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Wie Sie einfach einen digitalen Belegungskalender für Ihre Ferienwohnung erstellen

Grafik eines Kalender als Symbol für einen Belegungskalender für eine Ferienwohnung
Grafik eines Kalender als Symbol für einen Belegungskalender für eine Ferienwohnung

Um Ihre Ferienwohnung erfolgreich zu vermieten, empfehlen wir Ihnen als Vermieter einen digitalen Belegungsplan oder auch Belegungskalender zu nutzen. Ihnen wie auch Ihren Gästen spart er mächtig Zeit, Arbeit und Nerven und er kann zu deutlich mehr Buchungsanfragen beitragen.

In diesem Artikel erklären wir das Prinzip Buchungskalender für Ferienwohnungen und seine Vorteile. Wir zeigen Ihnen unterschiedliche Formen von Buchungskalendern, wie Sie Ihre Belegungspläne einfach erstellen, ihn stets aktuell halten und in Ihrem Inserat und auf der Website integrieren.

Lassen Sie uns loslegen, damit Sie direkt im Anschluss Ihren ersten Buchungskalender erstellen oder Ihren bestehenden optimieren.

Grundsätze für einen funktionierenden Buchungskalender

Klären wir zunächst die Frage: Was ist ein Belegungskalender? Der Belegungskalender wird auch Buchungskalender, Vakanzkalender oder Belegungsplan genannt.

Er ist ein Tool, mit dem Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ferienimmobilie(n) visualisieren können. Ein guter Kalender zeichnet sich durch komfortables Handling für Sie als Vermieter aus und durch maximale Transparenz für mögliche Gäste. In der Regel wird die Belegung von Ferienwohnungen mit folgendem Farbschema dargestellt:

grün: frei/vakant
rot: belegt/gebucht

Ein Belegungsplan auf Traum-Ferienwohnungen sieht zum Beispiel wie folgt aus:

Beispiel eines Belegungskalenders bei Traum-Ferienwohnungen

Durch dieses einfache Farbschema erhält ein interessierter Besucher Ihres Angebotes direkt den Überblick darüber, ob er die Ferienwohnung zum Wunschtermin buchen kann, ob er auf einen freien/grün markierten Zeitraum ausweichen kann oder aber sich nach einer anderen Immobilie umsehen muss.

Sie merken nun vermutlich bereits: Hieraus ergeben sich zwei entscheidende Kriterien eines Kalenders: Der digitale Belegungsplan muss unbedingt

  1. aktuell und
  2. überall, wo man Ihr Angebot buchen kann, verfügbar sein.

Ist das nicht der Fall, können potenzielle Gäste schnell frustriert sein: Sie hoffen, buchen zu können, weil der Wunschzeitraum „grün“ markiert ist. Dann erhalten Sie von Ihnen aber eine Absage, weil für den gewünschten Reiseslot bereits andere Urlauber gebucht haben.

Auch für Sie bringt es Nachteile, wenn Sie der Kalender nicht gut gepflegt ist: Sie haben zum einen Mehraufwand, weil Sie Buchungsanfragen schriftlich absagen müssen. Plus: Ihnen entgehen womöglich Buchungsanfragen, wenn Sie nach einer Stornierung vergessen, den Zeitraum wieder für neue Interessenten freizugeben. Nach außen hin sieht es dann so aus, dass der Zeitraum belegt ist, obwohl gebucht werden könnte.

Ein Belegungsplan mit Echtzeitinformationen ist folglich für beiden Seiten, Gastgeber und Gäste ausschlaggebend, damit Ihr Vermietungsprojekt von maximalem Erfolg gekrönt ist.

Wichtig: Vermieten Sie mehrere Immobilien, so sollten Sie darauf achten, dass Sie stets mit demselben Tool arbeiten und ein und dieselbe Art eines Kalenders führen. So lässt sich für Sie und Interessenten der gesamte Status quo zur Vermietung auf einen Blick leichter erfassen. Doch dazu unten mehr.

Welche Optionen Sie lieber nicht wählen

Das klingt bis hier alles ganz praktisch und spannend für Sie? Dann tauchen wir noch ein wenig tiefer ein und schauen uns zunächst mal zwei beliebte Formen des Belegungsplan an, die heute eher nicht mehr empfehlenswert sind:

1. Der analoge Kalender

Sie haben einen klassischen Kalender als Buchform zu Hause, in dem Sie Buchungen samt Informationen zu den Gästen notieren. Die Nachteile liegen hier auf der Hand: Der analoge Kalender kann verloren gehen, jemand schreibt unleserlich oder es kippt ein Milchkaffee darüber aus. Schon sind die Daten weg oder nicht mehr zu gebrauchen. Auch haben Sie den analogen Buchungskalender womöglich nicht immer gleich zur Hand, wenn eine Anfrage eingeht, und: Bei mehreren Ferienwohnungen verliert man bei dieser Variante schneller den Überblick.

2. Die Excel-Tabelle als Buchungskalender

Sie führen im Computer eine Excel-Tabelle und halten in dieser – wie im „Belegungsbuch“, nur digital – händisch fest, wer gebucht hat. Mit diesem Kalender können Sie dann zum Beispiel durch Sortieren der Tabellenspalten oder -zeilen oder durch farbliche Markierungen im Excel-Programm recht schnell erkennen: Welche Zeiten sind gebucht und welche noch frei. Die Nachteile bei der Excel-Tabelle: Sie stecken durch das Eintippen und manuelle Sortieren viel Zeit in den Kalender. Zudem ist eine Excel-Tabelle stark fehleranfällig. Sortierungen werden womöglich einmal falsch angelegt, Daten durcheinandergewürfelt, Spalten versehentlich gelöscht.

So geht’s besser: Der digitale Buchungskalender für Ferienwohnungen

Sie nutzen einen digitalen Buchungskalender. Da dies ganz klar unsere Empfehlung für Sie und Ihr Vermietungsprojekt ist, gehen wir auf diese Variante im Folgenden weiter ein.

Sowohl Excel-Tabellen als auch das „Belegungsbuch“/der analoge Kalender verschaffen Ihnen zwar Transparenz, nicht aber Ihren potenziellen Gästen. Das heißt, dass Sie immer wieder Buchungsanfragen erhalten werden, obwohl die Ferienwohnung womöglich bereits ausgebucht ist. Das ist – wie oben beschrieben – für Sie selbst unnötiger Mehraufwand und für suchende Reisende frustrierend. Pluspunkte als Vermieter werden Sie durch dieses Manko an Service und Transparenz über Belegungen wohl eher nicht sammeln.

Arbeiten Sie hingegen mit einem digitalen Buchungskalender, so synchronisiert die Software alle Ihre Buchungen: Auf der Website und in all Ihren Inseratenfür die eine Ferienunterkunft ist für alle Interessenten gleichzeitig derselbe Kalender zu sehen. Doppelte Buchungen sind so nahezu ausgeschlossen. Ein digitaler und gut gepflegter Buchungskalender bedeutet dementsprechend Transparenz für Sie und Ihre Gäste. Suchende wissen genau, wann Sie ihren Traumurlaub bei Ihnen buchen können und klicken schneller zur Buchungsanfrage. Sie als Vermieter wiederum wissen auf einen Blick, welche Zeiten/Wochen Sie vielleicht noch einmal extra bewerben sollten, um mehr Buchungsanfragen zu erhalten.

Ältere Frau, die am Laptop sitzt und eine Buchung in Ihren Kalender einträgt

Außerdem sind digitale Buchungskalender oft mit einem Buchungs- oder Reservierungssystem verknüpft. Sie haben folglich die Möglichkeit, mit dem Kalender auch Preise, Mietvertrag und -konditionen zu verknüpfen. So wissen Sie immer auf einen Blick, wie der gesamte Status quo zu den einzelnen Buchungen und Buchungsanfragen ist.

Ein weiterer Vorteil ist die Einfachheit: Sie können ganz leicht auch mehrere Inserate gleichzeitig verwalten. Wir müssen Ihnen ja gar nicht sagen, wie viel Zeit das wieder spart, oder? Sie müssen sich nur noch auf einen Kalender konzentrieren und nicht hin und her hüpfen. Ein Klick und die Buchungsübersichten auf all Ihren Plattformen sind schon aktuell. Das hilft nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Mitarbeitern und / oder Servicepartnern: Reinigungskräfte, Handwerker, Hausmeister & Co. wissen ohne weitere Absprachen mit Ihnen, wann sie in die Wohnung müssen bzw. können.

Sie erhalten immer wieder mal Buchungen per Telefon oder E-Mail? Vielleicht von Stammkunden, Freunden oder Bekannten? Dann können Sie auch diese „analogen“ Buchungen schnell und per Klick im digitalen Buchungskalender festhalten.

Abschließend seien noch einmal die wesentlichsten Gründe für einen digitalen Buchungsplan hervorgehoben: Ein Buchungskalender bringt Transparenz, klare Abläufe und kann zu einer besseren Auslastung Ihrer Ferienwohnung(en) führen. Das bedeutet: Ein gut gewählter Kalender ist ein einmal eingerichtetes Tool, das – gut gepflegt – zu mehr Einnahmen und mehr Erfolg in der Vermietung führen kann.

Und ist es das nicht wert, einen Buchungskalender zu starten?

Welche Optionen Sie bei Ihrem digitalen Belegungskalender haben

Wenn Sie nun mit einem digitalen Belegungskalender starten möchten, dann stellt sich schnell die Frage: Welche Möglichkeiten habe ich, um diesen in Inserat und/oder Website darzustellen? Wir klären Sie gern auf.

1. Belegungsplan-Software und Kalender-Plugins

Sie können über Anbieter eine entsprechende Kalender-Software oder Plugins nutzen bzw. letztere auf Ihrer Website integrieren.

Vorteil: Software und Plugins bieten oft die direkte Buchung über den Kalender an, und es gibt teilweise auch kostenlose Kalender-Varianten. Dafür müssen Sie jedoch oft in Kauf nehmen, dass Werbung der jeweiligen Anbieter erscheint. Das wirkt auf Interessenten nicht immer seriös. Auch sind in den kostenlosen Varianten die Nutzungsfunktionen gelegentlich stark eingeschränkt. Das jedoch ist es genau, was den Komfort eines voll umfassenden digitalen Buchungskalenders ausmacht.

Weiterer Nachteil: Nicht immer lassen sich Kalender-Software und auch Plugins mit den Kalendern in Inseraten auf Buchungsplattformen synchronisieren. Somit hätten Sie wieder das Problem, im Inserat und auf der Website unterschiedliche Kalender manuell abgleichen zu müssen. Prüfen Sie also Software und Plugins stets dringend auf diese Option hin.

Unsere Erfahrung ist: Ein guter digitaler Belegungskalender als Software- oder Plugin-Variante ist meist nicht kostenfrei. Gute Tools starten bei Preisen um 5 Euro/Monat. Planen Sie diese Fixkosten in Ihre Mietpreiskalkulation mit ein.

2. Belegungskalender über eine Buchungsplattform

Professionelle Plattformen wie Traum-Ferienwohnungen bieten Ihren Gastgebern Belegungspläne als kostenlosen Service zum Inserat an. Diesen können Sie auch mit der einen Website bzw. dem Ferienimmobilien-Angebot auf dieser synchronisieren.

Unseren Gastgebern steht beispielsweise mit Erstellen des Inserates auch ein Belegungsplan mit folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Der Belegungsplan ist unmittelbar mit einem Buchungssystem verknüpft. Auf diese Weise ist es für Sie noch einfacher, den Überblick über Ihre Buchungen zu erhalten und automatisch den Belegungskalender auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Anders als bei anderen Buchungsplattformen haben Sie bei uns immer die Möglichkeit, den Buchungsprozess zu steuern. Wir legen viel Wert darauf, dass Urlauber und Vermieter in persönlichen Kontakt treten können. Daher arbeiten wir auf Traum-Ferienwohnungen vorwiegend mit Buchungsanfragen statt mit ungesteuerten Buchungen. Unsere Gastgeber haben in einem passwortgeschützten Menü einen Anfragenbereich: Hier gehen zusätzlich zur Nachricht per E-Mail alle Anfragen ein. Als Gastgeber können Sie diese direkt zu- oder absagen und es geht automatisch eine E-Mail an den Gast raus und der Zeitraum wird im Buchungskalender rot. Das spart Zeit und beschleunigt den Buchungsprozess enorm.

Unser Tipp: Sparen Sie Zeit und Klicks, nehmen Sie die Abkürzung, um für Sie und Ihre Gäste volle Transparenz zu schaffen: Inserieren Sie Ihre Ferienwohnung auf Traum-Ferienwohnungen, nutzen Sie unseren Buchungskalender und integrieren Sie diesen jetzt oder später auch auf Ihre Website, sofern Sie eine besitzen.

Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie dafür Ihren Belegungsplan in Ihre Website integrieren.

Den Belegungsplan auf der eigenen Webseite anzeigen lassen

Stellen wir uns vor, Sie haben sich für einen Belegungskalender entschieden und möchten diesen nun auf der eigenen Website (auch: Homepage) einbinden. Diese haben Sie zum Beispiel bei Wix, Jimdo oder Squarespace erstellt. Vielleicht haben Sie aber auch eine WordPress-Seite und Ihr Belegungsplan soll hier angezeigt werden? (Lesen Sie gern unseren Artikel, wie Sie eine eigene Website für Ihre Ferienwohnung erstellen).

Wenn Sie zum Beispiel ein Inserat auf Traum-Ferienwohnungen einstellen, dann benötigen Sie keinen weiteren technischen Anbieter, um auch auf Ihrer eigenen Webseite Ihren Belegungsplan darstellen zu lassen. Es ist ohne technisches Vorwissen einfach möglich, den Belegungsplan, der in Ihrem Inserat erscheint, auch auf Ihrer Webseite anzeigen zu lassen.

In der Praxis sieht das so aus, dass Sie in unserem Vermieter-Bereich im Bereich „Belegungsplan“ einen HTML-Code generieren können, den Sie auf Ihre Website einfügen. Das klingt vielleicht etwas kompliziert, aber die Software nimmt Ihnen alle Arbeit ab. Sie müssen nur zwei Entscheidungen treffen:

  • Soll der Kalender auf Deutsch oder Englisch dargestellt werden?
  • Wie viele Monate möchten Sie gleichzeitig anzeigen lassen?

Wenn Sie das ausgewählt haben, brauchen Sie nur noch den Text (bzw. genauer den HTML-Code) kopieren und auf Ihrer Website einfügen. Die Göße dieses sogenannten Widgets passt sich optimal an die Bildschirme Ihrer Gäste an – egal, ob diese am Smartphone oder Computer unterwegs sind. So haben Sie Zeit und Technik-Tüftelei gespart.

Der Buchungskalender ist nun auf der Website und im Inserat. Und wie lassen sich beide synchronisieren?

Clevere Schnittstellen: Wie Sie Ihren Belegungsplan zeitsparend synchronisieren

Sie wissen bereits, dass es für Sie und Gäste unangenehme Folgen haben kann, wenn Ihre Kalender nicht synchronisiert sind und nicht überall zeitgleich ein und derselbe Status angezeigt wird. Das mag schließlich zu Doppelbuchungen, enttäuschten Gästen und unnötigem Aufwand Ihrerseits führen.
Um das zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, alle Belegungspläne zu synchronisieren.

Über eine Synchronisation, sprich die Verknüpfung mehrerer Kalender, müssen Sie lediglich einen Belegungsplan stets auf dem neuesten Stand halten. Die anderen Kalender werden dann automatisch aktualisiert. Nehmen Sie in dem Hauptkalender eine Änderung vor, erscheint diese kurze Zeit später auch in den Belegungsplänen auf den anderen Webseiten.

Wir empfehlen: Wählen Sie den Belegungsplan als Hauptkalender, der an ein Buchungssystem gekoppelt ist. So behalten Sie stets einen Gesamtüberblick über Ihre Buchungen und Belegungen.

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie als Gastgeber Ihren Belegungsplan synchronisieren können:

Hinweis:

Wenn Sie mit Ihren Ferienunterkünften bereits bei Traum-Ferienwohnungen registriert sind, finden Sie im Vermieter-Bereich eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Kalender bei uns im System synchronisieren.

Belegungspläne mit iCal Kalender synchronisieren

Am weitesten verbreitet ist die Synchronisation über den iCalender, kurz iCal.

iCal ist ein Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Bei Traum-Ferienwohnungen und anderen Plattformen können Sie Ihren Belegungsplan über iCal synchron schalten. Wichtig ist, dass vom Portal selbst das Format unterstützt wird, damit Sie Ihren iCal nutzen können. Ist dies der Fall, müssen Sie lediglich den iCal-Link Ihres Hauptkalenders in die anderen Belegungspläne einfügen. Nun werden Ihre Daten ungefähr alle 60 Minuten aktualisiert – ohne, dass Sie etwas tun müssen.

Belegungsplan über eine Schnittstelle aktualisieren

Anbindungsstellen bieten Webseiten die Möglichkeit, Belegungsdaten entweder zu importieren oder zu exportieren. Informieren Sie sich bei den von Ihnen genutzten Portalen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen. Auch hier werden die Daten ungefähr alle 30 Minuten aktualisiert.

Gut zu wissen: Traum-Ferienwohnungen unterstützt nicht nur das iCal-Format, sondern bietet Ihnen auch unterschiedlichste Schnittstellen.

Unser Tipp: Inserate mit einem aktuellen Belegungsplan erscheinen in den Suchergebnislisten Ihrer potenziellen Gäste weiter oben. Verpassen Sie Ihrem Kalender daher immer ein Update und synchronisieren Sie alle Kalender, die Sie nutzen.

Fazit: Sollten Sie einen Buchungskalender verwenden?

Zeit und Nerven sparen, volle Transparenz, mehr Einnahmen, glücklich buchende Gäste – sind das nicht eine ganze Reihe guter Argumente für einen digitalen Buchungskalender? Wir vermuten, auch Ihre Antwort lautet spätestens jetzt, am Ende des Artikels, „Ja!“

Starten Sie am besten jetzt gleich und prüfen Sie: Wo brauchen Sie einen Buchungskalender (Website, Inserate auf verschiedenen Portalen) und legen Sie Ihren Kalender an.

Gern sind wir von Traum-Ferienwohnungen Ihnen behilflich. Registrieren Sie sich dafür hier als Gastgeber auf unserem Portal. Legen Sie Ihr erstes Inserat an und erstellen Sie den Buchungskalender.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

FAQ – digitale Buchungskalender

Sie sind neu in der Ferienhausvermietung oder Sie wollen die Auslastung Ihrer Ferienwohnung steigern?

Unsere Kundenberatung hat garantiert die richtigen Tipps für Sie!

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