-Ferienwohnungen vermieten, freuen wir uns sehr Sie als Vermieter bei uns begrüßen zu können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß bei der Vermietung Ihrer Ferienimmobilie.

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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Allgemein VerwaltungLeave a Comment on Rundfunkbeitrag bei Ferienwohnungen – das müssen Sie als Vermieter wissen

Rundfunkbeitrag bei Ferienwohnungen – das müssen Sie als Vermieter wissen

Die Vermietung einer Ferienunterkunft ist ein lukratives Geschäft. Vorab gibt es allerdings einiges an Papierkram zu erledigen und etwaige Gebühren zu berücksichtigen bzw. entsprechende Anträge anzufordern. Laufende Kosten für Strom, Wasser und Versicherungen sowie generelle Instandhaltungskosten sind dabei wohl die Kosten, die jeder Vermieter auf dem Zettel hat.
Ein häufig vergessener Posten auf der Kostenübersicht ist allerdings der Rundfunkbeitrag bei Ferienwohnungen, der umgangssprachlich häufig immer noch GEZ-Gebühr genannt wird. In Deutschland ist jeder Haushalt dazu verpflichtet, monatliche Rundfunkgebühren an den ARD, ZDF, Deutschlandradio Beitragsservice zu zahlen – unabhängig davon, ob sich überhaupt ein Radio oder ein Fernseher im Haushalt befinden! Und das gilt grundsätzlich auch für Ferienunterkünfte. Dieser Punkt ist vielen Vermietern von Ferienimmobilien nicht bewusst und muss im Rahmen der Anmeldung einer Ferienunterkunft auf jeden Fall berücksichtig werden.

Wir klären Sie in diesem Artikel darüber auf, ob für Ihre Ferienunterkunft Rundfunkgebühren anfallen, welche Besonderheit es hier zu beachten gilt und unter welchen Voraussetzungen Sie gar überhaupt keinen Rundfunkbeitrag zahlen müssen. Denn in den letzten Jahren hat sich hier einiges geändert.

Hinweis: Wir geben keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Für eine detaillierte Beratung oder weiteren Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den Beitragsservice.

Was ist der Rundfunkbeitrag – ehemals GEZ-Gebühr – und welche Geräte muss ich anmelden?

Sinn und Zweck des Rundfunkbeitrags ist es, den öffentlich-rechtlichen Rundfunk mit dieser Finanzierung zu unterstützen. Ursprünglich mussten diesen Beitrag nur die Haushalte zahlen, in denen es auch einen Fernseher oder ein Radio gab. Seit Januar 2013 wird allerdings jedem Haushalt pauschal diese Gebühr berechnet. Gleichzeitig wurde aus der Gebühreneinzugszentrale (kurz GEZ) der ARD, ZDF, Deutschlandradio Beitragsservice. Nach dem Slogan „Einfach. Für alle“ sind somit alle Haushalte unabhängig von der Anzahl der Geräte und Personen dazu verpflichtet, diesen monatlich berechneten Beitrag zu zahlen. Aktuelle beläuft sich der Rundfunkbeitrag auf 18,36€ / Monat (Stand: 08/2022) und wird quartalsweise abgerechnet.

Wo muss ich den Rundfunkbeitrag anmelden?

Für die Anmeldung des Rundfunkbeitrages ist jeder Haushalt selbst zuständig. Den Antrag für den Rundfunkbeitrag können Sie ganz bequem online ausfüllen und übermitteln, oder Sie laden sich den Antrag herunter und können diesen dann in ausgedruckter Form per Post versenden.

Wenn Sie umziehen, muss eine Ummeldung beim Beitragsservice beantragt werden. Entsprechende Anträge dazu bietet der Beitragsservice online.

Rundfunkbeitrag bei auschließlich selbstgenutzten Ferienwohnungen

Nutzen Sie Ihre Ferienwohnung ausschließliche für Ihre eigenen privaten Aufenthalte, ist die Ferienwohnung wie ein Zweitwohnsitz zu behandeln. Voraussetzung ist, dass die Wohnung über einen eigenen Eingang verfügt und nicht ausschließlich über eine andere Wohnung betreten werden kann. In diesem Fall ist nicht zwingend ein weiterer Rundfunkbeitrag fällig. Allerdings muss hier auch wieder aktiv eine Befreiung der Gebühr beantragt werden.

Rundfunkbeitrag – ehemals GEZ-Gebühr – bei vermieteten Ferienwohnungen

Bei vermieteten Ferienwohnungen gibt es eine wichtige Besonderheit zu beachten, die grundlegend die Zahlungspflicht des Rundfunkbeitrags beeinflusst. Hier kommt es ganz darauf an, wo sich Ihre Ferienunterkunft befindet. Hier wird generell zwischen zwei Fällen unterschieden:


Ferienwohnung im eigenen Haus ohne weitere Betriebsstätte

Befindet sich die Ferienwohnung in Ihrem eigenen Wohnhaus oder auf dem gleichen Grundstück Ihres Wohnsitzes, so ist der private Haushalt als Betriebsstätte der Ferienwohnung anzusehen. In diesem Fall unterliegt das vermietete Objekt nicht der Beitragspflicht für Betriebsstätten und es muss kein zusätzlicher Rundfunkbeitrag für die Ferienwohnung gezahlt werden, denn  Sie zahlen ja schon ein Rundfunkbeitrag für Ihren diesen Haushalt.

Anders verhält es sich, wenn sich mehrere Ferienwohnungen auf Ihrem Privatgrundstück befinden. Ab der zweiten vermieteten Ferienwohnung wird ein Funkbeitrag in Höhe eines Drittels des normalen Beitrags erhoben.

Beispiel: Sie vermieten eine Ferienwohnung, die sich in Ihrem Wohnhaus oder auf Ihrem privaten Grundstück befindet. Somit wird nur einmalig die Rundfunkgebühr in Höhe von 18,36€ fällig für Ihren Privathaushalt fällig.

Ferienwohnung außerhalb des eigenen Hauses und mit weiterer Betriebsstätte

Befindet sich die zu vermietende Ferienwohnung nicht im gleichen Gebäude oder auf dem gleichen Grundstück Ihres Hauptwohnsitzes, handelt es sich um eine Betriebsstätte, die Sie selbst nicht nutzen. Für diese Betriebsstätte wird grundsätzlich ein weiterer Rundfunkbeitrag erhoben. Die erste Betriebsstätte ist jedoch immer beitragsfrei. Vermieten Sie also lediglich eine Ferienunterkunft außerhalb des eigenen Wohnsitzes, müssen Sie für diese keinen Beitrag entrichten. Erst ab der zweiten Einheit würde auch hier ein Drittel der Rundfunkgebühr, also 6,12€, anfallen.

Beispiel: Sie wohnen in einem Wohnhaus in Hamburg und haben zwei zu vermietende Ferienunterkünfte: eine an der Nordsee und eine an der Ostsee. Grundsätzlich fallen für beide Ferienwohnungen Rundfunkbeitragskosten an. ABER: Die erste Betriebsstätte, in diesem Fall die Ferienwohnung an der Nordsee, ist immer beitragsfrei. Somit fallen für Sie nur die Kosten für die Ferienwohnung an der Ostsee an und zwar in Höhe von einem Drittel des Gesamtbetrages.

Saisonale Vermietungen der Ferienwohnung

Eine Besonderheit gibt es bei saisonal betriebenen Ferienunterkünften mit einer dauerhaften Unterbrechung der Ferienunterkunftsvermietung. Beträgt diese Unterbrechung einen Zeitraum von mindestens 3 zusammenhängenden Monaten, kann die Freistellung von den Rundfunkgebühren beantragt werden. In diesem Falle muss ein schriftlicher Antrag auf Befreiung des Rundfunkbeitrages gestellt werden. Auf Verlangen muss diese dauerhafte Unterbrechung der Vermietung, also die Betriebsstilllegung, mit einem offiziellen Nachweis bestätigt werden. Dies kann z.B. ein Stromnachweis sein. Wichtig: Dieser Antrag auf saisonale Befreiung des Rundfunkbeitrags muss jedes Jahr erneut beantragt werden.

Wie kann ich die Befreiung des Rundfunkbeitrags für Ferienwohnungen beantragen?

Im Falle einer Befreiung des Rundfunkbeitrag für die Ferienwohnung müssen Sie selbst aktiv werden und das entsprechende Formular einreichen. Das entsprechende Formular können Sie sich hier herunterladen: Befreiung Rundfunkbeitrag.

Kann ich mich vom Rundfunkbeitrag abmelden?

Generell ist jeder Haushalt für die Zahlung des Rundfunkbeitrags verpflichtet. Eine Abmeldung ist bspw. möglich, wenn Sie in einen gemeinsamen Haushalt mit jemanden ziehen, in dem der Rundfunkbeitrag schon gezahlt wird. Das kann z.B. ein Zusammenzug mit dem Partner, ein Umzug in eine WG oder ein Umzug in ein Pflegeheim sein. Das Formular für die Abmeldung des Rundfunkbeitrages finden Sie auch auf der Website des Beitragsservice. Die Abmeldung des Beitrags muss eine Angabe des Abmeldegrundes beinhalten und schriftlich, am besten per Einschreiben, eingereicht werden.

Und wie verhält es sich mit den Gema-Gebühren bei Ferienwohnungen?

GEMA-Gebühren und GEZ-Gebühren werden häufig in einen Topf geworden, unterscheiden sich aber durchaus voneinander. GEMA steht für „Gesellschaft für musikalische Aufführungs-und mechanische Vervielfältigung“ und ist dafür zuständig, die Urheberrechte von Kunstschaffenden zu schützen.

Generell bieten Ferienunterkunftsbesitzer durch das Bereitstellen eines Radios oder eines Fernsehers mittels einer Verteileranlage in der Ferienwohnung eine öffentliche Wiedergabe an, für welche GEMA Gebühren erhoben werden. Wenn Sie in Ihrer Ferienunterkunft einen Fernseher oder ein Radio zur Verfügung stellen, sind Sie als Vermieter dazu verpflichtet, eine GEMA-Gebühr zu zahlen. Aktuell liegt diese Gebühr bei 29,43€ / Jahr und Wohneinheit. (Stand: 08/022)

Auch hier gilt: Wenn Sie Ihre Ferienwohnung ausschließlich selbst nutzen, entfällt die GEMA-Gebühr, da keine Fernseh- und Rundfunksignale der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden, sondern nur Ihnen als Privatperson.

Fazit

Bei Ferienwohnung oder Gästezimmer innerhalb Ihres eigenen Wohnhauses oder auf dem gleichen Grundstück Ihres Wohnhauses müssen Sie keinen zusätzlichen Rundfunkbeitrag für diese Ferienwohnung zahlen. Erst ab der zweiten Ferienunterkunft fällt ein anteiliger Beitrag an.

Bei Ferienwohnung oder Ferienhäuser, die sich woanders befinden, muss der Rundfunkbeitrag für die Ferienwohnung grundsätzlich gezahlt werden. Allerdings ist die erste Ferienwohnung, sprich die erste Betriebsstätte, beitragsfrei. Erst ab der zweiten Ferienwohnung fällt ein Drittel des Rundfunkbeitrags an!

Weitere Tipps rund um die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserem Artikel zum Thema „Rundfunkgebühren bei Ferienwohnung“ weiterhelfen konnten. Benötigen Sie weitere Informationen rund um die Anmeldung und die Berechnung der Nebenkosten Ihrer Ferienunterkunft? Dann lesen Sie auch unsere zwei weiteren Ratgeber zu diesen Themen:

FAQs Rundfunkbeitrag bei Ferienwohnungen

Die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um den Rundfunkbeitrag bei Ferienwohnungen haben wir Ihnen hier noch einmal zusammengetragen.

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

Allgemein VerwaltungLeave a Comment on 15 Tipps, um Ihre Ferienwohnung nachhaltig zu machen

15 Tipps, um Ihre Ferienwohnung nachhaltig zu machen

Haben Sie schon daran gedacht, in die Zukunft zu investieren? Möchten Sie Ihren Gästen eine nachhaltige Ferienwohnung anbieten?

Die aktuelle Lage macht es immer deutlicher: Ökologisch zu handeln ist in jeder Lebenslage gefragt. Viele wünschen sich auch im Urlaub einen nachhaltigen Umgang mit den Ressourcen. Kommen Sie diesen Wünschen entgegen und verringern Sie den CO2-Fußabdruck Ihrer Unterkunft. Werden Sie „grün“ und sparen Sie gleichzeitig Geld. Denn nachhaltig zu handeln und vermieten, muss nicht zwingend viel kosten.

Wir zeigen Ihnen mit unseren 15 Tipps, wie Sie schon mit kleinen Schritten Größeres bewirken können.

Nachhaltiges Reisen wird Ihren Gästen immer wichtiger

Immer mehr Gäste wünschen sich einen umweltbewussten Urlaub: Eine nachhaltige Unterkunft und ökologisches Handeln sind ihnen sehr wichtig. Das zeigt auch eine aktuelle Statista-Umfrage laut der 41% der Befragten dazu beitragen wollen, die Auswirkungen ihres Reisens auf die Umwelt zu verringern. Sie als Vermieter werden in der Zukunft mit diesem Thema immer häufiger konfrontiert sein. Die zunehmenden Klimakrisen beschleunigen dieses Umdenken und Umstellen auf nachhaltige Alternativen noch. Nutzen Sie deshalb jetzt die Chance und schaffen Sie Schritt-für-Schritt eine nachhaltige Ferienwohnung.

Ihre Vorteile: Sie heben sich mit einer nachhaltigen Ferienwohnung von Ihren Mitstreitern ab und sparen auch noch bares Geld.

Wir stellen Ihnen jetzt 15 Tipps vor, mit denen Sie einen hohen Beitrag zum Schutz der Umwelt leisten können.

Doch bevor Sie mit dem ersten Tipp starten, empfehlen wir Ihnen eine Bestandsaufnahme:

  • Wie nachhaltig ist Ihre Ferienwohnung?
  • Wo sind die größten Energieverbraucher?
  • Was läuft noch nicht optimal?
  • Wann fällt der meiste Müll an?

Listen Sie alle Punkte auf, die Sie in naher Zukunft verändern möchten. Es muss nicht alles auf einmal passieren. Es wäre auch nicht sehr nachhaltig, neue Dinge wegzuschmeißen. Bei jeder notwendigen Neuanschaffung wählen Sie einfach eine ökologische Alternative. So wird Ihre Ferienwohnung nach und nach „grün“. Das Beste: Sie können schon heute starten! Die ersten sieben Tipps benötigen keinen großen Aufwand und sind doch sehr effektiv.

Nachhaltige Tipps, die Sie (fast) nichts kosten

Um den CO2-Fußabdruck Ihrer Ferienunterkunft zu verringern, brauchen Sie nicht viel Zeit und Geld. Es gibt viele kleine Maßnahmen, die Sie mit geringen Investitionen realisieren können. Wir wollen Ihnen sieben Tipps vorstellen, die Sie sofort umsetzen können. Damit können Sie schon heute starten und Ihren Gästen eine nachhaltige Ferienwohnung bieten.

Tipp #1: Richtig heizen

Sparen Sie mit unserem ersten Tipp viel Energie und Geld. Denn einer der größten Energieverbraucher ist die Heizung in Ihrem Feriendomizil. Hier haben Sie einige Möglichkeiten, sofort zu reduzieren:

  • Lassen Sie die Heizluft frei zirkulieren. Dafür dürfen die Heizkörper nicht zugestellt sein. Achten Sie auch auf die Vorhänge. Wenn Sie mit einer Fußbodenheizung heizen, dann nutzen Sie einen geeigneten Teppich, der keinen Wärmestau verursacht.

  • Drosseln Sie die Raumtemperatur nicht zu stark. Das Hochheizen in ausgekühlten Wohnungen und Häusern verbraucht sehr viel Energie. Dies gilt auch für die Fußbodenheizung. Überprüfen Sie deshalb genau, wie sinnvoll eine Nachtabsenkung in Ihrem Feriendomizil ist.

  • Lüften Sie richtig. Öffnen Sie die Fenster weit und für ein paar Minuten, während die Heizkörper abgestellt sind. Lassen Sie nicht das Fenster den ganzen Tag angekippt, während zeitgleich die Heizung hochtourt. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, installiert Regler mit Sensoren. Diese schalten die Heizung beim Öffnen der Fenster ab.

  • Entlüften Sie regelmäßig die Heizanlage. Luft im System kostet Sie Energie und Geld.

  • Stellen Sie das Heizthermostat richtig ein. Wählen Sie 20 Grad für Wohnräume und 18 Grad für Schlafräume. Mit smarten Thermostaten können Sie auch aus der Ferne die Raumtemperatur steuern.

  • Nutzen Sie Plissees für die Fenster. Diese erzeugen eine Luftbarriere, kühlen im Sommer und halten die Wärme im Winter. Gleichzeitig können Ihre Gäste den Lichteinfall individuell einstellen.

Läuft Ihre Heizung schon optimal? Moderne Heizungsanlagen haben viele Programme, die helfen, Energie zu sparen. Bei der Vielfalt wird es aber schnell kompliziert. Fragen Sie einen Fachmann (Heizungsbauer oder Energieberater) um Rat.

Tipp #2: Machen Sie es Ihren Gästen einfach

Viele Maßnahmen für die Umwelt können Sie als Vermieter selbst in die Hand nehmen. Bei einer korrekten Mülltrennung hingegen sind Sie auf die Mithilfe Ihrer Gäste angewiesen. Dies gilt auch für einen schonenden Umgang mit Wasser und Energie. Damit das reibungslos läuft, machen Sie es Ihren Gästen hier leicht:

Viele Urlauber möchten zwar auf die Umwelt achten, sich aber gleichzeitig erholen. Ganz bestimmt möchten sie sich nicht mit einer komplizierten Mülltrennung beschäftigen. Wenn Sie als Vermieter Ihre Gäste um Mithilfe bitten, dann sorgen Sie für ein einfaches System. Platzieren Sie gut gekennzeichnete Behälter in der Unterkunft. Schaffen Sie einen bequemen und guten Zugang zu den Mülltonnen. Wenn Sie gut und gründlich vorarbeiten, fällt es Ihren Gästen ganz leicht, den Müll sauber zu trennen.

Erklären Sie Ihren Gästen dafür auch das System. In der Gästemappe beispielsweise können Sie einen freundlichen Hinweis zur Mülltrennung platzieren. Oder Sie weisen an einer anderen prominenten Stelle darauf hin – wie bei den Mülleimern selbst.

Frau, die Bananenschale in getrennte Mülleimer wirft

Bitten Sie Ihre Gäste höflich um einen ressourcenschonenden Umgang. Denken Sie für Ihre Gäste mit. Nutzen Sie kleine Schildchen oder Aufkleber. Weisen Sie darauf hin, wieviel Wasser zum Beispiel für ein Wannenbad, anstatt einer Dusche verwendet wird.

Hier noch ein paar Ideen: Im Bad können Sie für die Seife zum Beispiel Spender benutzen. Umweltfreundliches Toilettenpapier ist ebenfalls nachhaltig. Für das Verstauen von Lebensmitteln bieten sich Boxen an. Verwenden Sie eine Kaffeemaschine ohne Kapseln. Es sind auch die kleinen Dinge, die Sie und Ihre Gäste Müll sparen lassen.

Extra-Tipp: Ausreichend Geschirr und eine nicht zu große Spülmaschine können zu einem geringeren Wasserverbrauch führen, da das Gerät so nicht ständig halbvoll laufen muss.

Tipp #3: Wiederverwendbare Einkaufstaschen

Gerade Familien mit Kindern brauchen für die Selbstversorgung im Urlaub viele Lebensmittel. Da wird nach der Ankunft in der Ferienwohnung in der Regel direkt der erste Einkauf getätigt. Helfen Sie Ihren Gästen, umweltfreundlich zu handeln, und stellen Sie langlebige Stoffbeutel oder faltbare Einkaufskisten für den Einkauf zur Verfügung.

Positionieren Sie die Beutel oder Kisten gut sichtbar in der Ferienwohnung oder weisen Sie beim Willkommensschreiben darauf hin. Vielleicht überzeugen Sie Ihre Gäste so, auch im Alltag Stoffbeutel und Co. zu nutzen.

Netter Nebeneffekt: Stoffbeutel bieten sich hervorragend für das Marketing an. Branden Sie die Taschen mit Ihrer Ferienwohnung und lassen Sie Ihre Gäste Werbung für sich machen.

Tipp #4: Kooperieren Sie mit regionalen Anbietern

Regionales Markt mit Gemüse und Preisschildern

Ein weiterer Tipp für eine nachhaltige Ferienwohnung ist die Nutzung regionaler Anbieter. Greifen Sie selbst auf Firmen vor Ort zurück, wenn Sie Anschaffungen tätigen. Weisen Sie aber auch Ihre Gäste auf Läden mit regionalen Produkten hin. Zeigen Sie Ihnen, wo Sie regionale Lebensmittel kaufen können. Nehmen Sie Ihren Gästen das Recherchieren ab und gestalten Sie es Ihren Gästen so bequem wie möglich.

Denken Sie auch über Kooperationen mit Anbietern vor Ort nach. Möchten Sie Ihren Gästen einen Service für frische Brötchen, Milch, Eier, Obst und Gemüse anbieten? Regionale Produkte wie Honig und Marmelade sind bei Urlaubern ebenfalls sehr beliebt. Eine Bio-Kiste erspart Ihren Gästen zudem die Fahrt zum Einkaufsladen und ist ein prima Servicepunkt.

Tipp #5: Informieren Sie über öffentliche Verkehrsmittel

Eine autofreie Anreise und die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln vor Ort spart viel CO2 ein. Das „sanfte“ Reisen ist nachhaltig und schont die Umwelt. Oft scheitert es bei den Gästen lediglich an fehlenden Informationen, um auf das Auto zu verzichten. Beschreiben Sie auf Ihrer Homepage, in Ihrem Inserat oder der Buchungs-E-Mail deshalb (auch) den Anfahrtsweg ohne Auto.

In der Gästemappe können Sie wichtige Informationen über die öffentlichen Verkehrsmittel im Ort platzieren. Beschreiben Sie den Weg zur nahegelegenen Haltestelle, informieren Sie über die wichtigsten Tarife und Abfahrtszeiten. So verringern Sie die Hürden für Ihre Gäste. Die Entscheidung mit Bus und Bahn zu fahren, fällt dann wesentlich leichter.

Lesen Sie hier, welche Informationen noch in die Gästemappe kommen.

Tipp #6: Wechseln Sie zu Ökostrom

Der Stromverbrauch ist ein großer Posten mit viel Einsparmöglichkeiten in Ihrer Ferienwohnung. Auch hier lassen sich, wie bei der Heizung, Kosten sparen. In Tipp 8 stellen wir Ihnen Möglichkeiten vor, wie Sie Strom sparen können. Dafür sind ein paar Investitionen nötig. Was Sie aber nichts kostet, ist der Wechsel zu einem Ökostromanbieter. Lassen Sie sich Strom aus erneuerbaren Energien liefern und schaffen Sie so eine nachhaltige Ferienunterkunft.

Aufgepasst:
Leider ist Öko nicht gleich Öko! Nicht jeder Anbieter liefert 100% Ökostrom, sondern greift auch auf konventionellen Strom zurück. Achten Sie auf das Kleingedruckte oder orientieren Sie sich an Siegeln wie „Grüner Strom“ oder „ok-power/ „ok-power-plus“. Die Verbraucherzentrale gibt ebenfalls eine unabhängige Auskunft.

Tipp #7: Verwenden Sie nachhaltige Reinigungsmittel

Wussten Sie bereits, dass Reinigungsmittel das Wasser stark belasten? Dabei gibt es schon viele nachhaltige Alternativen! Diese schonen das Wasser und sparen zeitgleich Verpackung. Nutzen Sie deshalb für Ihre Ferienwohnung ökologische Putzmittel. Und stellen Sie für Ihre Gäst auch nachhaltiges Spülmittel und Tabs zur Verfügung.

Nachhaltige Maßnahmen mit kleinen bis mittleren Investitionen

In den ersten sieben Tipps haben wir Ihnen Maßnahmen gezeigt, die Sie sofort und mit wenig Investitionen umsetzen können. Für die Tipps 8 bis 12 benötigen Sie am Anfang mehr Geld, sparen aber langfristig Kosten. So schaffen Sie eine nachhaltige Ferienwohnung und helfen den CO2-Ausstoß zu reduzieren und der Umwelt etwas Gutes zu tun.

Tipp #8: Energiesparende Leuchten und Geräte

Mit Tipp 8 reduzieren Sie Ihre Stromkosten. Schaffen Sie sich energiesparende Elektrogeräte an und senken Sie so den Energieverbrauch. Hohe Energieverbraucher sind Kühlschrank, Herd, Backofen und Fernsehgeräte.

Schmeißen Sie aber nicht aus reinem Aktionismus bereits neu angeschaffte Geräte weg. Auch das wäre nicht nachhaltig. Tauschen Sie die Geräte aus, die in die Jahre gekommen sind, und achten Sie dabei auf die energiesparende Energieeffizienzklasse A+++.

Große Einsparungen erreichen Sie auch mit einer Umstellung auf LED-Beleuchtung. Der Energieverbrauch von LED-Lampen beträgt nur ein Bruchteil von herkömmlichen Glühbirnen. Die LED-Lampen kosten zwar ein Vielfaches mehr, aber sie sind sehr langlebig und reduzieren sofort Ihre Stromrechnung.

Frau, die bei Lampe Glühbirne gegen LED austauscht für mehr Nachhaltigkeit

Tipp #9: Einrichtung bewusst wählen

Richten Sie Ihre Ferienwohnung nachhaltig ein. Dabei spielen nicht nur Elektrogeräte eine große Rolle, sondern auch die Wahl von Möbel und Textilien. Achten Sie deshalb auf natürliche und strapazierfähige Materialien. Auch Materialien aus schnell nachwachsenden Rohstoffen sind sehr nachhaltig. Kaufen Sie zum Beispiel die Bettwäsche aus Bio-Baumwolle und Kleiderbügel aus Bambus.

Achten Sie bei allen Möbeln und Geräten darauf, dass sie langlebig sind, einfach gereinigt werden können und eine Reparatur möglich ist. Wählen Sie bei den Möbeln ein zeitloses Design, damit Sie sich nicht ggf. genötigt sehen, nach dem Ableben eines Trends, das gesamte Mobiliar wieder austauschen müssen. Nutzen Sie auch das ein oder andere Upcycling-Möbelstück.

In den Bädern sparen Sie mit nachhaltigen Systemen viel Wasser. Verwenden Sie wassersparende Toilettenspülungen und Duschköpfe. Fangen Sie auch Regenwasser auf. Sammeln Sie das Regenwasser für die Gartenbewässerung. Oder Sie bereiten es auf und nutzen es für die Toilettenspülung oder die Waschmaschine.

Tipp #10: Gute (Küchen-)Ausstattung zur Verfügung stellen

Nachdem Sie darauf geachtet haben, dass Elektrogeräte und Mobiliar Ihrer Ferienwohnung nachhaltig sind, überprüfen Sie nun die generelle Ausstattung.

Was benötigen Ihre Gäste? Was fehlt noch in der Ferienwohnung? Werfen Sie ein besonderes Augenmerk auf die Küche. Eine gut durchdachte Ausstattung spart Ressourcen. Wenn Sie zum Beispiel Spiele, Schlitten, Spielzeug und Bücher bereithalten, dann können Ihre Gäste mit kleinerem Gepäck anreisen. So erleichtern Sie auch die Anreise mit Bus und Bahn.

Auch während des Aufenthalts kann in einer gut ausgestatteten Küche gespart werden. Überlegen Sie, was Ihre Gäste für die Selbstversorgung benötigen: Wie lässt sich frisches Essen zubereiten und Müll sparen?

Stellen Sie zum Beispiel Boxen für Lebensmittel und Essensreste bereit. Wichtig: Lassen Sie Ihre Gäste durch eine Inventarliste oder einen Begrüßungsbrief beispielsweise wissen, dass Sie an alles gedacht haben!

Finden Sie hier eine Übersicht, was in Ihrer Ferienwohnung an Ausstattung nicht fehlen sollte.

Tipp #11: Fahrräder für Gäste anbieten

Zwei Fahrräder als nachhaltiges Fortbewegungsmittel am Strand

Ein weiterer nachhaltiger Service sind Gäste-Fahrräder. Mit Fahrrädern können Ihre Gäste kleine Erledigungen und Ausflüge ohne Auto unternehmen. Eigene Räder müssen sie nicht mitbringen. Das spart erheblich CO2 ein. Dieser Service hebt Sie außerdem von der Konkurrenz ab und macht Ihre Ferienunterkunft noch attraktiver.

Sollten Sie keinen Platz zum Unterstellen der Fahrräder haben, dann kooperieren Sie mit einem nahegelegenen Fahrradverleih. Der Vorteil für Ihre Gäste: Sie können zusätzlich wählen zwischen E-Bikes, Mountainbikes und Lastenrädern.

Tipp #12: Klimaschutzprojekte unterstützen

Sie haben bereits Ihre Ferienwohnung nachhaltig gestaltet und wollen noch mehr für die Umwelt erreichen? Unterstützen Sie Klimaschutzprogramme wie zum Beispiel Aufforstungsprogramme und helfen Sie gemeinsam mit vielen anderen, den CO2-Ausstoß stark zu reduzieren. Achten Sie auch hier auf Gütesiegel wie der „Gold Standard“ und stellen Sie sicher, dass Ihr Geld auch gut investiert ist und das unterstützte Projekt Hand und Fuß hat.

Nachhaltigkeit schaffen mit höheren Investitionen

Bei den ersten zwölf Tipps haben wir Ihnen Maßnahmen vorgestellt, bei denen die Investitionen gering sind. Wenn Sie über eine Wohneinheit mit Ferienunterkünften oder Ferienhäuser verfügen, sind Tipp 13 bis 15 für Sie sehr interessant. Für diese drei Punkte müssten Sie etwas tiefer in die Tasche greifen. Dafür haben die Maßnahmen aber auch einen höheren Impact: So machen Sie Ihre Unterkünfte für die Zukunft fit und bieten zugkräftige Buchungsargumente für Ihre Gäste. Alle drei Punkte werden sicherlich bald zum Standard bei Ferienunterkünften. Wenn Sie sie jetzt bereits umsetzen, verschaffen Sie sich einen großen Vorsprung zu Ihren Mitstreitern.

Tipp #13: Investieren Sie in nachhaltige Energien

Bei neuen Häusern gehören Solaranlagen und Photovoltaikanlagen oft bereits zum Standard. Und auch die nachhaltigeren Wärmepumpen oder Pelletanlagen werden mittlerweile stark nachgefragt.

Wahrscheinlich wird sich die Umrüstung in Zukunft für alle Haushalte und Ferienunterkünfte durchsetzen. Hier können Sie vorweggreifen und gleich mit dem Energiesparen starten. Ferienunterkünfte punkten bereits jetzt schon bei Ihren Gästen mit einer eigenen Strom- und Wärmeerzeugung. Nutzen Sie ebenfalls dieses Alleinstellungsmerkmal und steigern Sie die Buchungsanfragen. Entscheiden Sie sich für den Kauf oder für die Miete einer Anlage.

Tipp #14: Unterkunft auf Smart Home aufrüsten

Auch Smart Homes werden zukünftig immer relevanter. Sie machen das Leben komfortabler und helfen zeitgleich Energie zu sparen. Mit Sensoren und Voreinstellungen werden die Heizung und Elektrogeräte optimal genutzt. Bestandteile sind zum Beispiel intelligente Lüftungssysteme und ein automatischer Sonnenschutz.

Tipp #15: E-Ladestation anbieten

Immer mehr Verbraucher nutzen E-Autos. Die Politik diskutiert bereits darüber, wann die Produktion von Verbrennungsmotoren ganz eingestellt wird. Punkten Sie deshalb jetzt schon mit einer eigenen E-Ladestation für Ihre Gäste. Auch diese neue Technologie macht Ihre Ferienwohnung nicht nur nachhaltiger, sondern verschafft Ihnen einen großen Vorsprung zur Konkurrenz.

Seien Sie schnell und nutzen Sie noch die staatliche Förderung. Für den Anschluss des Ladegeräts benötigen Sie zusätzlich eine separate Stromleitung. Bei den Ladegeräten können Sie sich zwischen schnellen oder langen Ladezeiten entscheiden. Überlegen Sie, ob Ihre Gäste das Fahrzeug zwischendurch schnell laden wollen oder ein langsames Laden über Nacht ausreichend ist. Weisen Sie Ihre Gäste auch auf nahegelegene E-Ladestation für die Ausflüge hin.

Nachhaltige Ferienunterkunft: Nutzen Sie den Vorsprung zu Ihren Mitstreitern

Immer mehr Menschen möchten auch im Urlaub ökologisch handeln. Schaffen Sie deshalb eine nachhaltige Ferienwohnung. Sparen Sie dadurch Geld und reduzieren Sie gleichzeitig den CO2-Fußabdruck. Viele Maßnahmen, die wir Ihnen mit den 15 Tipps vorgestellt haben, benötigen keine hohen Investitionen und können sofort umgesetzt werden.

Deshalb starten Sie schon heute und investieren Sie in die Zukunft.

Ganz wichtig: Lassen Sie Ihre Gäste wissen, dass Ihre Ferienwohnung nachhaltig ist! Kommunizieren Sie es im Inserat, auf Ihrer Homepage und in der Gästemappe. Nur so erhöht Ihre nachhaltige Ferienunterkunft auch die Buchungsanfragen.

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Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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Allgemein Verwaltung2 Kommentare zu Ferienwohnung vermieten: In 9 Schritten zum ersten Gast

Ferienwohnung vermieten: In 9 Schritten zum ersten Gast

Sie träumen auch davon, eine Ferienwohnung zu vermieten und sich damit eine lukrative Kapitalanlage zu sichern? Sie haben vielleicht sogar bereits eine geeignete Immobilie ins Auge gefasst? Und jetzt fragen Sie sich: Welche Schritte bis zur erfolgreichen Vermietung stehen an? Welche Punkte sind beim Kauf oder bei der Anmeldung der Ferienwohnung zu beachten? Wie kalkulieren Sie die Mietpreise und wie generieren Sie möglichst viele Buchungen, damit das Projekt nicht nur Hobby ist, sondern sich trägt?

Wir zeigen Ihnen die neun wichtigsten Schritte vom Kauf Ihrer Ferienwohnung bis zum ersten zufriedenen Gast. Alles für Sie auf einem Blick, damit Sie sich das zeitintensive Recherchieren sparen und schneller zum Ziel und glücklichen Urlaubsgästen kommen.

Wir leiten Sie in diesem Artikel durch die wesentlichen Punkte einer erfolgreichen Vermietung und verweisen zu weiterführenden Beiträgen, die Ihnen alles im Detail erklären. So können Sie sicher sein, dass Sie alles berücksichtigen!

Wer darf eine Ferienwohnung vermieten?

Grundsätzlich steht jedem Wohnungseigentümer die Vermietung seiner Immobilie als Ferienwohnung frei, solange dies nicht in einer Teilungserklärung ausgeschlossen ist. Allerdings gelten mancherorts besondere Bestimmungen wie das Zweckentfremdungsverbot, die die Vermietung als Ferienunterkunft ausschließen. Das ist insbesondere in Großstädten der Fall, in denen der Wohnraum sowieso schon knapp bemessen ist und nicht durch die Vermietung von reinen Ferienwohnungen weiter verringert werden soll. Doch auch in reinen Wohngebieten ist es nicht immer möglich, eine Wohnung als Ferienwohnung zu vermieten – selbst wenn man Eigentümer der Immobilie ist. Hier sollten Sie zum Beispiel vorab klären, ob eine Nutzungsänderung beantragt werden muss.

Alle Tipps auf einem Blick: Unser Ratgeber zum Thema „Ferienwohnung vermieten“ gibt Ihnen einige wertvolle Tipps an die Hand, mit Ihnen den Einstieg in die Vermietung erleichtern werden. Sichern Sie sich jetzt direkt die PDF-Datei zum Download.

Ferienwohnung vermieten Schritt 1: Ferienhaus bzw. Ferienwohnung kaufen

Haben Sie schon angefangen, nach besonderen, attraktiven Lagen für Ferienhäuser zu suchen? Durchforsten Sie bereits die Anzeigen nach gut geschnittenen Ferienwohnungen? Sind Sie so begeistert von einer Immobilie, dass Sie lieber heute als morgen kaufen möchten?

Wir müssen Sie hier ein klein wenig bremsen und Ihnen sagen: Nehmen Sie sich Zeit! Der Kauf einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses sollte gut durchdacht sein, damit Sie genau den Gewinn aus der Immobilie ziehen, den Sie sich wünschen. Denn nicht jede Ferienwohnung hat den geeigneten Standort und wird rentabel sein. Hinzu kommt: Nicht in jeder Gemeinde ist das Vermieten von Ferienwohnungen und Ferienhäusern überhaupt gestattet. Auch Lage, Bauqualität und die Infrastruktur sind natürlich wichtige Kaufkriterien.

Überlegen Sie also genau, was Ihre Ferienwohnung oder das Ferienhaus „können“ sollte. Wir geben Ihnen in unserem Ratgeber-Artikel zum Kauf einer Ferienimmobilie Tipps, die Sie unbedingt beachten sollten.

Ferienwohnung vermieten Schritt 2: Steuern kennen und einplanen

Frau am Laptop, die sich z.B. informiert wie Sie Ihre Ferienwohnung anmelden muss

Bleiben wir noch ganz kurz beim Aspekt Kosten und Finanzen. Denn bei der Kostenaufstellung und Berechnung der Rentabilität dürfen Sie die Abgaben für Steuern nicht aus den Augen verlieren. Diese sind schließlich auch relevant, wenn Sie den Mietpreis kalkulieren.

Jetzt fragen Sie sich womöglich, an welche Steuern Sie als Vermieter von Ferienwohnungen ganz grundsätzlich denken müssen? Wir helfen Ihnen gern mit einer kleinen Zusammenfassung weiter: Wenn Sie eine Ferienwohnung vermieten, dann fallen in der Regel Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuern an. Die Höhe der Abgaben ist abhängig von Ihrem gesamten Jahresumsatz all Ihrer Einnahmen.

Ob Sie tatsächlich auch Gewerbesteuer entrichten müssen und wie hoch diese ist, wird im Einzelfall geprüft. Setzen Sie sich daher nach dem Kauf Ihrer Ferienwohnung am besten mit dem zuständigen Gewerbeamt in Verbindung. Dieses wird Ihnen die genaue Höhe der Abgaben bestimmen. Und auch bei der Einkommens- und Umsatzsteuer gibt es einige entscheidende Ausnahmeregelungen.

In unserem Ratgeber-Artikel rund um das Thema Steuern für Vermieter von Ferienwohnungen verraten wir Ihnen im Detail, was Sie wissen müssen.

Ferienwohnung vermieten Schritt 3: Schützen Sie sich und Ihre Gäste durch Versicherungen

Sie als Vermieter einer Ferienwohnung müssen Ihre Gäste und Ihre Immobilie auch gegen Schäden versichern. Zum einen ist es sinnvoll, Ihre Ferienwohnung gegen Fremdeinwirkungen von außen abzusichern – wie beispielsweise im Fall von

  • Einbrüchen
  • Feuer
  • Wasserschäden
  • extremen Witterungsbedingungen

Zum anderen unterliegen Sie der Verkehrssicherungspflicht. Sie können nämlich als Vermieter zum Ersatz herangezogen werden, wenn Ihre Gäste oder deren mitgebrachte Gegenstände zu Schaden kommen. Gut, wenn in diesem Fall die Versicherungen für Sie

  • Schmerzensgeld,
  • Schadensersatz,
  • Verlust und
  • Beschädigung des Eigentums des Gastes übernehmen.

Erfahren Sie bei uns, welche Versicherungen im Detail für Sie als Vermieter einer Ferienimmobilie geeignet sind und was Sie beim Vergleich der verschiedenen Anbieter und beim Vertragsabschluss berücksichtigen sollten.

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Ferienwohnung vermieten Schritt 4: Ferienwohnung anmelden

Sie haben die ideale Ferienwohnung gefunden und gekauft? Die Finanzierung steht auf sicheren Beinen und die entscheidenden Versicherungen sind abgeschossen? Glückwunsch! Sie sind Ihrem Ziel der profitablen Vermietung an Urlauber einen großen Schritt nähergekommen.

Jetzt heißt es, alle relevanten Genehmigungen und Anmeldungen vorzunehmen. Zwei entscheidende Genehmigungen haben Sie – sofern für Ihre Ferienwohnung relevant – bereits vor dem Kauf erledigt:

Als Nächstes muss die Ferienwohnung – wie auch eine normale Mietwohnung – behördlich beim Einwohnermeldeamt oder in Ausnahmen beim Ordnungsamt angemeldet werden. Entscheiden Sie vorab, ob Sie die Ferienwohnung überwiegend privat nutzen oder hauptsächlich an Gäste vermieten möchten. Je nachdem wählen Sie zwischen den zwei Optionen:

  • Sie können Ihre Ferienwohnung als Beherbergungsbetrieb anmelden.
  • Sie wählen den Zweitwohnsitz für Ihre Ferienwohnung.

Doch auch mit dieser Anmeldung ist noch nicht gleich Schluss, denn im Gewerbeamt ist ebenfalls eine Anmeldung bzw. Überprüfung notwendig:
Wie schon in Schritt 2 beschrieben, kann die Vermietung von Ferienwohnungen und Häusern als Gewerbe eingestuft werden. Sollten Sie nicht gewerbepflichtig sein, müssen Sie Ihre Ferienwohnung auf jeden Fall direkt beim Finanzamt anmelden.

Mehr Details zur Anmeldung beim Einwohnermeldeamt und den Kriterien für eine Gewerbetätigkeit haben wir für Sie in unserem Ratgeber-Artikel zum Ferienwohnung anmelden zusammengestellt.

Ferienwohnung vermieten Schritt 5: Ferienwohnung einrichten

Nachdem Sie die Anmeldungen für Ihre Ferienwohnung getätigt haben, können Sie sich auf Ihre Gäste konzentrieren. Schaffen Sie für Ihre Besucher einen Ort, an dem Sie sich wohlfühlen und immer wieder gern zurückkommen. Eine gelungene Einrichtung ist dabei das A und O für zufriedene Gäste und eine erfolgreiche Vermietung Ihrer Ferienwohnung.

„Aber wie sieht denn die ideale Einrichtung für Ihre Ferienwohnung aus?“, fragen Sie sich womöglich jetzt. Wie schaffen Sie eine stimmungsvolle Atmosphäre, sodass sich Ihre Gäste beim Betreten der Wohnung willkommen fühlen?

Dafür lautet unser Tipp: Überlegen Sie zunächst, wer Ihr idealer Gast ist. Was sind seine Ansprüche und Bedürfnisse?

Mit diesem Wissen wird die Wahl von Farben, Möbeln und der Raumgestaltung viel leichter von der Hand gehen. Denn ab jetzt wissen Sie, für wen Sie einrichten. Halten Sie alle Informationen zu Ihrem Wunschgast in einem Einrichtungskonzept fest.

Ein gemütlich eingerichtetes Wohnzimmer mit einem grauen Sofa, einem Stuhl und Couchtisch

Kürzen Sie hier wirklich nicht ab, sondern investieren Sie Zeit und gehen Sie Schritt für Schritt einmal in Gedanken den Urlaub Ihrer Wunschgäste durch! Richten Sie genau für diese Gäste die Wohnung ein. Denn wenn Sie Ihre Ferienwohnung quasi für jeden potenziellen Gast einrichten, schaffen Sie nur ein Standardmaß. Vermeiden Sie auch, bei der Einrichtung ausschließlich Ihrem eigenen Geschmack zu folgen und die Bedürfnisse Ihrer Gäste außen vor zu lassen.

In unserem Vermieter-Magazin von Traum-Ferienwohnungen finden Sie übrigens ausführliche Tipps für Ihr Farbkonzept und Einrichtungschecklisten für jeden Raum in Ihrer Ferienwohnung.

Ferienwohnung vermieten Schritt 6: Kalkulieren Sie den Mietpreis für Ihre Ferienwohnung

Eine ansprechende und hochwertige Einrichtung und Ausstattung schafft einen unvergesslichen Urlaub für Ihre Gäste und erhöht gleichzeitig den Marktwert Ihrer Ferienwohnung. Das bedeutet für Sie, dass Sie auch höhere Mietpreise ansetzen können und durch begeisterte Gäste und Weiterempfehlungen mit einer besseren Auslastung rechnen dürfen. Dies ist selbstverständlich entscheidend, wenn Sie mit Ihrer Ferienwohnung Gewinne erwirtschaften möchten. Die Investition in die Ausstattung kann und soll sich also lohnen und doch sollten Sie die Preise wahrlich nicht willkürlich hochschrauben.

Unser Rat ist: Kalkulieren Sie die Preise mit Bedacht. Ihnen muss der Spagat zwischen zu hohen Preisen, die Ihre Nachfrage einbrechen lassen, und zu niedrigen Preisen, die keine Gewinnausschüttung und Kostendeckung ermöglichen, gelingen. Berechnen Sie einen Mietpreis, der für Ihre Gäste attraktiv ist und trotzdem für Sie Gewinn abwirft.

Damit Ihnen dies gelingt, ist unser Tipp: Stellen Sie zuerst alle Kosten auf Jahresbasis zusammen. Denken Sie dabei auch an alle Nebenkosten wie z.B. Bettwäschereinigung und Verwaltungskosten. (In unserem Artikel „Nebenkosten bei Ferienwohnungen – das müssen Sie wissen“ schlüsseln wir Ihnen detailliert auf, welche Nebenkosten Sie für Ihre Kalkulation bedenken sollten.) Gehen Sie außerdem erst einmal von 150 Tagen durchschnittlicher Belegung im Jahr aus. Ermitteln Sie jetzt den Mindestmietpreis, der alle Ihre Kosten deckt. Unter diesen Preis dürfen Sie nicht gehen, ansonsten wirtschaften Sie ins Minus!

Wählen Sie unterschiedliche Preise für die Haupt- und Nebensaison und wägen Sie ggf. zwischen einem Komplettpreis und Preisstaffelungen mit Zusatzleistungen ab. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Gäste einen Komplettpreis für mehr Kostentransparenz bevorzugen werden.

Sie wollen Ihre Auslastung und den Gewinn noch steigern? Sonderangebote für Stammgäste sowie Last-Minute-Angebote sind hierfür eine gute Wahl. Lesen Sie in unserem Magazin mehr über die rechtlichen Vorgaben für eine Preisgestaltung und eine detaillierte Checkliste zur Mietpreiskalkulation.

Ferienwohnung vermieten Schritt 7: Muster-Mietvertrag vorbereiten

Mietvertrag für eine Ferienwohnung erstellen

Mit den Schritten 1 bis 6 haben Sie Ihre Ferienwohnung nun optimal gewählt, eingerichtet und auch Ihren Mietpreis festgelegt. Jetzt kann der erste Gast Ihre Wohnung oder Ihr Haus buchen. Wir laden Sie bereits jetzt herzlich ein, Ihr Feriendomizil auf Traum-Ferienwohnung zu inserieren. Über unser Portal ist Ihre Ferienwohnung schnell für die richtigen Gäste auffindbar und Sie können die erste Buchung vermerken. Hier können Sie sich in wenigen Schritten als Gastgeber registrieren (klick!)

Kommt es zur heiß ersehnten ersten Buchungsanfrage, haben Sie die Wahl, einen Mietvertrag zu nutzen – oder nicht. Wir empfehlen Ihnen den Weg mit Mietvertrag, damit Sie und Ihre Gäste rechtlich abgesichert sind. Mit Mietvertrag sind Sie zum Beispiel beim Einholen versäumter Zahlungen Ihrer Gäste auf der sicheren Seite.

Wichtig zu wissen ist: Der Vertrag für eine vermietete Ferienwohnung unterscheidet sich von einem normalen Mietvertrag bei langfristiger Vermietung. In den Mietvertrag gehören zu Beispiel die Kontaktdaten Ihrer Urlaubsgäste, die konkreten Angaben zur Ferienwohnung, die Inventarliste, Einschränkungen einer Maximalbelegung oder zur Mitnahme von Tieren.

Wenn Sie mögen, laden Sie sich gern jetzt für 0 Euro unseren und rechtlich geprüften Mustervertrag für Ihr Ferienobjekt herunter.

Ferienwohnung vermieten Schritt 8: Ferienunterkunft für Gäste vorbereiten

Jetzt ist es fast so weit. Ihnen fehlen nur noch zwei Schritte, bis der Gast auch wirklich anreisen kann. Bevor Gäste Ihre Ferienwohnung betreten, stehen nämlich noch letzte Vorbereitungen an. Überspringen Sie diesen Punkt nicht! Denn mit diesen entscheidenden letzten Vorkehrungen sichern Sie Ihren Besuchern einen stressfreien Urlaub und punkten mit einem Extra an Servicequalität. Klären Sie hierfür u.a.:

  • Wie soll die Schlüsselübergabe bei der An- und bei der Abreise erfolgen?
    Möchten Sie vor Ort sein oder gibt es einen Automatismus wie einen Schlüsselsafe, der Ihren Gästen eine zeitliche Flexibilität ermöglicht? Bei der Anreise kann es schließlich immer einmal zu unerwarteten Verspätungen kommen. Wenn Sie den Schlüssel persönlich überreichen möchten, müssen Sie dann Wartezeiten für sich einberechnen. (Lesen Sie hier mehr zum Thema Schlüsselübergabe.)
  • Überlegen Sie sich auch, ob Sie Hausregeln aufsetzen wollen oder müssen. Gerade in einem Mehrparteienhaus sollten Sie sicherstellen, dass sich Ihre Gäste an die Regeln im Haus wie zum Beispiel an Ruhezeiten halten. Auch Einschränkungen wie ein Rauchverbot oder die Mitnahme der Tiere werden in den Hausregeln vermerkt. (Wir verraten Ihnen hier alle Vorteile einer Hausordnung.)
  • Sammeln Sie die Hausregeln und alle weiteren wichtigen Informationen rund um einen sorglosen Aufenthalt in Ihrer Ferienwohnung in der Gästemappe. Dort informieren Sie Ihre Gäste zum Beispiel auch über die Müllentsorgung oder das Passwort für das WLAN. Wenn Sie einen Frühstücksservice anbieten, dann listen Sie in der Gästemappe die Produkte und Preise auf. Punkten Sie auch, indem Sie Ihren Gästen naheliegende Restaurants, Ausflugsziele und aktuelle Veranstaltungen empfehlen. (Ausführliche Information für die Gestaltung der Gästemappe finden Sie hier.)
  • Stellen Sie Reinigungsmittel und Putzutensilien für Ihre Gäste bereit, damit diese die Möglichkeit haben, zwischendurch die Wohnung zu säubern. Spätestens jedoch bei der Abreise sind die Utensilien notwendig, wenn Ihre Gäste keine Endreinigung gebucht haben.

Ferienwohnung vermieten Schritt 9: Ferienwohnung vermarkten

Wie wunderbar! Nun haben Sie alles vorbereitet und die Gäste können kommen. Aber wie werden Sie und die Immobilie für Interessenten sichtbar? Wie erfahren Urlaubshungrige von Ihrer großartigen, liebevoll eingerichteten Ferienwohnung in Traumlage?

Unser Rat an Sie: Setzen Sie auf das Internet! Präsentieren Sie Ihr Feriendomizil online! Denn im Internet informieren sich die meisten Urlauber nach interessanten Ferienobjekten – insbesondere Individualreisende.

Im Internet können Sie Ihre Ferienwohnung sehr effektiv platzieren. Damit Sie aber aus der großen Masse an Angeboten herausstechen und dafür nicht unnötig viel Zeit und/oder Geld investieren, sollten Sie unbedingt mit Plan vorgehen. Denn generell haben Sie selbstverständlich zahllose Optionen, um online präsent zu sein. Unserer Erfahrung nach sind folgende drei Bewerbungs-Optionen zu Beginn der Vermietung am effektivsten, um präsent zu sein, sich aber auch nicht zu verzetteln:

Sie können natürlich auch alle drei Möglichkeiten wählen. Das ist dann schon eine höhere Kunst der Vermarktung, aber auch eine recht zeitintensive Option. Ganz gleich, für welche Option Sie sich entscheiden: Für ein gutes Marketing müssen Sie Ihren idealen Gast kennen. Genau wie bei der Einrichtung Ihrer Ferienwohnung ist der ideale Gast der Ausgangspunkt, von dem aus Sie Ihre Marketingaktionen ableiten können. Kennen Sie Ihren Gast, wissen Sie, wonach er sucht und wo er sucht. Auf dieser Basis sollten Sie stets Ihre Bewerbung der Ferienwohnung planen.

In unserem Beitrag „Ferienunterkünfte im Internet vermarkten: So finden Gäste Ihre Ferienwohnung“ zeigen wir Ihnen, wie Sie Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Ihr Inserat und Ihre Website nutzen, damit potenzielle Gäste Sie über Suchmaschinen wie Google, Ecosia und Bing und auch über Portale wie unseres zu Ihnen finden und buchen wollen.

Wenn Sie jetzt schon mit dem Inserieren für Ihre Ferienwohnung starten wollen, ohne erst eine Website zu erstellen, dann laden wir Sie herzlich ein, auf Traum-Ferienwohnungen zu inserieren. Wir haben unsere Plattform für Sie bereits optimiert und platzieren mit rund 15.000 Suchbegriffen die Seite 1 auf Google!

Zusatztipp: Gästebewertungen sammeln

Sie haben den Onlineauftritt Ihrer Ferienwohnung optimiert und sind für Ihre Gäste sichtbar? Dann haben Sie alles richtig gemacht. Jetzt überzeugen Sie Ihre Gäste, dass sie die ideale Ferienwohnung gefunden haben, und steigern Sie die Buchungen um ein Vielfaches. Wie das? Mit guten Gästebewertungen! Durch Bewertungen werden Sie zum Beispiel auf Traum-Ferienwohnungen bis zum Zehnfache an Buchungsanfragen bekommen als ohne Kundenstimmen.

Denn Empfehlungen vermitteln Ihren Gästen Vertrauen und Sicherheit, dass es sich bei Ihren Inseraten nicht nur um Behauptungen handelt, sondern der Urlaub wirklich Freude, Erholung und Genuss ist. Auch die Suchmaschinen bewerten empfohlene Ferienwohnungen besser und zeigen sie öfter an.

Bewertete Ferienwohnungen erhalten eine größere Sichtbarkeit und wesentlich mehr Buchungsanfragen.

Bewertungen richtig kommentieren

Damit Sie möglichst viele Bewertungen erhalten, weisen Sie Ihre Gäste aktiv darauf hin, wo und in welche Form eine Bewertung erfolgen kann. Hinterlegen Sie zum Beispiel in der Gästemappe Ihrer Ferienwohnung einen Flyer mit einem QR-Code. Oder schreiben Sie zu diesem Zweck eine persönliche E-Mail an Urlauber, nachdem diese abgereist sind. Lesen Sie gern hier unseren Artikel, wie Sie gute Bewertungen für Ihre Ferienwohnung erhalten.

Starten Sie nun mit unserer Anleitung Schritt für Schritt die Vermietung

Sie sehen: Die Ferienwohnung zu vermieten und damit Geld zu verdienen, muss nicht weiter ein Traum von Ihnen bleiben. Mit nur neun Schritten vom Kauf bis zur Vermarktung haben Sie alles bedacht, um sich eine profitable Einkommensmöglichkeit und Ihren Gästen einen wunderbaren Urlaub zu verschaffen.

Wir begleiten Sie gern bei Ihrem Projekt Ferienwohnung vermieten und halten Sie auch weiterhin mit den neusten Informationen und aktuellsten Tipps auf dem Laufenden. Melden Sie sich jetzt für unseren Mitgliederbereich für Vermieter an. Wir freuen uns, Sie schon bald bei uns als Gastgeber auf dem Portal begrüßen zu dürfen.

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    Das ist es – Ihr Traum-Ferienhaus. Es hat genau die richtige Größe, hinter dem Haus liegt der saftig grüne Pinienwald, vor dem Haus ruht das friedlich rauschende Meer am einsamen Strand. Perfekt! Alles ist startklar für die Vermietung an Gäste. Das einzige Manko: Sie wohnen nicht in der Nähe der Ferienimmobilie und sind nicht vor Ort für Schlüsselübergabe, Reinigung, ein herzliches Willkommen und Co.

    Kann die Vermietung dennoch reibungslos laufen?

    Bei der Verwaltung der Ferienwohnung im Ausland bzw. aus der Ferne fragen sich tatsächlich viele Gastgeber, wie Sie die Verwaltung und Organisation aufstellen sollen. Wie können Sie als Vermieter den Aufenthalt und die Vermietung von vorneherein so organisieren, dass Ihre Gäste auch über hunderte Kilometer entfernt den Urlaub genießen – ohne dass Sie präsent sein müssen. Auch ohne, dass Missverständnisse entstehen, wo dies oder jenes in der Unterkunft zu finden ist beispielsweise?

    Wir haben hier für Sie wichtige Tipps zur Verwaltung der Ferienwohnung im Ausland und aus der Ferne zusammengetragen – von der idealen Vorbereitung bis hin zu Möglichkeiten und Kosten durch Verwaltung vor Ort. Damit Sie Ihr Vermietungsprojekt wirklich in vollen Zügen genießen, an alles denken und für wissen: Ihre Gäste haben alles, was sie brauchen für einen traumhaften Urlaub.

    Herausforderungen, wenn Sie aus der Ferne vermieten

    Die Verwaltung der Ferienunterkunft aus der Ferne steht tatsächlich für viele Vermieter auf der Tagesordnung, denn dass Vermieter in unmittelbarer Nähe zur Urlaubsimmobilie wohnen, ist nicht immer gegeben.

    Das heißt: Ob Sie nun als Vermieter nur 100 km von der Ferienwohnung entfernt leben oder 1500 km – Sie müssen sicherstellen, dass die Verwaltung sowohl all Ihre Bedürfnisse als Vermieter abdeckt (Stichwort: Sicherheit, Reinigung, Instandhaltung etc.) als auch die Ihrer Gäste (Stichwort: Komfort, Entspannung, Genuss).

    Die Herausforderung beim Verwalten der Ferienwohnung im In- oder Ausland ist: Sie müssen praktikable Routinen und Abläufe schaffen und Techniken sowie Service bewusst wählen und in den Vermietungsprozess integrieren, damit sie zur Erfüllung der Wünsche und Vorstellungen beider Seiten beitragen.

    In diesem Artikel stellen wir Ihnen nun entscheidende Schritte hierfür vor. Und Sie werden sehen, wie sowohl gute Planung als auch clevere Tools Ihnen helfen, Ihre Ferienwohnung zu verwalten.

    Die Ferienwohnung aus der Ferne richtig für Gäste vorbereiten

    Auch, wenn Sie aus dem Ausland oder der Ferne vermieten, sollen sich Ihre Gäste rundum wohl und sicher fühlen. Dafür sind ein paar Vorbereitungen nötig. Wir stellen Ihnen die wesentlichen Verwaltungsmaßnahmen hier vor.

    Für die Ferienwohnung im Ausland gutes Reinigungspersonal finden

    Zur Vorbereitung der Ferienwohnung für Ihre Gäste zählt die gründliche Reinigung, Wäschewechsel sowie auch die Pflege der Außenbereich wie Balkon, Terrasse und Garten. Dass Sie aus der Ferne diesen Part nicht übernehmen können, liegt auf der Hand. Und dennoch ist gerade eine saubere Ferienwohnung so wichtig, damit sich Gäste willkommen und wohl fühlen.

    Ihre Lösung: Beschäftigen Sie eine Reinigungsfirma oder Reinigungskraft vor Ort, die komplett und langfristig das Putzen, Wischen und Bettenbeziehen übernimmt.


    Wir empfehlen Ihnen: Achten Sie darauf, dass Sie mit einer professionellen Agentur bzw. zuverlässigen Unternehmen arbeiten. Arbeiten Sie mit Verträgen, in denen Aufgaben, Fristen und Preise klar beziffert werden. Holen Sie unterschiedliche Angebote von Reinigungsunternehmen ein und überzeugen Sie sich von dem hohen Standard der Firma beispielsweise durch eine Probereinigung.

    Frau reinigt die Küche mit einem Tuch, Handschuhen und einer Sprühflasche

    Nicht nur dann, wenn Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus in eine Feriensiedlung integriert ist, sondern ganz grundsätzlich ist unser Tipp: Informieren Sie sich, mit welchem Reinigungsanbieter andere Vermieter in der Nähe Ihrer Ferienimmobilie arbeiten und wie es um die allgemeine Zufriedenheit mit der Reinigungsleistung steht. Gerade bei der Verwaltung von Ferienhäusern ist es sehr kostbar, den Erfahrungsschatz anderer Vermieter zu kennen.

    Wenn Sie sich entschieden haben, werden Sie merken: Die Investition in eine gute Reinigungsfirma für die Ferienwohnung im Ausland oder in der Ferne ist sehr viel wert. Sie nimmt Ihnen massiv Arbeit ab und trägt maßgeblich dazu bei, dass Sie zufriedene und wiederkehrende Gäste haben.

    Übrigens: In unserem Blogartikel „Reinigung von Ferienwohnungen – so geht’s richtig“ finden Sie ausführliche Informationen für die Reinigung der Ferienwohnung – Zimmer für Zimmer führen wir Ihnen auf, was zur Reinigung einer Ferienwohnung gehört. Damit können sie auch super eine Checkliste für Ihren Dienstleister erstellen.

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    Wie Sie Ihre Ferienwohnung im Ausland vor Einbrüchen schützen

    Kommen wir zum nächsten entscheidenden Punkt der Verwaltung der Ferienwohnung: Ihre Ferienwohnung sollte immer sicher vor Einbrüchen sein – ganz unabhängig davon, ob Sie in der Nähe Ihrer Immobilie wohnen oder nicht. Und ganz unabhängig davon, ob aktuell Gäste in der Wohnung residieren oder sich die Wohnung im Leerstand befindet – wobei Letzteres besonderer Anreiz für Einbrüche sein kann.

    Treffen Sie daher Maßnahmen bzw. Sicherheitsvorkehrungen, die Ihnen und Ihren Gästen rund ums Jahr ein gutes Gefühl geben und die Ihre Ferienwohnung schützen, auch wenn Sie persönlich als Vermieter nur selten vor Ort sind.

    Zu diesen Sicherheitsvorkehrungen zählen zum Beispiel:

    • Überwachungskameras (mit Live-Meldung per App)
    • Sicherheitsschlösser
    • Bewegungsmelder
    • Einbruchmeldeanlagen in Verbindung mit einem Security-Service

    In unserem Blogartikel „10 Tipps gegen Einbrecher bei Ferienunterkünften“ finden Sie weitere erprobte Hilfestellungen für die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung im Ausland bzw. aus der Ferne. Wir möchten Ihnen aber bereits hier mitgeben:

    Viele der Sicherheitssysteme und -techniken lassen sich auch aus der Distanz heraus wunderbar per App und dem Smartphone, Computer oder Tablet steuern. Und sollte eine Warnung eingehen, werden Sie – unabhängig davon, wo Sie sich befinden – informiert und können automatisiert entsprechende Maßnahmen einleiten.

    Wichtig ist, dass Sie Ihre Gäste über Sicherheitsmaßnahmen informieren, damit Ihre Urlauber im Zweifel auch wissen, welcher Sicherheitsservice vor Ort zuständig ist und ihnen beiseite steht, sollte während ihres Urlaubs ein Einbruch stattfinden.

    Ferienwohnung verwalten: Was Sie vor der Anreise der Gäste tun können

    Hiermit sind wir zu einem entscheidenden Punkt gekommen. Denn die Ferienwohnung verwalten heißt auch, schon einige wichtige Schritte im Vorfeld zu gehen – nämlich vor der Anreise der Urlauber. Schauen wir uns das in den folgenden Absätzen genauer an.

    Ihre Ferienunterkunft inserieren und online bewerben

    Ganz unabhängig davon, ob Sie in der Nähe der Ferienimmobilie wohnen oder nicht: zu den wichtigsten Schritten der Verwaltung gehört, die Wohnung oder das Haus zu inserieren und zu bewerben. Denn ohne beides kommen sehr wahrscheinlich nicht ausreichend Gäste und Ihr Vermietungsprojekt droht schnell zu scheitern.

    Das Inserat ist hierbei Schritt 1:
    Gute Fotos, aktuelle und aussagekräftige Texte, eine vollständige Auflistung der Ausstattungsmerkmale, Kontakt- und Buchungsmöglichkeiten sind nur einige der Aspekte, die es hier zu berücksichtigen gilt. (Sollten Sie noch kein Inserat angelegt haben, finden Sie in unserem Blogartikel „Wie Sie gute Inserate schreiben“ detaillierte Informationen und Tipps)

    Steht das Inserat geht es mit der Bewerbung des Angebotes an Schritt 2:
    Gerade dann, wenn Ihre Ferienwohnung in einem beliebten Urlaubsgebiet liegt und viel Wettbewerb besteht oder wenn Sie noch keine Stammgäste haben, dann ist eine wiederkehrende Vermarktung ein absolutes Muss.

    Ihre Ferienwohnung auch aus der Ferne zu bewerben ist möglich zum Beispiel über:

    • Ihren Newsletter
    • Inserate in Tageszeitungen und Fachzeitungen
    • Facebook- und Google-Anzeigen

    Über welchen Weg Sie Ihre Werbung schalten, hängt entscheidend davon ab, wo Sie Ihre Wunschgäste vermuten. Das heißt, fragen Sie sich:

    Welche Zeitung liest meine Zielgruppe?

    Welchen Social Media-Kanal nutzt sie?

    Und wofür genau interessiert Sie sich?

    Selbstverständlich ist auch Ihr Werbebudget ein wichtiger Faktor für die Wahl der Werbefläche. Informieren Sie sich gern über unseren Blogartikel „Ferienwohnung online vermarkten“ noch detaillierter darüber, wie Sie Ihre Ferienwohnung im Internet gut präsentieren können.

    Die Buchung bestätigen und einen Mietvertrag abschließen

    Um Missverständnisse zu vermeiden und von vorneherein für ein Mietverhältnis zu sorgen, mit dem sich beide Parteien wohl und sicher fühlen, raten wir Ihnen dringend: Schließen Sie eine bestätigte Buchung durch einen Mietvertrag mit Ihren Urlaubsgästen ab.

    In diesem formellen Teil der Ferienwohnung-Verwaltung sind nicht nur die Zahlungsbedingungen und Daten der Vertragspartner festgehalten, sondern auch Recht und Pflichten beider Parteien – so zum Beispiel:

    • In welcher Form und mit welchen Ausstattungsdetails stellen Sie wann die Ferienunterkunft zur Verfügung?
    • Welche Form der Reinigung muss der Mieter vornehmen?
    • Welche Hausordnung ist zu beachten und was ist im Fall von Schäden zu tun?

    Vor allem dann, wenn Sie aus der Ferne verwalten und Ihre Ferienwohnung weit weg und im Ausland liegt und Sie nicht schnell einmal vorbeikommen können, ist ein schriftliches Abkommen wichtig.

    Zahlen Gäste Mietpreis und/oder Kaution vor Ort, sollten Sie einen Verwalter als Ihren Stellvertreter mit der Betreuung der Zahlung beauftragen. Zur Thema Verwalter vor Ort bei Ferienwohnungen erhalten Sie unten noch weitere Tipps von uns.

    Verwaltung der Ferienwohnung durch gute Kommunikation vor der Anreise

    Zur Verwaltung der Ferienwohnung zählt auch, sich in die eigenen Gäste hineinversetzen zu können und mit ihnen gut zu kommunizieren – auch bereits vor Urlaubsantritt.

    Denn Fragen wie folgende sind seitens der Urlauber quasi schon vorprogrammiert:

    • Wo finde ich was?
    • Wen kann ich im Zweifel anrufen, wenn …?
    • Wie komme ich nach …?
    • Wo stellen wir unser Auto ab?
    • Wo ist der nächste Kinderarzt?
    • Welches Restaurant bietet wirklich gute regionale Küche?

    Fangen Sie diese Fragen Ihrer Gäste ab und beantworten Sie sie bereits im Vorfeld.

    Nach der Buchungsbestätigung haben Sie die Möglichkeit zum Beispiel gleichzeitig mit Versand des Mietvertrages entscheidende Details zur Anreise und Nutzung der Ferienunterkunft sowie hilfreiche Informationen rund um den Urlaub per Mail an Ihre Gäste zu schicken. Einmal aufgesetzt und standardisiert verschickt nimmt Ihnen das erheblichen Aufwand in der Verwaltung der Ferienwohnung ab. Gleichzeitig informiert dieser Schritt Ihre Gäste umfassend schon im Moment der Vertragsunterzeichnung.

    Diese gut durchdachte Information und Kommunikation kommt nicht nur gut an und sorgt für zufriedene Gäste, sondern erspart Ihnen auch Arbeit. Denn Urlauber, die bestens informiert sind, rufen Ihre Vermieter in der Ferne auch nicht an, um zu erfahren, wo der Schuppenschlüssel deponiert ist oder sich der nächste Fahrradverleih befindet.

    Diese Art der Information ist also ein entscheidender Teil der persönlichen Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Gästen, auf den Sie unserer Erfahrung nach nicht verzichten sollten.

    Und was, wenn doch einmal Fragen während des Urlaubs aufkommen?

    Dann lassen Sie Ihre Gäste wissen, wie Sie auch in der Ferne und im Ausland erreichbar sind: per WhatsApp, E-Mail, Telefon? Wofür auch immer Sie sich entscheiden, wir raten Ihnen: Versuchen Sie Privates und Berufliches zu trennen. Legen Sie sich beispielsweise eine E-Mail-Adresse als Vermieter oder ein Mobiltelefon für die Vermietungszwecke an. So gibt es keine Durchmischung von beruflichen und privaten Nachrichten und Sie verwalten die Ferienwohnung noch müheloser.

    Wie Sie den Aufenthalt Ihrer Gäste angenehm gestalten

    Die Gäste reisen an! Jetzt können Sie Ihnen auch aus der Ferne einen schönen Empfang bescheren und sie als Gastgeber willkommen heißen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in den folgenden Absätzen.

    Gäste in der Ferienwohnung willkommen heißen

    Selbstverständlich gehört zu einer angenehmen Ankunft vor allem eine saubere und vollständig eingerichtete Ferienunterkunft, gemachte Betten, sauber geputzte Fensterscheiben und ein freigefegter Zufahrtsweg.

    Aber Sie können noch durch weitere kleinere Aufmerksamkeiten trumpfen und dadurch auch über die Entfernung präsent wirken.

    Willkommenskorb mit Wein und Blumen

    Beliebte Willkommensgrüße sind zum Beispiel:

    • ein Blumenstrauß auf dem Küchentisch
    • eine Flasche regionalen Weins und bereitgestellte Weingläser
    • Betthupferl in Form von kleinen Schokoladen oder Pralinen
    • ein Gästebuch/Willkommensbuch (dazu unten mehr)
    • ein persönlicher Brief mit Ihren Lieblingstipps zu Strand, Gastronomie, Ausflügen

    Sie sehen: Es sind Kleinigkeiten, die direkt bei der Ankunft eine angenehme Stimmung schaffen. Bei einigen kann Ihnen auch bei der Vermietung aus der Ferne Ihr Reinigungsservice behilflich sein. Für andere wünschen Sie sich vielleicht Unterstützung durch einen Verwalter? Zu letzterem kommen wir gleich. Doch zunächst wollen wir uns ansehen, wie Ihre Gäste überhaupt in die Ferienwohnung gelangen, ohne dass Sie persönlich vor Ort sind und eine Schlüsselübergabe übernehmen können.

    Erleichterung für die Verwaltung von Ferienwohnungen im Ausland: Schlüsselübergabe mit Schlüsseltresoren

    Sie wünschen sich eine Option, dass Ihre Mieter rund um die Uhr beispielsweise an den Wohnungsschlüssel kommen? Oder Sie sind persönlich nicht vor Ort und haben auch (noch) niemanden, der Sie gegenüber Gästen der Ferienwohnung vertritt und diese für die Schlüsselübergabe treffen kann? Keinen Verwalter, keine guten Bekannten in der Nachbarschaft?

    Dann können Sie den Check-In und die Übergabe der Schlüssel ganz wunderbar und unkompliziert über smarte Lösungen und Technologien regeln. Schlüsselboxen, Schlüsseltresore, elektronische Schlösser und Lock-Systeme bieten sich hierfür an und sind für viele Situationen sehr praktisch für Vermieter und Mieter.

    Die Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern durch Schlüsseltresore oder Schlüsselsafes im Außenbereich nutzen beispielsweise viele unserer Gastgeber. Dank ihnen gelangen Urlaubsgäste durch die Eingabe eines individuellen Zahlencodes an die Schlüssel der Ferienwohnung. Das spart Ihnen als Gastgeber viel Zeit und erleichtert Ihre Verwaltung massiv. Und Ihren Gästen bieten Sie so absolute Flexibilität bei der Anreise.

    Wenn Sie sich für Schlüsseltresore interessieren, lesen Sie gern unseren Artikel und Testbericht. (Hier gelangen Sie zum Testbericht über Schlüsseltresore und Schlüsselsafes.)

    Die (digitale) Gästemappe

    Wir haben es oben bereits angesprochen: Die Gästemappe (oder auch Willkommensmappe) gehört auch zur Ferienhaus-Verwaltung dazu. Wir raten Ihnen – auch aufgrund jahrelanger Erfahrung – Ihre Gästemappe bedacht und umfassend zu gestalten.

    Die Willkommensmappe stellt Ihren Gästen nicht nur Sie als Vermieter und vor allem die Ferienwohnung und den Ferienort mit allen Annehmlichkeiten und Services vor. Vielmehr können Sie hier auch Hausregeln benennen und kleine Anleitungen zum Umgang der Ferienwohnung zu Mietbeginn und auch zum Urlaubsende mitgeben.

    So zum Beispiel:

    • Wie wird der Müll getrennt und wo entsorgt?
    • Wie funktionieren technische Geräte?
    • Wie lautet das WLan-Passwort?
    • Wann sind die Check-Out-Zeiten?
    • Auf welche Einstellungen ist die Heizung bei Abreise zu regeln?

    Die Gästemappe ist quasi das Nachschlagewerk für einen komfortablen und reibungslosen Urlaub. Lesen Sie gern in unserem Blogartikel „Gästemappe erstellen“ nach, was alles in diese Übersicht für Ihre Gäste gehört.

    Immer mehr Gastgeber bieten ihren Gästen auch digitale Willkommensmappen an, die auf dem Tablet und Smartphone gelesen und genutzt werden können. Abgesehen von der einfachen Nutzung, auf dem eigenen Endgerät, gibt es weitere Vorteile: Die digitale Willkommensmappe ist

    • jederzeit verfügbar
    • immer aktuell (und Sie müssen die überholen Inhalte nicht manuell austauschen lassen in der Print-Variante)
    • ein Zeichen professioneller Vermietung
    • hygienischer als die ausgedruckte Variante
    • eine gute Option, um direkt zu Ausflugstipps, Fahrradverleih etc. zu verlinken
    • komfortabler für beide Parteien, u.a. da Sie hier die am häufigsten gestellten Fragen einfach beantworten und pflegen können

    Gut zu wissen:
    Unsere registrierten Kunden können sich in unserer Traum-Plaza kostenlos und mit nur wenigen Klick ihr digitales „WelcomeBook“ erstellen. Per Link können sie das dann ihren Gästen vor der Anreise zuschicken (damit sie zum Beispiel direkt den Code für den Schlüsseltresor haben).

    Abschließende Verwaltung nach der Abreise der Gäste

    Alle Aspekte der Verwaltung von Ferienwohnungen im Vorfeld der Vermietung und auch für einen angenehmen Aufenthalt Ihrer Gäste in Ihrer Immobilie sind getroffen. Schauen wir uns nun zum Ende des Artikels noch an, welcher Schritt nach dem Urlaub anfällt:

    Die Meinung der Gäste zum Aufenthalt einholen

    Wenn die Gäste abgereist sind, die Heizung runtergeregelt ist und die Betten vom Reinigungsservice abgezogen wurden … nein, auch dann ist der Verwaltungsakt der Ferienwohnung noch nicht abgeschlossen.

    Wir empfehlen Ihnen dringend, sich jetzt noch nicht „zurückzulehnen“ und sich über ein erfolgreich abgeschlossenes Mietverhältnis zu freuen. Eine Sache, die für Sie zum langfristigen Erfolg als Vermieter beiträgt, ist noch zu tun:

    Holen Sie sich ehrliches Feedback Ihrer Urlaubsgäste ein.

    Schaffen Sie Routinen, die Ihnen kontinuierlich die Meinung und Erfahrungen von Feriengästen in Ihren vier Wände einbringt. Und die Ihnen die Möglichkeit gibt:

    • Dinge in puncto Ausstattung oder auch Abläufe der Vermietung zu optimieren und immer zufriedenere Gäste zu haben
    • in den offenen Dialog mit Ihren Gästen zu kommen und so aus Erstbesuchern Stammgäste zu machen
    • Kundenstimmen zu erhalten, die Sie für die Bewerbung der Ferienwohnung nutzen können


    Stimmen und Bewertungen einzuholen, sollte daher für Sie nie lästige Pflicht oder eine Sache sein, die man mal machen kann, wenn genug Zeit ist. Nein! Kundenbewertung gehören fix zur Verwaltung der Ferienwohnung dazu. Auch im Ausland. Auch aus der Ferne.

    Wir raten Ihnen, vorformulierte E-Mails mit Bitten um Bewertungen an Ihre Urlauber kurz nach deren Abreise zu senden. Denn frisch nach dem Urlaub erhalten Sie die besten Bewertungen und begeistertsten Kommentare. Unser Blogartikel „Ferienwohnungen erfolgreich vermieten: Wie Sie gute Bewertungen bekommen und am besten nutzen“ hilft Ihnen dabei, die richtigen Routinen zu entwickeln, einen Muster-Text für die E-Mail zu entwerfen, um Kundenstimmen zu bekommen und auch zu verwalten.

    Verwaltung der Unterkunft an einen Dienstleister abgeben

    Nun wissen Sie, was Sie bereits vorbereitend zur Vermietung bis hin zur Abreise der Gäste in Sachen Ferienwohnung verwalten tun können und tun sollten – auch, wenn die Ferienwohnung in der Ferne und im Ausland liegt.

    Und wir haben Ihnen eingangs und zwischendurch auch in Aussicht gestellt, dass wir auch auf den Aspekt zu sprechen kommen, der Sie noch mehr als Vermieter entlastet und für reibungslose Abläufe sorgt: Wir sprechen von der Beauftragung eines externen Dienstleisters mit der Verwaltung der Ferienwohnung, dem Sie ganz nach Wunsch die gesamte Verwaltung vor Ort oder auch nur Teilbereich abgeben können.

    Nicht immer ist es nämlich mit vorkehrenden Maßnahmen wie smarten Technologien oder auch einer umfassenden Willkommensmappe getan. Stellen Sie sich vor:

    Junge Frau in einem Büro in der Verwaltung

    Ihre Gäste sperren sich aus.

    Die Waschmaschine läuft aus.

    Die Toilette ist verstopft.

    Haben Sie eine Hausverwaltung beauftragt, die für alle Fragen und Probleme vor Ort oder nur für bestimmte Aspekte zuständig ist, kann diese eine fixe Anlaufstelle sein. Sie ist ein verlässlicher Ansprechpartner für Ihre Gäste, der Sie umfassend vor Ort vertritt und über alle Belange rund um die Vermietung und Verwaltung der Ferienwohnung informiert ist. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl. Und Ihren Gästen.

    Eine bewährte Lösung hierfür ist ein externer Dienstleister in Form einer Hausverwaltung bzw. ein Hausmeisterservice.

    Die Hausverwaltung kümmert sich je nach Auftrag zum Beispiel um

    • Reinigung und Wäscheservice
    • Erneuerung der Ausstattung
    • akute Probleme der Mieter als Notfallkontakt
    • Schlüsselübergabe
    • Check-In und Check-Out
    • Koordination von Reparaturaufgaben
    • Gärtneraufgaben

    Diese Services sind natürlich mit Kosten für Sie verbunden, die je nach vereinbarten Aufgaben und Verantwortlichkeiten und auch nach Land und Region variieren können.

    Wägen Sie gut ab, ob ein zusätzlicher Dienstleister für Sie, Ihre Gäste und Ihre Ferienwohnung notwendig ist. Oder ob Sie mit modernen Technologien für die Smart Home Steuerung gut bedient sind.

    Fühlen Sie sich aber mit einem Dienstleistungsunternehmen an der Seite bei der Ferienwohnung im Ausland bzw. in der Ferne wohler, dann holen Sie sich mehrere Angebote ein und vergleichen Sie diese.

    Wichtig:
    Auch wenn Sie einen Ansprechpartner vor Ort haben und mit einer professionellen Agentur arbeiten, gibt es Aufgaben, die Sie selbst verwalten müssen. Das ist zum Beispiel die Meldepflicht Ihrer Gäste und auch die Zahlung der Kurtaxe, die dem örtlichen Tourismusverband zugutekommt und in ihrer Höhe stark regional variieren kann.

    Schaffen Sie jetzt klare Abläufe und Routinen der Verwaltung Ihrer Ferienwohnung

    Wenn Sie unseren Artikel bis hierher gelesen haben, sind Sie bestens darüber informiert, wie umfassend die verwaltenden Aufgaben rund um eine Ferienwohnung aussehen und wie Sie diese am besten angehen.

    Wir möchten Ihnen abschließend noch einen Tipp mitgeben: Gehen Sie unseren Ratgeber-Artikel Schritt für Schritt durch und nehmen Sie nicht alle Punkte gleichzeitig in Angriff. So behalten Sie den Überblick und kommen langfristig schneller ans Ziel einer rundum gut organisierten Verwaltung Ihrer Ferienwohnung aus der Ferne.

    Wir laden Sie außerdem herzlich ein, sich bei Traum-Ferienwohnungen als Gastgeber zu registrieren, Ihre Ferienwohnung bei uns zu inserieren. So verpassen Sie nie wieder einen unserer Tipps rund um Verwaltung, Bewerbung und gute Buchung Ihrer Immobilie.

    Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

    Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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