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So erstellen Sie eine Gästemappe – ausgedruckt oder digital

Illustration einer Gästemappe auf rotem Hintergrund
Illustration einer Gästemappe auf rotem Hintergrund

Haben Sie eigentlich schon Ihre (digitale) Gästemappe für die Urlauber in Ihrer Ferienwohnung erstellt? Noch nicht?

Dann stellen Sie sich vor:
Ihre Gäste betreten das erste Mal die Ferienwohnung, die Koffer werden abgestellt und der Urlaub kann starten. Aber zunächst haben Ihre Gäste zahlreiche Fragen: Wie lautet das WLan-Passwort? Wo ist der nächste Lebensmittelladen? Wo der beste Bäcker für frische Brötchen am Morgen? Wie geht die Sauna an und welche Ausflugsziele sind in der Region lohnenswert?

Gut, wenn Sie hier vorgesorgt haben und Ihre Gästemappe bereitliegt – ob digital oder ausgedruckt. Eine gute Gästeinformation nimmt Ihnen als Vermieter und/oder Ihrer Verwaltung vor Ort Arbeit ab, indem sie die häufigsten Fragen in Ihrem Namen beantwortet. Mit einer (digitalen) Gästemappe erfahren Ihre Gäste, was für sie wichtig ist. Außerdem tragen Sie mit persönlichen Empfehlungen für die Region zu einem unvergesslichen Aufenthalt bei.

Deshalb zeigen wir Ihnen, was Sie bei einer Gästemappe bedenken sollten. Wir listen Ihnen die Informationen auf, die unbedingt in Ihre Mappe hineingehören. So können Sie noch heute mit Ihrer Gästemappe starten.

Damit es für Sie noch einfacher wird, haben wir Ihnen eine Mustermappe für Ihre Ferienwohnungen erstellt, die Sie hier bequem herunterladen können.

Warum Sie eine Gästemappe brauchen

Wir wissen: Eine wirklich gute Gästemappe zu erstellen, lohnt sich. Machen Sie es nicht wie so viele Vermieter, die diesen Aufwand scheuen. Investieren Sie einen kleinen Augenblick in die Mappe und bieten Sie Ihren Gästen nicht nur eine Sammlung von Flyern in einer Box oder in einem Körbchen auf dem Tresen an.

Die Gästemappe ist eine wundervolle Gelegenheit, sich und Ihre Ferienwohnung vorzustellen.

In der Gästemappe sammeln Sie alle Informationen, die Ihre Gäste für einen reibungslosen Aufenthalt benötigen. Dadurch vermeiden Sie Frust und zudem Schäden und unnötige Reparaturen. Auch sparen Sie Zeit, weil Sie nicht vor Ort sein und immer wieder dieselben Dinge erklären müssen. Und Ihre Gäste fühlen sich trotzdem optimal betreut und müssen zudem nicht aufwendig recherchieren. Sie erhalten mit der (digitalen) Gästemappe eine gute Orientierung über die Ferienwohnung und die Umgebung. Somit machen Sie Ihre Gäste zufrieden und gewinnen vielleicht so die nächsten Stammgäste.

Vorteile einer digitalen Gästemappe

Sie haben sicherlich schon bemerkt, dass wir bei der Gästemappe ein digitales Format in Klammern gesetzt haben. Wir sehen aktuell, dass die digitale Version der Willkommensmappe immer beliebter wird., weil sie Ihnen und Ihren Gästen viele Vorteile bietet. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihre Gästemappe ausschließlich oder ergänzend in digitaler Form anzubieten. Sie wird sich sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste als sehr hilfreich erweisen.

Digitale Gästemappen sind immer verfügbar

Eine digitale Gästemappe ist immer verfügbar. Mittlerweile sind fast alle Urlaubsgäste mit einem Smartphone ausgestattet. Mit diesem können Ihre Gäste jederzeit auf die digitale Gästeinformation zugreifen. So helfen Sie Ihren Gästen bei der Anreise, aber auch während des Aufenthalts. Mit den zahlreichen Tipps und nützlichen Hinweisen für Ausflüge, Restaurants und Notfälle können Ihre Gäste den Urlaub spontan, sorglos und flexibel gestalten.

Ihre digitale Gästemappe ist schnell erstellt

Eine digitale Gästemappe zu erstellen, mag komplizierter klingen, als es ist. Tatsächlich lässt sie sich recht schnell erstellen – zwar nicht mit einem Fingerschnippen, aber mit unserer digitalen Vorlage für eine Mustermappe haben Sie mit einem Klick einen Leitfaden heruntergeladen, den Sie mit allen wichtigen Informationen versehen und befüllen können. Speichern Sie die Gästemappe zum Schluss als PDF ab. Jetzt können Sie die Datei problemlos per Mail an Ihre Gäste verschicken.

Digitale Gästemappe: Gästeservice von Anfang an

Sobald die digitale Gästemappe Ihren Gästen als PDF zur Verfügung steht, punkten Sie mit einem guten Service. Jetzt stehen Ihre Gäste schon vor der Abfahrt alle wichtigen Punkte über die Anreise und Schlüsselübergabe zur Verfügung. Auf diese Weise erfahren sie, wie sie am bequemsten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto zu Ihnen kommen. Außerdem wissen Ihre Gäste, wo sich die Parkplätze für die Ferienunterkunft befinden und wie die Schlüsselübergabe erfolgt.

Durch die digitale Gästemappe sparen Sie Kosten und Zeit

Ein weiterer Vorteil der digitalen Gästemappe ist die schnelle Überarbeitung. Mit geringem Aufwand aktualisieren Sie zu jeder Zeit die Gästemappe. Sie müssen nur die entsprechenden Infos abändern und das PDF neu abspeichern.

Auch sparen Sie Kosten, weil Sie nicht mehr abgenutzte Seiten und Mappenhüllen ersetzen müssen.

Außerdem wissen wir teils aus eigener Erfahrung, dass eine digitale Gästemappe die hygienischere und optisch ansprechendere Lösung ist. Abgegriffene Mappen mit Flecken werden Ihre Gäste eher abschrecken und Ihnen einen schlechten Eindruck von Ihnen geben. Erst recht, wenn Sie keinen direkten Kontakt zu Ihren ihnen haben.

Unser Tipp: Halten Sie die Gästemappe aktuell. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig den Zustand und tauschen Sie notfalls aus. Die Gästemappe ist ein Aushängeschild für Sie und sollte immer in einem guten Zustand sein.

Eine (digitale) Gästemappe erstellen: So geht‘s

Aber wie erstellen Sie nun eine richtig gute Gästemappe? Unser Tipp: Laden Sie direkt unsere Mustermappe für Ferienwohnungen herunter.

Fragen Sie sich dann, welche Informationen Ihre Gäste benötigen.

Versuchen Sie, dafür in den Kopf Ihrer Gäste zu schlüpfen. Was brauchen, wünschen, erhoffen sie sich vom Urlaub? Überlegen Sie auch, welche regionalen Highlights wie Nationalparks, besonders schöne Städtchen oder malerische Buchten Sie vorstellen wollen. Erstellen Sie eine Liste an Wissenswertem und Spannendem über Land, Leute und Geschichte.

Das Lesen der Gästemappe sollte nach Möglichkeit nicht nur rein informativ sein, sondern auch Spaß beim Lesen bereiten. Abwechslungen durch Bilder, Überschriften und Flyer helfen, die Mappe aufzulockern. Sie sollte jedoch nicht zu verspielt sein und durch dekorative Details vom Wesentlichen ablenken.

Auch ein Inhaltsverzeichnis ist sinnvoll, damit sich Ihre Gäste schnell zurechtfinden.

Überlegen Sie sich außerdem, in welchem Format Sie die Gästemappe anbieten wollen. Soll es ein festes Buch, ein Ringordner und/oder ein digitales Format sein? Wir empfehlen Ihnen ein Format, dass Sie leicht aktualisieren können.

Glückliches Paar schaut gemeinsam auf einen Laptop , wo es z.B. eine Website erstellt

Unser Expertentipp: Wählen Sie ein gutes Maß an Informationen. Erschlagen Sie Ihre Gäste nicht mit zu vielen Details, sondern nehmen Sie nur relevante Informationen in die Mappe und treffen Sie eine persönliche Auswahl. Strukturieren Sie den Inhalt. Nutzen Sie viele Überschriften und Hervorhebungen, damit sich Lesende auch bei längeren Texten schneller zurechtfinden und Gesuchtes ohne Umwege finden. In einer digitalen Version können sie auch innerhalb des PDFs entsprechende Links setzen.

Schauen wir uns nun an, welche Inhalte Sie unbedingt in Ihrer Gästemappe haben sollten. Wir haben in den nächsten Absätzen unsere 11 wichtigsten Punkte zusammengetragen.

Wollen Sie direkt mit dem Erstellen Ihrer Gästemappe loslegen? Dann laden Sie sich unsere Muster-Gästemappe herunter, die Sie individuell für Ihre Ferienwohnung anpassen können.

Inhalt #1: Urlauber in der Einleitung richtig willkommen heißen

Gerade dann, wenn Sie Ihre Gäste am Anfang nicht persönlich willkommen heißen können, ist die Gästemappe ideal, um sich selbst als Gastgeber vorzustellen und eine wertschätzende Verbindung zu den Urlaubern aufzubauen. Der erste Eindruck der Mappe ist deshalb entscheidend. Eine Sammlung an losen Blättern und Flyern in einem abgegriffenen Ordner ist wenig einladend.

Nehmen Sie sich deshalb Zeit für die Einleitung. Begrüßen Sie Ihre Gäste und stellen Sie sich und das Feriendomizil kurz vor. Ein paar persönliche Worte geben Ihren Urlaubern direkt ein gutes Gefühl und nehmen die Anonymität.

Geben Sie in der Anleitung unbedingt auch direkt Ihre Kontaktdaten an, damit Ihre Gäste Sie im Notfall gut erreichen können.

Inhalt #2: Allgemeine Informationen zur Ferienunterkunft

Nach den einleitenden Worten stellen Sie sich und die Ferienunterkunft ausführlicher vor. Erzählen Sie von sich und Ihrer Geschichte. Schreiben Sie, aus welcher Motivation heraus Sie die Ferienunterkunft anbieten. Ist es zum Beispiel Ihre Liebe zur Region? Oder ist es Ihr Wunsch, diesen wunderschönen Ort und Ihr Haus auch anderen für einen Traumurlaub zugänglich zu machen.

Überlegen Sie auch, ob es eine interessante historische Geschichte zu Ihrer Ferienunterkunft gibt. Wenn ja, dann erzählen Sie Ihren Gästen davon. Viele lieben solche Hintergrundinformationen.

Nun fügen Sie alle Informationen ein, die für die Nutzung der Ferienwohnung wichtig sind:

  • Stellen Sie die Besonderheiten Ihrer Ferienwohnung vor.
  • Erklären Sie die Mülltrennung, Benutzung und Aufbewahrung von Gegenständen.
  • Weisen Sie auf besondere Punkte der Ausstattung hin und erklären Sie die Nutzung zum Beispiel von Pool, Kamin, Sauna und Co.
  • Fügen Sie die Hausregeln hinzu. Gibt es Aspekte, die Ihre Gäste beachten sollten? Sind zum Beispiel Haustiere erlaubt oder die Übernachtung von weiteren Gästen?

Wieso Sie eine Hausordnung erstellen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel über die Vorteile einer Hausordnung.

Inhalt #3: Nutzung von Fernseher, Internet und Co.

Die erste Information, die die meisten Ihrer Gäste wissen wollen, sind die Zugangsdaten zum WLAN. Heben Sie diese Daten in der Gästemappe hervor, damit sie schnell gefunden werden.

Und was müssen Ihre Gäste sonst noch wissen über Technik und deren Bedienung im Haus?

Während die meisten Dinge in Ihrer Ferienunterkunft vermutlich zum Standard gehören werden, wird die Nutzung der technischen Geräte nicht zwingend selbstverständlich sein für jeden Urlauber. Deshalb ist unser Tipp: Erklären Sie die Bedienung der wichtigsten technischen Geräte. Hinterlegen Sie auch die Betriebsanleitungen in der Ferienwohnung. So können Ihre Gäste die Geräte sachgemäß verwenden und es wird zu weniger Bedienungsfehlern oder gar Schäden kommen.

Erklären Sie zum Beispiel die Nutzung des Fernsehers sofern diese nicht gänzlich selbsterklärend ist. Verweisen Sie auch auf den Zugang zu Streamingdiensten, die Sie anbieten. Geben Sie eine kurze Übersicht der Fernsehsender und der Belegplätze.

Beschreiben Sie auch alle weiteren Elektrogeräte, die Ihre Gäste bedienen müssen und die nicht zum alltäglichen Standard gehören.

Inhalt #4: Restaurants in der Umgebung

Geben Sie Ihren Urlaubsgästen in der Gästemappe gern auch Empfehlungen für die Umgebung mit. Besonders beliebt sind dabei Tipps für Restaurants, Cafés und Bars. Punkten Sie bei Ihren Gästen und schreiben Sie, wo sie gut essen und trinken gehen können.

  • Bei wem gibt es das beste Frühstück?
  • Wo gibt es hausgemachten Kaffee und Kuchen?
  • Welche Strandbar ist ideal für einen Absacker an lauen Sommerabenden?

Suchen Sie für jeden Geschmack etwas heraus. Stellen Sie vielseitige Gastronomie unterschiedlicher Preiskategorien vor.

Beschreiben Sie auch kurz das Ambiente und vergessen Sie die Anschrift und Kontaktdaten nicht. Binden Sie die entsprechenden QR-Codes und unbedingt auch die Websites der Tipps ein. So können Ihre Gäste per Klick bzw. Scan gezielt eine Reservierung vornehmen, Anfahrtswege prüfen und einen Blick auf die Speisekarte der Restauranttipps werfen.

Vielleicht haben Sie auch ein paar Bilder zu den Vorschlägen? So können sich Ihre Gäste ein sehr gutes Bild davon machen, ob das Restaurant oder die Bar ihrem Geschmack entspricht.

Paar im Restaurant nach Empfehlung aus der Gästemappe

Unser Tipp: Gibt es in Ihrer Region eine besondere Spezialität? Stellen Sie Ihren Gästen diese vor und empfehlen Sie Restaurants, wo Ihre Feriengäste diese Spezialität essen können. Vielleicht ergänzen Sie diesen kulinarischen Tipp auch um ein Rezept zum Nachkochen? So hätten Ihre Gäste auch direkt ein besonderes Mitbringsel aus dem Urlaub.

Inhalt #5: Einkaufsmöglichkeiten in der Region

Gerade Familien werden sich auch selbst verpflegen wollen. Hierfür können Sie eine gute Übersicht der wichtigsten Lebensmittelgeschäfte geben. Das erspart Urlaubern Rennerei und zeitaufwendiges Suchen.

Wichtig: In Ferienregionen weichen die Öffnungszeiten oftmals von den gewohnten Zeiten ab. Einige Läden haben zum Beispiel am Sonntag oder bis spät in die Nacht geöffnet. Weisen Sie daher in der Gästemappe auf die Öffnungszeiten hin. Nennen Sie die Website der Geschäfte, so können Ihre Urlauber direkt noch einmal nach den aktuellen Öffnungszeiten schauen.

Auch sind frische Brötchen zum Frühstück sehr beliebt. Listen Sie doch als Extra-Servicepunkt auf, wo sich der nächste Bäcker befindet. Vielleicht hat dieser auch ein Angebot, dass Sie persönlich besonders empfehlen können?

Außerdem interessant für Reisende: Wo befinden sich

  • Tankstellen
  • Geldautomaten und Banken
  • Zeitschriftenläden
  • Shopping-Center
  • Regionale Wochenmärkte/Bauernmärkte

Fügen Sie Adressen und Öffnungszeiten hinzu. Benennen Sie auch, wo Ihre Gäste zum Beispiel beliebte regionale Mitbringsel kaufen können.

Inhalt #6: Freizeitideen und -aktivitäten

Ihre Gäste wünschen sich für den Urlaub eine entspannte Zeit und besondere Erlebnisse. Empfehlen Sie Ihnen deshalb spannende Ausflugsziele und Freizeitaktivitäten. Stellen Sie Ort und Umgebung dafür näher vor.

In manchen Regionen gibt es sehr viele solcher Angebote, die Sie gar nicht alle auflisten können, wenn Ihre Gästemappe nicht die Umfang eines Brockhaus-Bandes bekommen soll.

Daher unsere Empfehlung: Denken Sie sich in Ihre Wunschgäste hinein. Überlegen Sie, für wen Sie Ihre Ferienunterkunft eingerichtet haben und welche Angebote für genau diese Menschen wohl attraktiv sind. Empfehlen Sie zum Beispiel Tipps für Kinder, wenn zu Ihnen viele Familien kommen.

Denken Sie auch an Schlechtwetter-Optionen sowie an Museen, Wanderstrecken und Sportaktivitäten. Sammeln Sie entsprechende Flyer zu den jeweiligen Aktivitäten und fügen Sie sie in der Gästemappe hinzu oder schreiben Sie für die ausgedruckte Version der Mappe eine knappe Übersicht mit Hinweis auf weiterführende Infos, die auf der Website zu finden sind. Verlinken Sie in der digitalen Version auf die Websites samt Öffnungszeiten, Preisen und Anfahrtswegen. Dann können sich Ihre Gäste ausführlich informieren.

Unser Expertentipp: Sie suchen nach einem besonderen Service für Ihre Gäste? Vereinbaren Sie deshalb mit Veranstaltern aus der Region Preisnachlässe. So können Sie Ihre Gäste mit einem besonderen Angebot überraschen.

Weisen Sie auch die nächste Touristeninformation hin. Denn dort können sich Ihre Urlauber über das gesamte Angebot der Region umfassend informieren.

Inhalt #7: Besondere Events

Ist Ihre Region bekannt für ein spezielles Event? Gibt es große Feste, Freilufttheater oder eine Museumsnacht, die wiederkehrend stattfinden? Hat Ihre Region ein reichhaltiges Kulturangebot? Wenn ja, dann empfehlen Sie Ihren Gästen den regionalen Veranstaltungskalender und verweisen Sie auf besondere Feste und Events der Region. Stellen Sie diese anschließend in der Gästemappe vor und verschaffen Sie Ihren Gästen einen Überblick über kulturelle Highlights aus der Region. Fügen Sie ebenfalls Preise, Adressen und Kontaktdaten hinzu.

Inhalt #8: Detailkarte der Umgebung

Nachdem Sie viele Tipps und Empfehlungen gegeben haben, können Sie diese noch einmal in einer Detailkarte der Umgebung festhalten. Bieten Sie Urlaubern somit eine schnelle Übersicht über die Region und Erreichbarkeit Ihrer Tipps. Mit der grafischen Darstellung sehen Ihre Gäste auf einen Blick, wo sich

  • die Ferienunterkunft
  • empfohlene Geschäfte wie Supermärkte, Bücherläden und Boutiquen
  • Restaurants, Bars sowie Cafés und
  • Freizeitaktivitäten

befinden.

Auf dem Plan können Sie ebenfalls Bushaltestellen und Bahnhöfe markieren. So erleichtern Sie es Ihren Gästen, öffentlichen Verkehrsmittel zu nutzen. Lesen Sie gleich im nächsten Abschnitt mehr zu den öffentlichen Verkehrsmitteln in der Gästemappe.

Unser Profi-Tipp für Sie: Sie können in Google Maps selbst eine Karte erstellen und hier alle wichtigen Punkte und Stationen markieren, die für Ihre Gäste relevant sein können.

Idee #9: Öffentliche Verkehrsmittel und Fahrradverleih

In der Detailkarte haben Sie bereits Bushaltestellen und Bahnhöfe eingezeichnet. Gehen Sie nun in Ihrer Gästemappe ausführlicher auf die öffentlichen Verkehrsmittel ein. Erklären Sie Ihren Urlaubern auch, wo Sie für Groß und Klein Fahrräder leihen können.

Sammeln Sie dafür alle Informationen, damit Ihre Gäste auch ohne eigenes Auto reisen bzw. die Gegend erkunden können. Denn oft scheitert dieser Schritt an mangelndem Wissen über Verleihmöglichkeiten, Tarife, Streckennetze und Fahrtzeiten. Adressen, Tarife und Abfahrtszeiten runden Ihre Informationen ab. Ergänzen Sie die Listen mit Auto- und Fahrradvermietungen.

Wenn Sie Ihren Gästen einen nachhaltigen Urlaub bieten möchten, dann lesen Sie hier unsere Tipps für eine nachhaltigere Ferienwohnung.

Junge Frau an Tram-Station nach Infos aus Gästemappe

Idee #10: Notfalltelefonnummern

Was in Ihrer Gästemappe auf gar keinen Fall fehlen sollte, sind die Nummern und Kontakte für den Notfall. Listen Sie deshalb diese für das nächste Krankenhaus, Ärzte und Apotheken auf. Weisen Sie ebenfalls auf die regionalen Notdienste der Ärzte und Apotheken hin.

  • Die Informationen sollten übersichtlich und gut lesbar sein. Denn Ihre Gäste werden diese in einem Notfall benötigen und sollten alles Wichtige auf einem Griff finden können.
  • Für Ihre internationalen Gäste geben Sie auch die Nummern der Feuerwehr und für den Krankenwagen an.
  • Wenn Ihre Ferienunterkunft über ausgewiesene Notausgänge verfügt, dann führen Sie sie an dieser Stelle noch einmal auf. Das Gleiche gilt für den Standort des Feuerlöschers, wenn sich einer in der Ferienunterkunft befindet.

Idee #11: Alles rund um die Abreise Ihrer Gäste

Auch der schönste Urlaub geht einmal dem Ende zu. Auch in diesem Zusammenhang werden Fragen bei Ihren Gästen aufkommen:

  • Wie erfolgt die Rückgabe des Schlüssels?
  • Muss der Kühlschrank gänzlich leer sein?
  • Wie ist mit der genutzten Wäsche umzugehen?
  • Welche Türen sind zuzuschließen und die Heizung beispielsweise herunterzuregeln?
  • Bis wann ist die Ferienunterkunft zu verlassen?

Beantworten Sie diese schon proaktiv und geben Sie Ihren Gästen so auch bei der Abreise ein gutes und sicheres Gefühl. Das erhöht Ihre Chancen auf gute Bewertungen, Empfehlungen und Ihre Gäste kommen sicher gerne noch einmal zu Ihnen.

Erstellen Sie jetzt eine digitale Gästemappe

Sie sehen: Mit einer gut durchdachten Gästemappe bieten Sie alle wichtigen Informationen, die für einen unvergesslichen und sorglosen Urlaubsverlauf benötigt werden. Ihre Gäste werden die Wohnung bestens nutzen können und besondere Restaurants und die Region unbeschwert und vielfältig kennenlernen.

Unser Rat: Schließen Sie die Gästemappe mit einem letzten Geheimtipp Ihrerseits und wünschen Sie am Ende einen schönen Aufenthalt. Bitten Sie zum Schluss um eine Bewertung. Digitale Bewertungen sind für Sie am wertvollsten, da diese unbezahlte und dazu glaubwürdige Werbung für Ihre Ferienunterkunft sind. Beschreiben Sie Ihren Gästen deshalb, wo und wie sie Sie bewerten können und wieso das für Sie so wichtig ist. Nur mit Bewertungen steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Gäste und generieren viele Buchungen.

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