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3+1 unschlagbare Tipps, mit denen Sie sich als Gastgeber täglich Zeit sparen werden

Illustration von Kalender, Checkliste und Wecker - Zeitmanagement für Vermieter von Ferienunterkünften
Illustration von Kalender, Checkliste und Wecker - Zeitmanagement für Vermieter von Ferienunterkünften

Zeit ist ein unglaublich wertvolles Gut, das wir uns alle nur begrenzt (in Form von Unterstützung) erkaufen können. Daher ist es gerade für Selbständige ungemein wichtig, bewusst mit ihrer Zeit umzugehen, die weniger schönen Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren und somit möglichst viel Zeit für die Dinge zu haben, die uns wirklich glücklich machen.

Genau dabei darf ich Selbständige in Form von Online Trainings und Mentorings unterstützen. Mein Name ist Julia Leifheit, ich bin Business Mentorin und Zeitmanagement Expertin und freue mich wahnsinnig, heute einige meiner Tipps mit Ihnen teilen zu dürfen.

Das Thema der Ferienvermietung ist mir dabei nicht fremd. Ganz im Gegenteil, denn Mitte der 90er wurde aus meinem beschaulichen Heimatort ein „Bad“ und die Ferienwohnungen schossen aus dem Boden. Auch meine Eltern vermieteten zwei und ich kann mich noch wie heute an den Buchungskalender neben dem Telefon und den allwöchentlichen Ferienwohnungsputz erinnern. Daran wie schockierend schmutzig es manchmal, nach nur wenigen Tagen war, und wie aus manchen Stammgästen Freunde der Familie wurden. Die Ausbildung zur Hotelfachfrau in einem Münchner 5 Sterne Hotel, eröffnete mir dann Ende der 2000er Jahre eine weitere Perspektive auf die Arbeit als Gastgeberin, aber auch auf die wachsenden Ansprüche der Gäste.

Seitdem hat sich viel getan, wurde alles digitaler, komplexer, vielleicht auch herausfordernder. Definitiv haben Sie als Vermieter:in aber mittlerweile auch immer mehr Optionen, sich das Leben mit und rund um die Vermietung Ihrer Ferienwohng(en) einfacher zu gestalten. Einige davon, habe ich hier für Sie zusammengetragen und ich würde mich sehr freuen, wenn auch für Sie die ein oder andere Anregung dabei ist.

Tipp #1: Ein System, das Ihnen den Rücken frei hält

Zugegeben, der Din A4 Buchungskalender neben dem Telefon hat seinen Zweck erfüllt. Und ich verstehe sehr gut, dass die Vielzahl an Organisationstool und -optionen schnell überfordernd wirken kann. Aber im Grunde ist gar nicht viel nötig, um ein System aufzubauen, das Ihnen den Rücken frei hält.

Als Basics für eine gute Organisation empfehle ich Ihnen:

  • eine Ordnerstruktur
  • einen zentralen Maileingang
  • einen digitalen Kalender

Wie das in der Praxis aussehen kann, schauen wir uns jetzt an.

Die perfekte Ordnerstruktur – so geht keine Anfrage mehr unter

Eine Ordnerstruktur hilft Ihnen dabei schneller zu finden, was Sie suchen und einen Überblick über die Buchungs- und Anfragesituation zu behalten. So könnte eine Ordnerstruktur z.B aussehen:

  • 2022
    • Ferienwohnung A
      • Anfragen
        • 06: 11.06.-24.06.22 Familie Müller
        • 08: 02.08. – 12.08.22 Herbert Bauer
      • Buchungen
      • Erledigt
      • Storniert
    • Ferienwohnung B
    • Ferienwohnung C
  • 2023
  • 2024

Im Posteingang laufen alle Nachrichten ein. Sobald Sie ihr Angebot verschickt haben, erstellen Sie einen Ordner für die jeweilige Anfrage. In diesen Ordner kommt sowohl die Anfragemail, als auch Ihre Antwort und im weiteren Verlauf alle weiteren Mails dieser Konversation. Sobald es zu einer Buchung kommt, verschieben Sie den Ordner von den „Anfragen“ zu den „Buchungen“ oder alternativ zu den „Stornos“.

Bei meinem eigenen Projektmanagement arbeite ich gerne zusätzlich mit dem Ordner „Erledigt“ in den ich die jeweilige Buchung verschiebe, wenn sie wirklich erledigt ist, also wenn die Gäste abgereist sind. So ist auf einen Blick ersichtlich wie viel in den nächsten Wochen noch ansteht.

Abhängig von der Anzahl der Buchungen wäre es auch noch eine Idee, Monatsordner anzulegen, um die jeweiligen Bereiche zusätzlich zu unterteilen. Bei einem großen Buchungsaufkommen, fördert das die Übersichtlichkeit. Wenn Sie nicht so viele Buchungen haben, ist es meiner Meinung nach, eher umständlich. Aber hier geht Probieren über Studieren.

Ergänzend macht es Sinn, diese Ordnerstruktur auch auf Ihrem Rechner/ Server anzulegen und hier alle Dokumente wie z.B. Gästekartei, Rechnungen etc. zu den jeweiligen Buchungen zu speichern.

So ein System macht natürlich nur dann Sinn, wenn Sie es pflegen. Sollten Sie mit mehreren Personen, die Anfragen und Buchungen verwalten, ist es also wichtig klar zu kommunizieren, wie das System ausschauen und genutzt werden soll. Die Vorteile liegen auf der Hand. Besonders hilfreich ist es, wenn die Antwort-Mails ebenfalls abgelegt werden, so hat jeder Zugriff auf den aktuellen Stand.

Mails richtig beantworten und damit Zeit sparen

Um bei der Beantwortung der Mails produktiver zu werden gibt es ein paar weitere Hilfestellungen:

Tipp 1: Damit keine Anfrage untergeht empfehle ich Ihnen eine glasklare Kommunikation und eine gute Organisation. Geben Sie z.B. bei Social Media an, dass die Anfragen bitte nicht per Direktnachricht, sondern per Mail geschickt werden sollen und bündeln Sie alle Anfragen, die über Portale reinkommen in einem zentralen Mail-Eingang.

Tipp 2: Beantworten Sie nicht jede Mail einzeln, und lassen sich dadurch aus anderen Aufgaben herausreißen, sondern bündeln Sie diese Aufgabe und setzen Sie sich z.B. einmal morgens und einmal abends dafür an den Rechner.

Tipp 3: Erstellen Sie sich Vorlagen für Mails, die Sie immer wieder schreiben. Diese können Sie z.B. als Signatur abspeichern und einfügen. Einige Mailprogramme haben auch direkt eine Funktion, um Vorlagen abzuspeichern. Alternativ können Sie die Vorlagen auch einfach auf Ihrem Rechner ablegen oder in einem Mailordern. Wichtig ist, dass jede:r sie finden und darauf zugreifen kann, um damit zu arbeiten.

Mann der in seiner Küche vorm Laptop sitzt und Mails beantwortet

Tipp 4: Automatisierungen sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, um Standardinformationen weiterzugeben und Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Zum Beispiel können Sie einrichten, dass auf jede Mail, die Sie erreicht eine vorgefertigte Mail als Antwort raus geht. Ob dies jederzeit geschieht, oder nur zu bestimmten Zeiten, können Sie festlegen. Besonders gerne werden diese Auto-Responder für Phasen genutzt, in denen Sie nicht oder nur schlecht selbst antworten können, weil Sie z.B. im Urlaub sind. Es ist aber auch eine Option um die ersten wichtigen Informationen wie z.B. Telefonzeiten, einen Link zur Buchungsseite oder ähnliches schnell und ohne Aufwand zu teilen.

Digitaler Buchungskalender – so behalten Sie garantiert den Überblick

Der Schritt hin zu einem digitalen Kalender kann eine Herausforderung sein, besonders wenn man jahrelang mit einem analogen Kalender gearbeitet hat. Aber gerade, wenn mehrere Personen die Buchungen verwalten und Sie auch von unterwegs aus auf Ihre Daten zugreifen möchten, ist die digitale Version praktikabler. Hinzu kommt, dass hier viele Einstellungen gemacht werden können, Verschiebungen leichter gehen als mit Radiergummi, TipEx & Co. und Sie direkt zusätzliche Informationen zu den Buchungen hinterlegen können.

Legen Sie einfach – zum Beispiel in Google – einen neuen Kalender an und laden Sie die Personen, die ebenfalls damit arbeiten sollen, ein. Bei den meisten Kalendern können Unterkalender angelegt werden, die mit unterschiedlichen Farben versehen und entsprechend benannt, für Ihre verschiedenen Ferienwohnungen eingerichtet werden können. Die Buchungen können dann als Termin z.B. ab dem 02.09. bis zum 18.09. angelegt werden und sind als Zeitstrahl sichtbar. Wenn Sie wie vorgeschlagen mit den verschiedenen Farben arbeiten, können Sie direkt sehen, wann welche Ferienwohnung belegt bzw. frei ist.

Sollten Buchungen teils automatisch über Tools generiert werden, ist eine Synchronisierung sinnvoll, um Überbuchungen zu vermeiden. Tragen Sie am besten direkt am Anfang des Jahres bzw. sobald Sie es absehen können die Zeiten ein, in denen keine Buchungen möglich sind z.B. weil Sie selbst verreisen oder Renovierungen vorgenommen werden.

Hier im Vermieter-Magazin geben wir Ihnen noch mehr Details wie Sie Ihren Buchungskalender bzw. Belegungsplan zeitsparend pflegen.

Tipp #2: Prozesse und Checklisten, die Ihnen und Ihrem Team das Leben erleichtern

Bei meiner Arbeit in der 5-Sterne-Hotellerie wurde mein Orga-Herz definitiv nicht enttäuscht, denn es gab wirklich für ALLES eine Checkliste. So weit müssen Sie es natürlich nicht treiben, aber es macht definitiv Sinn die Prozesse einmal herunterzubrechen und aufzuschreiben, um so das Rad nicht jedes Mal neu erfinden zu müssen. So machen Sie die Arbeit nicht nur für sich selbst leichter, sondern können Aufgaben wie z.B. die Reinigung und das Set Up für neue Gäste auch einfacher auslagern.

Definieren Sie Ihre eigenen Standards. Wie soll Ihre Ferienwohnung ausschauen? Was muss kontrolliert werden bevor neue Gäste anreisen? Ja, es macht erstmal Arbeit alles zu definieren und aufzuschreiben. Aber dieser Aufwand macht sich schnell um ein Vielfaches bezahlt und für Sie ist es leichter Ihren Standard zu halten oder sogar zu verbessern. Mögliche Checklisten sind:

  • Customer Journey: Welche Schritte durchläuft ihr Gast von der Anfrage bis zur Bezahlung der Endrechnung (vergessen Sie hier auch nicht den Punkt, nach Feedback zu fragen)
  • Reinigungsplan für die Ferienwohnung (dazu finden Sie hier z.B. auch Tipps)
  • Checkliste für das Set Up
  • Checkliste für den Check Out
Frau, die eine Checkliste zum Zeitmanagement abhakt

Aber auch was die Arbeit hinter den Ferienwohnungskulissen angeht, machen Ihnen Prozesse und Automatisierungen das Leben leichter. Welche Aufgaben stehen immer wieder an? Woran müssen Sie wöchentlich, monatlich, jährlich denken? Typische Beispiele sind Buchhaltung, Ablage, Aktualisierung der Informationen auf den Buchungsplattformen, Weihnachtskarten für Stammgäste, Marketingaktionen usw.

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick und erstellen Sie idealerweise im nächsten Schritt direkt Kalendereinträge auf Wiedervorlage. Das bedeutet, Sie erstellen einen Eintrag nicht einmalig, sondern hinterlegen, in welchem Turnus er erneut erscheinen soll (z.B. wöchentlich am Montag, monatlich immer am 15., oder jährlich an einem bestimmten Datum). Wie wäre es, wenn Sie sich jeden ersten Dienstag des Monats Zeit für Ihre Buchhaltung blocken und die Erinnerung für die Weihnachtsgrüße bereits automatisch im November aufpoppt und nicht wie bisher unter größtem Zeitdruck in den letzten Tagen vor Weihnachten Karten geschrieben werden müssen? Einmal sauber angelegt sparen Sie sich eine Menge Stress und Energie und haben die Gewissheit, dass die Erinnerung kommt und dass die Zeit dafür bereits im Kalender geblockt ist. Zwei wichtige Voraussetzungen: den Kalender pflegen und nutzen😉

Tipp #3: Simple Kniffe, die wiederkehrende Fragen reduzieren

Es gibt so typische Fragen, die immer und immer wieder aufkommen: Wo kann man gut essen gehen? Wie heißt das WLan Passwort? Und welche Attraktion sollte man im Ort auf keinen Fall verpassen?

Klar, können sich die Gäste die meisten Infos auch per Google selbst beantworten, aber eine feine kuratierte Auswahl an Tipps ist eine schöne Sache und zeigt Ihre Wertschätzung. Und um die Fragen nicht jedes Mal aufs Neue zu beantworten, machen FAQs (=Frequently Asked Questions, sprich Fragen, die immer wieder gefragt werden) Sinn. Zusammengefasst in einer Gästemappe, können Sie diese in der Ferienwohnung auslegen, digital via QR Code zur Verfügung stellen oder vorab per Mail versenden.

Mehr Details dazu bekommen Sie hier: (Digitale) Gästemappe erstellen.

In meinem letzten Italienurlaub habe ich vorab sogar ein Begrüßungsvideo per WhatsApp bekommen, in dem mir der Vermieter den etwas versteckten Eingang zur Ferienwohnung und den Parkplatz gezeigt hat, damit ich eine ganz entspannte Ankunft habe. Simpel, effektiv und ich habe mich gut aufgehoben gefühlt.

Hier bieten sich auch viele Möglichkeiten den extra Schritt zu gehen, sich von anderen Ferienwohnungen abzuheben. Es ein bisschen anders, ein bisschen persönlicher, ein bisschen spezieller zu machen und so in Erinnerung zu bleiben. Ja, auch hier steckt erstmal ein bisschen Aufwand drin, aber dafür sparen Sie sich eine Menge Marketingzeit, denn glückliche Gäste kommen nicht nur wieder, sondern erzählen auch liebend gerne ihren Freunden und Bekannten, wie großartig es bei Ihnen war und wie wohl sie sich gefühlt haben.

Extra Tipp: Lassen Sie die erstellen Unterlagen von einer außenstehenden Person Probelesen und entlarven Sie so die blinden Flecken, die für Sie als Vermieter:in selbstverständlich sind, für Ihre Gäste aber ggf. weitere Fragen aufwerfen.

Tipp #4: Your business – your rules

Aber lassen Sie uns auch noch einen Schritt zurück gehen und einen Blick auf die Basis werfen. Denn all die Zeitmanagement-Tipps und Tools sind im Zweifelsfall nur der Kit, mit dem wir versuchen einen Riss in einer Wand zu stopfen, die auf einem wackeligen Fundament steht. Denn wenn die Art, wie Sie vermieten, nicht zu Ihnen und Ihrem Leben passt, ist Stress, Druck und Zeitmangel vorprogrammiert. Auch mit einem guten System.

Daher mein Tipp: Your business – your rules. Es ist Ihre Ferienwohnung, also bestimmen Sie auch die Regeln. Überlegen Sie doch mal, was für Sie wirklich praktikabel ist und sich gut in Ihren Alltag integrieren lässt.

Macht es für Sie Sinn, dass ein Wechsel an jedem Wochentag möglich ist? Oder kommen Sie immer wieder in Zeitnöte, weil die Ferienwohnung gereinigt werden müsste, aber Ihr Hauptjob Sie gerade fordert? Wäre es nicht einfach, einfacher wenn der Wechsel immer am Samstag stattfindet? Oder stresst es Sie vielleicht, dass alle Ihre Ferienwohnung am gleichen Tag gereinigt werden müssen und eine Verteilung auf mehr Tage für Sie besser handhabbar wäre? Dann organisieren Sie Ihren Buchungskalender doch so, dass er für Sie am besten passt. Dank unverbindlicher Anfragen ist eine eigene Planung ja problemlos möglich.

Anderes Beispiel: Die Erreichbarkeit. Wollen Sie 24/7 telefonisch erreichbar sein oder stresst Sie allein der Gedanke? Welche Alternativen gibt es (z.B. Telefonzeiten, Anrufbeantworter)? Nicht ständig telefonieren zu müssen, kann auch sehr viel Zeit sparen.

Fragen Sie sich doch auch mal, ob es tatsächlich Sinn macht, dass Sie sich selbst um alles kümmern. Wäre es nicht geschickter und vielleicht sogar günstiger, wenn Sie Aufgaben auslagern und abgeben? Welche könnten das sein?

Schauen Sie mal ganz genau auf die Aspekte, die Sie aktuell anstrengen und spielen Sie „wünsch dir was“. Wie würde es ausschauen, wenn sie sich wie Pipi Langstrumpf die Welt so machen, wie sie Ihnen gefällt. Schauen Sie über den Tellerrand hinaus, tauschen Sie sich mit anderen Vermietern aus und bauen Sie sich ihr Ferienwohnungs-Business so auf, dass es zu Ihnen und Ihrem Leben passt.

Dann lassen Sich nicht nur die Zeitmanagement Tipps leichter umsetzen, sondern Ihr komplettes Vermietungsgeschäft wird sich leichter anfühlen.

Fazit

Wenn Sie nun mit rauchendem Kopf vor dem Bildschirm sitzen und sich fragen, wann Sie das alles umsetzen sollen, kann ich Sie beruhigen. Sie müssen keinesfalls alles tun. Genau gesagt müssen Sie gar nichts tun 😉 Sie alleine entscheiden, was für Sie und Ihre Vermietung Sinn macht. Aber die eigenen Prozesse und Planungen mal zu hinterfragen kann einen riesigen Unterschied machen. Und eins kann ich Ihnen mit absoluter Gewissheit versprechen: Die Aussage „wir haben das schon immer so gemacht“, hat noch niemanden weiter gebracht.

Wenn Sie direkt in die Umsetzung gehen möchten, empfehle ich Ihnen folgende Herangehensweise:

  • Legen Sie sich – wenn noch nicht passiert – einen digitalen Kalender an.
  • Blockieren Sie sich in Ihrem Kalender direkt ein Zeitfenster, das Sie für die Umsetzung dieser Ideen nutzen möchten.
  • Nehmen Sie sich eine kleine Aufgabe vor (z.B. eine übersichtliche Ordnerstruktur anzulegen).
  • Schauen Sie darauf, wie es für Sie funktioniert, ob Sie etwas auf Ihre Bedürfnisse anpassen müssen und justieren Sie gegeben falls nach.
  • Machen Sie sich erst dann an die Umsetzung weiterer Ideen.

Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren, Testen, Nachjustieren und dem großartigen Gefühl, wenn Sie den für sich richtigen Weg gefunden haben. Besonders viel Freude wünsche ich Ihnen aber mit der gewonnen Zeit, die Sie für die Dinge nutzen können, die Sie glücklich machen.


Hallo, ich bin Julia Leifheit
Multipreneur, Mama, Macherin.

Meine Freunde beschreiben mich als verlässlich, organisiert und unaufhaltsam und ja, besonders dieses Thema mit der Organisation hat es mir angetan 😉 Ich brenne für Struktur und habe eine große Schwäche für Listen jeder Art. Besonders liebe ich an dem Thema wie unfassbar viel Freiheit es gibt, wenn wir es richtig einsetzen. Und genau dabei unterstütze ich kreative Selbständige.

Meine Vision: Das wir alle unsere kostbare Zeit nach unseren Bedingungen gestalten. Selbstbestimmt und selbstbewusst.
Ich freue mich darauf, auch Sie auf diesem spannenden Weg begleiten und Ihnen Impulse geben zu dürfen.

Jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß mit meinem Gastbeitrag und noch viel mehr Spaß mit der Zeit, die Sie zukünftig nach Ihren Regeln gestaltest.

Sie wollen tiefer in das Thema eintauchen? Besuchen Sie gerne meine Website oder meinen Instagram Account.

Ich freue mich auf Sie!


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