Kennen Sie das? Es ist Hochsaison und am Samstag ist Gästewechsel? Um 10:00 Uhr checken die einen Gäste aus und die neuen Urlauber stehen schon fast vor der Tür und wollen die Ferienwohnung beziehen?
Gut, wenn Sie gerade für solche Situationen eine Inventarliste für Ihre Ferienwohnung haben. Denn innerhalb weniger Stunden muss das Feriendomizil (wieder) in einem Top-Zustand sein: Nicht nur eine gründliche Reinigung ist dafür wichtig, sondern auch das gesamte Inventar muss vorhanden sein und dafür auch beim Gästewechsel überprüft werden.
Mit akribischem Blick gehen Sie und/oder Ihre Verwaltung vor Ort durch die Ferienwohnung:
- Gibt es Flecken auf dem Teppich?
- Haben die Wände Schlieren?
- Funktionieren Kühlschrank und der Backofen einwandfrei?
- Sind Teller, Gläser, Messer vollzählig?
- Müssen die Batterien für die TV-Fernbedienungen ausgewechselt werden?
- Ist die Gästemappe abgegriffen und eine Erneuerung notwendig?
Alle diese Punkte müssen Sie in kürzester Zeit überprüfen und den Austausch und eventuell anfallende Reparaturen in die Wege leiten. Damit Sie alles im Blick haben und nichts vergessen, erstellen Sie sich idealerweise eine Inventarliste. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Was ist eine Inventarliste?
Diese Arbeitserleichterung hört sich gut an? Aber Sie fragen sich, was genau eine Inventarliste überhaupt ist und wie Sie sie erstellen können?
Gern klären wir Sie auf: Eine Inventarliste hilft Ihnen bei der Bestandsaufnahme Ihres Feriendomizils. Diese eine Liste umfasst die gesamte Ausstattung und alle Einrichtungsgegenstände Ihrer Ferienwohnung. Wie sie im Detail aussieht und welche Punkte genau sie enthält, bestimmen Sie. Sie legen fest, was für Sie und Ihre Gäste wichtig ist:
- Ist es für Sie relevant, dass alle Gegenstände funktionstüchtig sind?
- Möchten Sie kontrollieren, dass die Einrichtung frei von Schäden und Bruchstellen ist?
- Soll Ihnen die Inventarliste als Protokoll dienen, mit dessen Hilfe Sie mit Ihren Gästen eventuelle Schäden dokumentieren können?
Der Zweck der Inventarliste entscheidet über den Inhalt.
Je nachdem, was für Sie relevant ist, konzentrieren Sie sich mehr auf die Haushaltsgeräte und/oder beispielsweise auf die Oberflächen wie die Wände und Böden. Ergänzt wird Ihre Liste durch die Option, durch das Setzen von Kreuzen den Zustand zu dokumentieren sowie durch Platz für Kommentare. Aber: Alles kommt immer in nur eine Liste. Auf diese Weise garantiert die Inventarliste immer den aktuellsten und kompletten Überblick über Ihre Ferienwohnung.
Unser Expertentipp:
Nutzen Sie Ihre Inventarliste als Protokoll, gehen Sie hier mit Fingerspitzengefühl gegenüber Ihren Urlaubern vor. Kommunizieren Sie die Inventarliste eher neutral als Absicherung für beide Seiten. So schaffen Sie gleich eine positive Atmosphäre.
Vorteile einer Inventarliste
Eine Inventarliste für Ihre Ferienwohnung wird einmal aufgesetzt und hilft Ihnen ab dann immer, die Wohnung an Ihre Gäste in bestmöglichem Zustand zu übergeben. Sie leisten so auch mit der Inventarliste einen Beitrag dazu, dass sich Ihre Gäste wohlfühlen und gern wiederkommen. Aber eine Inventarliste bringt Ihnen noch viele weitere Vorteile, die wir Ihnen hier vorstellen möchten:
- Mit einer Inventarliste behalten Sie – wie angesprochen – den Überblick. Das macht sich vor allem dann bezahlt, wenn Sie über mehrere Ferienwohnungen verfügen. Hier das gesamte Inventar im Kopf zu haben, fällt im Zweifel nicht leicht.
- Eine Inventarliste ist zudem ausgesprochen sinnvoll, wenn Ihre Ferienwohnung von mehreren Personen verwaltet wird. Wer auch immer gerade am Zug ist, die Bestandsaufnahme zu übernehmen, hat alles sofort im Blick. Absprachen sind nicht nötig.
- Sie haben eine Liste, die Sie abhaken können. Selbst in stressigen Phasen konzentrieren Sie sich so auf jeden einzelnen Punkt und vergessen nichts.
- Auf der Inventarliste halten Sie gleich weitere Maßnahmen fest. Sie vermerken Schäden und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Nach der Besichtigung können Sie diese Punkt für Punkt abarbeiten oder delegieren.
- Die Liste ist eine Basis, um Schadensersatzansprüche gegenüber Ihren Gästen geltend machen. Wichtig: Voraussetzung dafür ist, dass die Liste von den Urlaubern gegengezeichnet wurde. Dafür müssen Sie ihnen bei der An- und Abreise genügend Zeit geben, um alles zu überprüfen.
Was gehört in eine Inventarliste?
Wie wir oben bereits erwähnten, ist es sinnvoll, sich noch vor dem Beginn mit der Liste zu überlegen: „Wie und wofür will ich sie nutzen?“
Möchten Sie beispielsweise den Zustand der Wohnung überprüfen? Dann führen Sie lediglich die Decken, Böden und Wände auf sowie die wichtigsten Gegenstände. Wie viele Löffel noch im Besteckkasten sind, ist dann nicht entscheidend.
Gehören Ihnen mehrere Ferienwohnungen oder kümmert sich Ihr Verwalter um mehrere Immobilien? Dann sollten Sie für eine gute Zuordnung der Inventarliste in der Kopfzeile Platz für das Datum, den Namen und die Adresse der Ferienunterkunft einplanen. Wenn die Ferienwohnung von mehreren Personen verwaltet wird, denken Sie an ein Feld, wo der Durchführende seinen Namen einträgt.
Sie nutzen die Inventarliste, um Schadensersatzansprüche zu erkennen und zu dokumentieren? Dann fügen Sie noch folgende Punkte hinzu:
- Name des Gastes
- Anschrift des Gastes
- An- und Abreisedatum
- In der Fußzeile ist Platz für die Unterschriften und Anmerkungen.
Strukturieren Sie nun Ihre Liste nach Räumen. Das erspart Ihnen Zeit, da Sie beim Abhaken der Punkte nicht ständig die Räume wechseln und hin- und herlaufen müssen. Wir machen Ihnen in den folgenden Absätzen konkrete Vorschläge, worauf Sie in den einzelnen Räumen achten sollten.
Zustand und Bestand der Küche dokumentieren
Die Küche ist der Raum in Ihrer Ferienwohnung, in dem viel gearbeitet wird und dessen Ausstattung besonders umfangreich ist. In der Küche ist daher in der Regel besonders viel zu überprüfen.
Und Sie kennen das Sprichwort: Wo gehobelt wird, fallen Späne. Schnell fällt ein Teller zu Boden und zerbricht. Oder beim Braten zerkratzt die Pfanne durch eine Unachtsamkeit oder falschen Gebrauch. Und der in Urlaubslaune geköpfte Sekt spritzt die Wände voll. Das alles kann passieren. Aber schon allein damit die nächsten Gäste eine saubere und komplett ausgestattete Ferienwohnung und Küche vorfinden, raten wir hier zur Dokumentation durch eine Inventarliste.
Prüfen Sie daher zum Beispiel wie folgt:
- Sind auf Arbeitsflächen, an Schranktüren oder auf dem Fliesenboden frische Schäden zu erkennen?
- Sind Teller, Tassen, Gläser und Co. komplett?
- Muss der Filter für die Abzugshaube erneuert werden?
- Sind alle Küchenmaschinen funktionstüchtig?
- Brennen alle Leuchten oder steht ein Lampenwechsel an?
- Sind Backofen, Herd und Kühlschrank in einem guten Zustand und die Töpfe, Pfannen samt Deckeln vorhanden?
Listen Sie für die Küche alle Gegenstände auf, die Ihnen wichtig sind.
Mit der Inventarliste das Esszimmer im Blick haben
Das Esszimmer ist ein gemütlicher Ort, an dem Ihre Gäste viel Zeit verbringen. Hier wird gemeinsam gegessen, erzählt und gelacht. Saubere und einladende Oberflächen sind daher sehr wichtig, damit sich Ihre Gäste wohlfühlen. Die Ausstattung an Gegenständen ist in diesem Raum im Vergleich zur Küche vermutlich eher überschaubar.
Prüfen Sie das Esszimmer unter anderem durch folgende Fragen:
- Sind Schlieren oder Flecken an den Wänden?
- Ist der Teppich sauber und die Fenster ordentlich gereinigt und ohne Fingerabdrücke?
- Benötigen die Vorhänge eine Wäsche oder gar einen Wechsel?
- Sind die Lampenschirme in ordentlichem Zustand, ohne Dellen, Löcher, Risse?
- Ist die Dekoration noch aktuell, der Trockenblumenstrauß intakt und hängt das Bild gerade? Oder steht vielleicht im Frühjahr immer noch die Weihnachtsdekoration im Zimmer?
- Ist die gewünschte Babyausstattung vollständig? Oder wird sie womöglich für die nächsten Gäste nicht benötigt und kann verstaut werden?
Listen Sie auch für das Esszimmer die Ausstattung und alle Gegenstände auf, die Ihnen wichtig sind.
Das Schlafzimmer samt Ausstattung und Zustand in der Inventarliste
Die Einrichtung der Schlafzimmer ist üblicherweise eher überschaubar. Doch ein guter Zustand ist auch in diesem Zimmer sehr wichtig. Denn erholsamer Schlaf ist das A und O für einen gelungenen Urlaub und ein großes Bedürfnis für jeden Gast. Achten Sie bei der Inventur besonders auf die Ausstattung rund ums Bett.
- Ist der Lattenrost in tadellosem Zustand?
- Muss die Matratze gewechselt werden?
- Sind Bettzeug und Bettwäsche frei von Flecken und Schäden?
- Schließen die Schubladen und Türen der Nachttische und Schränke oder hat sich etwas verzogen?
- Funktionieren Rollos und Jalousien einwandfrei und sorgen für eine erholsame, verdunkelte Nachtruhe?
Notieren Sie auch für das Schlafzimmer die Ausstattung und Details, damit Sie nichts beim prüfenden Rundgang durch die Wohnung vergessen.
Das Wohnzimmer in der Inventarliste
Das Wohnzimmer ist ebenso wie das Esszimmer ein besonderer Ort für die Gäste. Hier lassen Urlauber den Tag ausklingen, genießen abends einen Wein, spielen gemeinsam Karten und erzählen sich von Erlebtem.
Die tadellose Optik der Oberflächen und Textilien ist hier fürs Wohlfühlen und Gemütlichkeit entscheidend. Hinzu kommen in diesem Raum das Sofa, Sessel und der Fernseher, auf die Sie ebenfalls Ihr Augenmerk lenken sollten.
- Sind auf Sofa oder Sessel Risse und Flecken zu sehen?
- Hat der Sofatisch Kratzer oder abgeplatzte Ecken?
- Ist die Dekoration noch aktuell? Oder muss sie gegen aktuellere, frischere ausgetauscht werden?
- Funktionieren alle Leuchten? Sind die Leuchtschirme in optimalem Zustand?
- Ist der Kamin gereinigt und ausreichend Holz zum Nachfüllen vorhanden?
- Sind Fernbedienungen für Fernseher und Musikanlage an ihrem Platz? Müssen vielleicht die Batterien ausgewechselt werden? Und ist die Belegung der Sender noch in der Reihenfolge, wie Sie in der Gästemappe angeben wurden? Oder hat ein Gast sie versehentlich verstellt?
Fügen Sie für das Wohnzimmer alle Gegenstände in der Inventarliste auf, die Ihnen wichtig sind.
Das Badezimmer samt Ausstattung kontrollieren
Wie Sie sich vorstellen können, sind im Badezimmer Sauberkeit und ein einwandfreier Zustand ausgesprochen entscheidend für zufriedene Urlauber. Und hier fällt das Alter der Ausstattung am meisten ins Gewicht.
Gerade die Details entscheiden, ob sich Ihre Gäste wohlfühlen. Schauen Sie hier daher genau hin:
- Gibt es Verkalkungen an den Armaturen?
- Wie sehen die Silikondichtungen an den Waschbecken und in der Dusche aus? Müssen sie erneuert werden?
- Ist das Waschbecken oder die Badewanne zerkratzt?
- Weisen die Fugen zwischen den Fliesen Verschmutzungen auf?
- Funktionieren die Abflüsse?
- Sind die Seifenspender in einem guten Zustand und gefüllt.
- Gibt es aufgeplatzte Stellen an den Fliesen?
- Ist der Toilettendeckel intakt und klappert er auch nicht?
Führen Sie für das Bad die Ausstattung und alle wichtigen Gegenstände auf und denken Sie dabei an die Details.
Garten, Terrasse und Co. im Blick behalten
Jede Ferienunterkunft ist natürlich individuell gehalten. Wir haben Ihnen hier nur die Räume aufgelistet, die in der Regel zu jeder Ferienwohnung und jedem Ferienhaus gehören.
Wahrscheinlich wird Ihr Feriendomizil noch Besonderheiten haben. Gibt es zum Beispiel zum Beispiel eine Sauna, einen Balkon oder eine Terrasse? Zählt zu Ihrer Ferienunterkunft zudem noch ein Garten mit einem Grill, Sonnenmöbeln oder einem Pool? Wie steht es um den Flur samt Möbeln und Oberflächen?
Auch hier erwarten Ihre Gäste einen einwandfreien Zustand. Und die Liste lässt sich noch um viele weitere wichtige Punkte verlängern.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Inventarliste zu vervollständigen.
- Gehen Sie Ihr Feriendomizil einmal in Ruhe und Raum für Raum ab.
- Ergänzen Sie alles, was regelmäßig überprüft werden soll.
- Arbeiten Sie sorgfältig. Der Aufwand ist einmalig und macht sich später bezahlt.
Vielleicht haben Sie schon eine Vorlage im Laptop geöffnet und können direkt alle Punkte eintragen. Lassen Sie für jeden Raum noch ein bis zwei Spalten frei, damit Sie nachträglich noch weitere Punkte ergänzen können.
Unser Expertentipp: Überlegen Sie sich, ob Sie hinter jeden Punkt noch drei bis vier Zustände zum Ankreuzen ergänzen möchten. Unser Vorschlag ist wie folgt: Vorhanden/Austausch/Reparatur. Dahinter lassen Sie noch Platz für einen Kommentar, damit Sie konkreter werden können – zum Beispiel für Hinweise für einen Monteur.
Wie Sie eine Inventarliste mit Excel erstellen
Zum Anfertigen einer Inventarliste für Ihre Ferienwohnung empfehlen wir Ihnen das Office Programm Excel. Mit diesem Tabellenprogramm können Sie die Liste sehr einfach und vor allem übersichtlich erstellen.
Die Vorteile: Sie können die Liste beliebig erweitern und die Formatierung ist sehr einfach. Spalten und Zeilen lassen sich auch nachträglich einfügen oder löschen.
Schritt 1: Öffnen Sie dafür das Programm am Computer oder Tablet. Dann starten Sie ein neues Dokument und benennen die Datei. Wenn Sie die Liste nicht ausdrucken, sondern digital bearbeiten möchten, dann vereinfachen Sie sie. Legen Sie für jeden Raum einen eigenen Reiter an. Damit bleiben die Listen besonders übersichtlich.
Unser Tipp: Führen Sie die Überprüfung Ihrer Ferienwohnung mit Ihrem Tablet durch. So sparen Sie Papier und eine große Zettelwirtschaft. Auch ist die Liste in digitaler Form schnell an weitere Personen weitergeleitet.
Schritt 2: Richten Sie im oberen Bereich der Datei Felder für das Datum oder den Namen der Ferienunterkunft ein.
Schritt 3: Erstellen Sie im nächsten Schritt das Layout für die Liste. Zuerst kommt der Gegenstand, dann die Zustände zum Ankreuzen und am Ende der Platz für einen Kommentar.
Schritt 4: Wenn Sie die Listen ausdrucken möchten, dann achten Sie auf eine übersichtliche Gliederung des Inhalts. Fügen Sie Linien und Farbfelder hinzu. Wenn Sie die Spalten oder Zeilen zum Beispiel abwechselnd mit Grau und weiß hinterlegen, schaffen Sie eine bessere Übersicht. So können Sie auf dem Ausdruck die Spalten und Zeilen gut auseinanderhalten.
Schritt 5: Holen Sie sich notfalls Rat in Tutorials im Internet. Office gehört zu den Standardprogrammen. Hier werden Sie zu jeder Frage eine Antwort sowie Anleitung finden.
Mit einer Inventarliste für Ihre Ferienwohnung sparen Sie Zeit
Eine Inventarliste für Ihre Ferienwohnung erspart Ihnen größeren Zeitaufwand. Gerade dann, wenn es schnell gehen muss. Zwischen den wenigen Stunden, in denen die einen Gäste aus und die neuen einchecken, ist jede Minute entscheidend.
Mit Ihrer einen, umfassenden Inventarliste verschaffen Sie sich schnell einen Überblick und vergessen dabei nichts Entscheidendes. Gerade, wenn Sie mehrere Vermietungsobjekte haben und/oder Ihr Feriendomizil verwalten lassen, sind Zeit und schnelle Abläufe essenziell. Mit der Inventarliste können Sie die Ferienwohnung beruhigt und in idealem Zustand an die nächsten Gäste übergeben.
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Wir freuen uns auf Sie.
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