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10 Wege, um die Schlüsselübergabe für Ferienwohnungen zu organisieren

Grafik eines Hausschlüssels auf grünem Hintergrund
Grafik eines Hausschlüssels auf grünem Hintergrund

„Wie kommen meine Gäste in die Ferienwohnung? Wo finden sie den Schlüssel?“ – Spätestens dann, wenn die Ankunft Ihrer allerersten Feriengäste näher rückt, werden Sie genau diese Frage für sich und Ihre Mieter geklärt haben müssen. Aber welche Form der Schlüsselübergabe gibt es? Welcher Weg ist am sichersten, günstigsten und am komfortabelsten – für die Reisenden und auch für Sie als Vermieter?

Tatsächlich gibt es viele Möglichkeiten, wie Ihre Gäste an den Schlüssel zum Ferienhaus kommen. Von smarten Technologien, dem Schlüsseltresor bis hin zur persönlichen Übergabe bei Anreise der Gäste ist alles denkbar. Aber was passt in Ihrem Fall am besten?

Wir möchten Ihnen diese wichtige Entscheidung leichter machen. Daher stellen wir Ihnen in diesem Artikel 10 Optionen der Schlüsselübergabe für Ferienwohnungen vor und beleuchten für Sie die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Doch bevor wir mit den konkreten Lösungsvorschlägen beginnen, sind hier ein paar ganz grundsätzliche Hinweise, die für Ihre Wahl der Schlüsselübergaben für Ihre Ferienwohnungen wichtig sind.

Planung der Schlüsselübergabe: Das müssen Sie berücksichtigen

Wir möchten Ihnen direkt vorweg mitgeben: Die eine für alle Situationen und alle Gäste ideale Lösung der Schlüsselübergabe gibt es nicht. Je nach Lage der Ferienunterkunft, nach Bedürfnissen der Gäste und – ja – auch nach den Reisezeiten der einzelnen Urlauber kann die richtige Lösung von Unterkunft zu Unterkunft gänzlich anders aussehen.

Bei den verschiedenen Optionen, die wir Ihnen gleich vorstellen, raten wir: Wählen Sie diejenige, die jetzt und heute am besten passt. Und wenn sich nach einiger Zeit die Umstände Ihrer Vermietung womöglich ändern, dann können Sie immer noch recht unkompliziert und oft ohne Zusatzkosten zu einer anderen Form der Schlüsselübergabe wechseln.

Zum anderen sollten Sie bei der Auswahl Ihres Schlüsselübergabe-Konzeptes auch bedenken, dass es nicht nur um reibungsloses Ein- und Auschecken der Urlauber geht. Vielmehr schwingt auch immer die grundsätzliche Frage mit, wie Sie Ihr Haus gegen Einbruch und ungewollte Fremdnutzung absichern wollen. Wägen Sie entsprechend die einzelnen, von uns gleich vorgestellten Optionen auch mit Blick auf Ihr Sicherheitskonzept genau ab.

Egal für welche Variante Sie sich ggf. nach dem Lesen dieses Artikels entscheiden, sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass Ihre Gäste bestens über den Ablauf informiert sind. Erklären Sie ihnen schon bei der Buchungsbestätigung, wie sie die Schlüssel erhalten und versenden Sie ca. 2-3 Tage vor der Anreise noch eine kurze Erinnerung mit den genauen Anweisungen.

Persönliche Schlüsselübergabe

Die persönliche Schlüsselübergabe erfreut sich schon immer großer Beliebtheit. Denn gut organisiert ist sie nicht nur eine sehr sichere Form, den Schlüssel an die Urlauber zu überreichen und nach dem Urlaub wieder in Empfang zu nehmen. Es ist zugleich auch die Chance, um

  • eine persönliche Verbindung zu den Gästen aufzubauen,
  • sich ihnen als Ansprechpartner für alle Fragen rund um Ferienhaus und -ort vorzustellen,
  • sie willkommen zu heißen,
  • einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und
  • am Urlaubsende nach der Zufriedenheit zu fragen, wertvolles Feedback und vielleicht neue Stammgäste zu bekommen.

Für die persönliche Übergabe gibt es verschiedene Varianten. Wir stellen Sie Ihnen hier vor. Vorab aber noch unsere kurze Empfehlung zum Ablauf der persönlichen Schlüsselübergabe – unabhängig davon, durch wen auch immer diese schlussendlich erfolgen mag:

1. Bei Buchungsbestätigung erste Informationen versenden

Informieren Sie Ihre Urlauber bereits mit der Buchungsbestätigung darüber, wann und in welcher Form die Schlüsselübergabe erfolgt. So beugen Sie Nachfragen und Unsicherheiten seitens der Mieter und unnötigen Aufwand Ihrerseits vor. Die konkreten Details der Schlüsselübergabe kommunizieren Sie an dieser Stelle noch nicht.

2. Kurz vor Anreise Details bekannt geben

Senden Sie Ihren Gästen idealerweise 2-3 Tage vor deren Reisebeginn die konkreten Hinweise zur Schlüsselübergabe: Beschreiben Sie in dieser Nachricht per Mail oder WhatsApp beispielsweise mit allen notwendigen Details, wie die Gäste in die Wohnung oder das Ferienhaus gelangen, wo der Treffpunkt ist etc. Und lassen Sie sich von Ihren Gästen ein Zeitfenster für die Anreise geben, damit Sie besser planen können.

Geben Sie nochmals Ihre Telefonnummer an, damit sich die Gäste bei zeitlichen Änderungen (wie Stau) bei Ihnen melden können.

Tipp: Lassen Sie sich den Erhalt dieser Nachricht bestenfalls bestätigen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Gäste informiert sind.

3. Protokollierte Schlüsselübergabe

Bei der Übergabe durch Sie oder einen Stellvertreter vor Ort überreichen Sie den oder die Schlüssel. Protokollieren Sie die vollständige Aushändigung des kompletten Schlüsselsatzes. Koppeln Sie dies an die Überprüfung der Inventarliste. Diese gehen Ihre Gäste nach der Anreise durch und zeichnen sie gegen.

Hinweis: Der oder die Schlüssel sollten dabei Teil der Inventarliste sein. (Lesen Sie hier in unserem Service-Artikel für Vermieter, wie Sie eine vollständige Inventarliste erstellen)

4. Schlüsselrückgabe bei Check-Out

Erinnern Sie wiederum 2-3 Tage vor Abreisetag und Check-Out daran, wie der Schlüssel am Urlaubstag zurück zu gegeben ist. Dies lässt sich prima auch mit einem dezenten Hinweis auf die Check-Out-Zeit und Vorgaben wie Entsorgung des Mülls oder Reinigung durch die Gäste verbinden.

Option 1: Schlüsselübergabe durch Sie selbst

Die naheliegendste Variante ist, dass Sie den Schlüssel selbst an Ihre Gäste übergeben. Das geht besonders dann gut, wenn Sie in der Nähe Ihrer Ferienunterkunft leben und zeitlich flexibel sind. Viele unserer Vermieter schätzen den persönlichen Kontakt zu den Gästen sehr und wollen sich die Begrüßung deshalb nicht nehmen lassen. Wenn Sie selbst die Schlüssel übergeben können Sie bereits die Grundlage legen, um Gäste zu Stammgästen zu machen und können erste Fragen klären. Schließlich kennen Sie Ihre Ferienunterkunft am besten.

Ihr Vorteil: Sie haben zu 100% die Kontrolle über das Willkommenheißen und können alles so gestalten wie Sie es für richtig halten.

Der Nachteil: Die Schlüsselübergabe ist mir größerem Aufwand für Sie verbunden. Sie müssen für jede An- und Abreise vor Ort sein und bei Verspätungen, etc. Ihrer Gäste flexibel sein.

Ältere Frau übergibt Wohnungsschlüssel an jüngere Frau mit Rucksack

Option 2: Schlüsselübergabe durch Nachbarn und Freunde vor Ort

Eigentlich liegt die Schlüsselübergabe bei Ihnen persönlich, aber natürlich können Sie auch nicht rund ums Jahr immer zur Stelle sein, wenn Gäste nahen? In diesem Fall sind Freunde, Nachbarn, Bekannte, denen Sie vertrauen und die Sie hin und wieder um einen kleinen Gefallen bitten können, eine hervorragende Option.

Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf ist hier: Urlauber und Ihre Vertretung vor Ort haben die Kontaktdaten getauscht. Hierfür sollten Sie unbedingt sorgen. Denn verspätet sich ein Zug, fällt ein Flieger aus oder verzögert sich die Anreise aus anderen Gründen, sollten Ihre Gäste diese Information an Ihre Vertretung weitergeben können- So steht niemand bei Nacht und Nebel oder in brütender Hitze umsonst vor dem Ferien-Apartment und wartet auf die Schlüsselübergabe der Ferienwohnung.

Wir raten Ihnen auch, Ihre Vertretung mit der Ferienimmobilie zumindest kurz vertraut zu machen – nur für den Fall, dass erste Fragen zu WLan, Pool oder Heizung auftauchen.

Service-Tipp:
Ist es Ihnen einmal nicht möglich, am Tag der Anreise persönlich vor Ort zu sein und Sie schicken einen Nachbarn als Vertretung? So freuen sich Ihre Gäste sicherlich über die Möglichkeit, später mit Ihnen in Kontakt zu treten. Bieten Sie hierfür zum Beispiel ein Telefonat oder auch ein kurzes, unkompliziertes Treffen an. Bei diesem beantworten Sie evtl. aufkommende Fragen rund um die Wohnung und Region. Ihre Gäste werden dieses Extra an Aufmerksamkeit zu schätzen wissen.

Ihr Vorteil: Durch die Schlüsselübergabe durch einen Bekannten, Freund, Nachbarn verbinden Ihre Gäste den Urlaub direkt mit einem freundlichen Gesicht. Auch sparen Sie durch diese Form der Schlüsselübergabe Kosten. Unser Tipp: Zeigen Sie sich bei Ihrer Vertretung durch einen Blumenstrauß, Schokolade oder einen guten Wein erkenntlich. Das sorgt sicherlich für gute Stimmung und Sie können wieder einmal um Unterstützung bitten.

Der Nachteil: Auch die Nachbarn haben nicht immer Zeit. Die Schlüsselübergabe muss also weit im Voraus abgesprochen werden. Bei zu häufigen Vertretungen durch Dritte entsteht so für Sie erheblicher Mehraufwand durch zusätzliche Telefonate, Mails und Co. Vor allem kurzfristige Buchungen und Anreisen könnten diese Lösung der Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen zur Herausforderung machen.

Option 3: Schlüsselübergabe durch Agenturen, Concierge-Firmen und Vermietungsservices

Wenn es um die Schlüsselübergabe geht, setzen Gastgeber gerne auch auf spezialisierte Vermietungsservices, Agenturen und Concierge-Firmen. Diese haben den Vorteil, dass das beauftragte Unternehmen neben der Schlüsselübergabe oft auch weitere Leistungen anbietet. Diese Leistungen könnten zum Beispiel sein:

  • Organisation der Gartenpflege
  • Sicherheitschecks
  • Koordination der Reinigung und des Wäscheservices.

Auch nehmen solche Dienstleistungsunternehmen Ihnen den gesamten Check-In-Prozess ab. Sie begrüßen Ihre Gäste bei der Ankunft in Ihrem Namen und geben eine kleine Einweisung ins Haus oder die Ferienwohnung. Wenn Sie auf den Service des Dienstleistungsunternehmens vertrauen, sind Sie als Vermieter rundum entlastet und wissen Ihre Gäste bestens betreut.

Absolut praktisch also, alles in einer Hand zu wissen. Vor allem dann, wenn Sie nicht in der Nähe der Ferienwohnung wohnen. Doch natürlich fallen für diesen Service und Komfort extra Ausgaben an – Kosten, die Sie unbedingt bei der Berechnung Ihrer Miete berücksichtigen sollten, damit sich Ihr Vermietungsprojekt rentiert.

Schlüsselübergabe vom Vermieter an den Gast

Wichtig: Achten Sie vor der Beauftragung des Unternehmens unbedingt darauf, mit welchen Gebühren und zusätzlichen Aufschlägen die Schlüsselübergabe bei Anreisen außerhalb der üblichen Check-In-Zeiten oder bei Verspätung zu rechnen ist.

Ihr Vorteil: Sie müssen sich um die Schlüsselübergabe keine Gedanken machen. Die Agentur wickelt diese komplett mit den Gästen ab. Sie können entspannt einen entscheidenden Verwaltungsaspekt der Ferienwohnung von Ihrer Liste streichen.

Der Nachteil: Ein solcher Service ist mit regelmäßigen Kosten verbunden. Außerdem: Womöglich werden Sie nicht jeden Mitarbeiter der Agentur oder des Dienstleistungsunternehmens kennen. Sie müssen dann darauf vertrauen, dass die für Ihr Ferienhaus zugeteilte Person Sie in Ihrem Sinne vertritt.

Option 4: Schlüsselübergabe durch Verwalter, Reinigungskraft oder Hausmeister

Sie wollen nicht immer wieder Freunde oder Bekannte bemühen und sind selbst zu stark eingebunden, um den Gästen die Schlüssel zu überreichen? Sie wollen aber auch keinen kostspieligen Vermietungsservice inklusive Organisation der Schlüsselübergabe buchen? Hier könnten ein Hausmeister, Ihre Reinigungskraft oder ein Verwalter vor Ort als Mittelweg die ideale Lösung sein. Die beauftragte Person ist Ihre persönliche und kontinuierliche Vertretung vor Ort, kennt sich in Haus und Umgebung gut aus und übernimmt in Ihrem Namen die Schlüsselübergabe beim Ein- und Auschecken.

Sie kennen niemanden? Dann hören und schauen Sie sich dazu am besten einmal im Ort Ihres Feriendomizils um. Gibt es Einzelunternehmer oder eine Privatperson, die diesen Dienst gerne übernimmt und dabei noch einen liebevollen und achtsamen Blick auf Ihre Unterkunft und Gäste hat? Oft finden sich Menschen, die sich über einen solchen Zusatzverdienst auch durch kleinere, aber konstante Aufträge freuen.

Unser Tipp:
Prüfen Sie durch ein persönliches Gespräch, ob der Auserwählte Ihre Gäste wohl in Ihrem Sinne begrüßen wird. Ob er oder sie zu Ihnen und Ihrer Unterkunft passt. Auch sollte die Person elementare Fragen zum Haus und der Umgebung in der Sprache der Urlauber und/oder auf Englisch beantworten können.

Ihr Vorteil: Sie und Ihre Gäste haben einen verlässlichen Ansprechpartner vor Ort. Die Kosten für diesen Service können geringer ausfallen als bei einer größeren Vermietungsagentur.

Der Nachteil: Sie sollten mit Ihrem Verwalter oder Hausmeister klären, welche Lösung der Schlüsselübergabe der Ferienwohnung greift, sollte auch er einmal ausfallen.

Option 5: Schlüsselübergabe durch lokale Geschäfte, Bars, Cafés

Noch relativ neu und vor allem in Großstädten beliebt: die Schlüsselübergabe durch Geschäfte, Restaurants oder Cafés, die sich in der Nähe der Ferienunterkunft befinden. Dieser Trend stammt aus den USA und Kanada. Auch hier findet er mehr und mehr Gefallen. Tatsächlich gibt es bereits Anbieter, die genau auf diese Art der Schlüsselübergabe spezialisiert sind, die ganz ähnlich funktioniert wie Paketstationen beispielsweise für Hermes oder DHL.

Das Prinzip ist einfach wie praktisch: Diese Anbieter kooperieren mit Tankstellen, Restaurants oder Cafés mit langen Öffnungszeiten. Diese nehmen den Schlüssel an und bewahren ihn für die nächsten Gäste auf. Kommt ein Urlaubsgast zu ihnen, kann er den Schlüssel mithilfe eines vorab zugesandten Codes abholen. Ein solcher Service kostet nur wenige Euro pro Schlüssel und Monat und funktioniert aufgrund der langen Öffnungszeiten der ausgewählten Lokalitäten gut.

Bei dieser Variante ist besonders wichtig, dass Sie Ihre Gäste genau informieren, wo und wie sie ihren Schlüssel bekommen. Viele sind an diese Form der Übergabe (noch) nicht gewöhnt.

Mitarbeiter in einem Café, das zur Schlüsselübergabe genutzt werden kann

Ihr Vorteil: Dieser Service kann durchaus günstiger sein als die Schlüsselübergabe vor Ort durch einen Verwalter oder andere Dienstleister wie Vermietungsagenturen.

Der Nachteil: Dieser professionalisierte Service ist vor allem in Großstädten verfügbar, in denen auch rund ums Jahr Touristen zu erwarten sind. Auf dem Land ist er weniger zu finden. Hier lohnt sich der Aufwand für die Anbieter wohl nicht.

Ist dies Ihre auserkorene Form der Schlüsselübergabe, raten wir Ihnen: Prüfen Sie genau, wer den Schlüssel aushändigt und wer Zugang zu ihm hat, um Missbrauch zu vermeiden.

Schlüsselübergabe ohne persönlichen Kontakt

Nun haben wir Ihnen einige Optionen vorgestellt, wie Ihre Gäste durch einen persönlichen Kontakt an die Schlüssel zur Ferienwohnung gelangen. Da weder Sie, noch eine Vertretung hier vor Ort sind, ist es besonders wichtig, den Gästen vorab alle wichtigen Infos zum Ablauf der Schlüsselübergabe mitzuteilen. Geben Sie Ihnen unbedingt auch eine Telefonnummer, unter der sie sich im Zweifel melden können.

In den folgenden Absätzen weisen wir auf weitere Möglichkeiten hin, die gänzlich ohne persönlichen Kontakt funktionieren.

Option 6: Der Schlüsseltresor für außen oder innen

Schlüsseltresore oder Schlüsselboxen sind mittlerweile weit verbreitet. Hierbei handelt es sich ganz einfach um eine kleine, robuste Box, die beispielsweise an der Hauswand des Ferienhauses befestigt wird.

Ihre Gäste können diese kleinen Tresore durch die Eingabe einer Zahlenkombination öffnen, die Sie Ihnen vorab haben schriftlich zukommen lassen.

Viele Tresor-Modelle bieten Ihnen die Möglichkeit, den Code aus der Ferne zu generieren. Sogar unterschiedliche Gültigkeitsdauern sind für die Codes planbar. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Urlaubsgäste, aber auch das Reinigungspersonal oder der Hausmeister jeweils über einen eigenen Code verfügen. Alle können nur im von Ihnen definierten Zeitraum x die Ferienwohnung betreten. Und niemand anderes.

Ihr Vorteil: Zu welcher Uhrzeit auch immer Ihre Gäste anreisen – der Einlass ist garantiert. Damit Sie auch sicher sein können, dass Ihre Urlauber in die Ferienwohnung gelangen, lassen Sie sich den Erhalt des Codes am besten bestätigen.

Der Nachteil: Wie auch jeder andere Tresor lässt sich auch ein Schlüsseltresor mit einigem Aufwand knacken. Achten Sie bei der Modell-Wahl unbedingt auf die Qualität und Erfahrungsberichte früherer Käufer! Um das Risiko zu minimieren, dass der Schlüsselsafe aufgebrochen wird, raten wir außerdem: Platzieren Sie die Box so, dass sie nicht für jedermann sichtbar ist. Zu versteckt sollte sie allerdings auch wiederum nicht sein – schließlich wollen Ihre Gäste nach längerer Anreise nicht noch ewig suchen müssen.

Unser Testbericht: Auf einen Schlüsseltresor für die sichere Schlüsselübergabe müssen Sie sich als Vermieter blind verlassen können. Wir haben Schlüsseltresore der Firma masunt getestet und verglichen – Lesen Sie hier unseren Testbericht!

Option 7: Das elektronische Türschloss

Eine weitere Möglichkeit, auf persönliche Schlüsselübergabe zu verzichten und den Eintritt in die Ferienwohnung zu vereinfachen und zu automatisieren, sind elektronische Türschlösser. Der eigentliche Schlüssel entfällt in diesem Fall komplett. An seiner Stelle tritt eine Zahlenkombination. Auch bei dieser Variante haben Sie die Möglichkeit, den Code für jeden Gast neu zu vergeben.

Neben der komfortablen Handhabung bieten elektronische Schlösser den Vorteil, dass nie wieder ein Schlüssel verloren gehen kann. Oder versehentlich mit nach Hause genommen wird. Das heißt: Kein kostenintensiver Schlüsseldienst und kein Auswechseln von Türschlössern mehr, weil mal ein Schlüssel am Strand oder bei einer Bergtour verloren ging.

Sollten Ihre Gäste einmal die Zahlenkombination vergessen, so genügt ein Anruf bei Ihnen oder Ihrem Stellvertreter/Verwalter. Der Gast erhält direkt den Code und hat wieder Zutritt zu Ihrer Ferienunterkunft.

Diese elektronischen Türschlösser für Ferienwohnungen sind meistens etwas teurer als eine Schlüsselbox wie oben beschrieben. Dieses Manko wird aber dadurch wettgemacht, dass Kosten für Schlosswechsel und Ersatzschlüssel entfallen.

Das elektronische Türschloss

Ihr Vorteil: Elektronischer Schlösser reduzieren Stress sowie Kosten durch Personalkoordination für die Schlüsselübergabe und evtl. Schlosswechsel bei Schlüsselverlust. Ein Betreten und Verlassen der Ferienwohnung durch die Gäste ist jederzeit möglich – ganz unabhängig von Ab- und Abreisezeiten. Jeder Gast erhält seinen individuellen Zugangscode. So können Sie genau steuern, wer wann die Ferienwohnung betreten kann.

Der Nachteil: Für ein gutes elektronisches Schloss sind schnell mehrere hundert Euro ausgegeben. Lassen Sie das Schloss von einem Profi montieren, fallen weitere Kosten an.

Option 8: Das digitale Smart-Lock

Für Sie und Ihre Gäste darf es gern noch smarter und automatisierter zugehen bei der Schlüsselübergabe als durch Tresore und die elektronischen Türschlösser? Dann sind sogenannte Smart-Locks vielleicht die richtige Variante für Sie. Das Smart-Lock – das intelligente Türschloss – ist noch recht frisch auf dem Markt, spricht sich aber schnell herum.

In ihrer genauen Funktion können die Smart-Locks unterschiedlicher Hersteller natürlich voneinander abweichen. Aber zusammengefasst arbeiten diese Türschlösser folgendermaßen:

Smart-Locks benötigen eine WLAN- oder Bluetooth-Verbindung zu einem Smartphone, damit sie sich öffnen. Hier zu einem Smartphone Ihrer Gäste.
Sie als Vermieter können Ihren Urlaubsgästen einen virtuellen Schlüssel per E-Mail oder WhatsApp beispielsweise zukommen lassen. Durch diesen Code/Schlüssel verifiziert und autorisiert können die Gäste mit ihrem Smartphone die Türen öffnen und schließen – und zwar in genau dem Zeitraum, für den Sie die Gültigkeit des Codes bestimmt haben. Das Schloss erkennt dann ein vom verifizierten Smartphone durch WLAN oder Bluetooth gesendetes Signal und reagiert. Smart-Locks Sie lassen sich meistens ohne großen Aufwand an die Haustür anbringen.

Ihr Vorteil: Sie können mit Smart-Locks exakt verwalten, wer zu welcher Uhrzeit auf Ihr Grundstück und/oder in Ihre Feriendomizil kommt. Plus: Jeglicher persönliche Kontakt vor Ort entfällt.

Der Nachteil: Jedes Smart-Lock funktioniert nur an einer Stelle. Sind also neben der Haustür noch das Gartentor und die Garage gesichert, brauchen Sie mehrere Smart-Locks. So können die Kosten schnell nach oben schießen. Sie und Ihr Gast benötigen zudem für die Smart-Lock-Nutzung ein Smartphone mit Internetzugang am Urlaubsort. Nicht alle Gäste haben aber Handy-Tarife, bei denen sie auch im Ausland ins Internet kommen. Daher sollten Sie für alle Fälle in der Ferienwohnung für WLan mit guter Reichweite sorgen. Darüber hinaus kann allerdings auch ein leerer Akku der Grund dafür sein, dass die Urlaubsgäste vor verschlossener Tür stehen.

Gut zu wissen: Für den Fall, dass Ihre Gäste kein Smartphone besitzen oder keinen Internetzugang am Ferienhaus haben, kann alternativ auch ein herkömmlicher Schlüssel genutzt werden. Achten Sie darauf beim Kauf des Schlosses und der Smart-Lock-Variante.

Option 9: Schlüsselübergabe per Postversand

Den Schlüssel vor Anreise per Post an den Gast schicken? Ja, auch das ist ein Weg, um Ihren Gästen vor dem Urlaub den Schlüssel auszuhändigen – ohne persönlichen Kontakt. Leben Sie und der Urlaubsgast im gleichen Land und besteht zwischen Buchung und Anreise genügend zeitlicher Puffer für den rechtzeitigen Versand, kann die Schlüsselübergabe per Post eine günstige Alternative sein.

Ist beides aber nicht der Fall, sollten Sie sich und den Gästen diesen Stress vielleicht nicht antun: Zu oft kommen doch Briefe mit starker Verzögerung an. Oder sie gehen gar verloren. Sicherheitshalber jedes Mal ein Einschreiben zu versenden, schraubt auch schnell die Kosten nach oben und ist für Sie mit größerem Aufwand verbunden.

Entschließen Sie sich aber für die Schlüsselübermittlung per Post, legen Sie dem Kuvert einen persönlichen Gruß und ein paar freundliche, auf den Urlaub einstimmende Worte bei. Ihre Gäste werden sich freuen.

Ihr Vorteil: Können Sie sich auf den Postdienst verlassen, ist dies eine günstigere Variante der Schlüsselübergabe der Ferienwohnung ohne persönlichen Kontakt.

Person, die einen Brief mit Schlüssel einer Ferienwohnung in einen Briefkasten schmeißt

Der Nachteil: Hohe Kosten können entstehen, wenn der Schlüssel auf dem Weg verloren geht. Auch wenn ein Gast kurzfristig anreisen möchte, kann es durch den Expressversand etwas teurer werden. Bedenken Sie auch, dass Sie sich darauf verlassen können müssen, dass Ihre Gäste den Schlüssel (rechtzeitig) wieder zurücksenden.

Unser Tipp: Versenden Sie lediglich den Schlüssel des Briefkastens der Ferienwohnung. Hier sind wiederum die Schlüssel für die Haustür hinterlegt. So reduzieren Sie das Risiko für den Schlüsselverlust.

Option 10: Das Schlüsselversteck

Nach wie vor großer Beliebtheit erfreut sich auch das klassische Schlüsselversteck – vor allem in ländlichen Gegenden.

Doch ob unter der Fußmatte oder dem Blumentopf – wir raten dazu, sich genau zu überlegen, ob mit diesem Weg auch Sicherheit garantiert ist. Denn die guten alten Verstecke sind doch zu bekannt – auch in der Fensternische neben dem Eingang oder über der Tür im Schuppen.

Einige Anbieter haben sich auf Attrappen von Steinen, Statuen oder auch Thermometern spezialisiert, in denen Schlüssel versteckt werden können. Doch sollten Sie genau prüfen, ob diese wasserfest, sturmsicher und vor allem auch gut zu finden sind. Denn stellen Sie sich vor, Ihre Gäste reisen bei Schneeregen oder bei brütender Hitze an. Und nun müssen sie erst noch 20 Steine und Töpfe umdrehen, um den Schlüssel für die Ferienwohnung zu finden! Das wäre vermutlich nicht der gewünschte Urlaubsstart.

Ihr Vorteil: Ist ein gutes und sicheres Versteck gefunden, sparen Sie sämtliche Kosten für Technik und/oder Personal und jeden Aufwand durch eine persönliche Schlüsselübergabe.

Der Nachteil: Das Schlüsselversteck ist eher unsicher vor potenziellen Einbrechern. Daher sollten Sie gut überlegen, ob Sie dieses Risiko eingehen wollen. Sie müssen sich auch darauf verlassen können, dass die Urlauber den Schlüssel wieder im richtigen Versteck deponieren, wenn sie abreisen.

Welche Option der Schlüsselübergabe passt zu Ihnen?

Nun haben Sie einige Formen der Schlüsselübergaben bei Ferienhäusern kennen gelernt. Für welche Form auch immer Sie sich entscheiden sollten: Machen Sie zum Schluss noch einmal einen kleinen Test. Prüfen Sie, ob Ihr System auch unter folgenden 3 Voraussetzungen Bestand hat, die immer wieder zu Herausforderungen bei der Übergabe der Ferienwohnung-Schlüssel führen.

1. Die Anreisezeiten der Gäste können stark variieren
Manche Urlauber wollen morgens anreisen und andere erst zu später Nacht. Wie auch immer geplant: Immer kann es zu kleineren Verzögerungen bis hin zu massiven Verspätungen kommen. Funktioniert Ihre Form der Schlüsselaushändigung dennoch?

2. Die Schlüsselübergabe muss auch bei kurzfristigen Buchungen funktionieren
Freitag buchen und Samstag anreisen?! – Wie schön, wenn Ihre Ferienwohnung noch kurzfristig besser ausgelastet ist. Aber auch diese Situation kann bei einer Schlüsselübergabe durch Sie persönlich oder durch einen Vertreter vor Ort zu Komplikationen führen. Nämlich dann, wenn Sie andere Pläne für den Anreisetag hatten und auch Ihre Vertretung verhindert ist. Ist das bei Ihrem Weg, den Schlüssel zu übergeben, ein Problem?

3. Unkomplizierter Ablauf und reibungslose Kommunikation
Ob Schlüsselsafe, persönliche Übergabe oder Schlüsselversand per Post: Sie sollten Ihren Gästen stets ausführlich erklären, wie diese an den Schlüssel kommen und ggf. auch eine Bedienungsanleitung oder einen Lageplan mitschicken. Denn nichts ist lästiger für erschöpfte Reisende, als wenn nach einem langen Tag mit Taxi, Flieger und Mietwagen dann noch

  • Umwege durchs Dorf genommen,
  • komplizierte Codes eingegeben oder
  • eine Schnitzeljagd durch den Garten gestartet werden muss,

um an den Schlüssel zur Ferienwohnung zu gelangen. Machen Sie es Ihren Urlaubern einfach – egal, für welchen Weg der Übergabe Sie sich entscheiden. Haben Sie an alles gedacht? Sind Ablauf und Kommunikation bei Ihnen rund und verständlich?

Wählen Sie eine Form der Schlüsselübergabe für Ihr Wunschgäste

Wir möchten Ihnen abschließend für Ihre Entscheidung noch mitgeben: Wählen Sie den Weg, der zur Lage der Ferienwohnung, Ihrer persönlichen Verfügbarkeit, Ihrem Budget und vor allem auch zu Ihren Gästen passt. Die von Ihnen gewählte Form der Schlüsselübergabe muss für die Urlauber auch praktikabel und zumutbar sein.

Denn der Urlaub beginnt für die meisten Reisenden gefühlt in dem Moment, wo sie vor der Ferienwohnung stehen und diese betreten wollen. Sorgen Sie mit einer gut organisierten Schlüsselübergabe dafür, dass dieser Moment bereits reibungslos verläuft und nicht zum Stressfaktor wird.

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2 Kommentare

  1. In der Pandemie fragen Kunden vermehrt nach einer kontaktlosen Übergabe. Wo bitte kann man als Vermieter im Inserat bei Traumferienwohnungen diese Information hinterlegen, dass eine kontaktlose Übergabe angeboten wird? Kann der Mieter dies bei der Ferienhaussuche als Filterbedingung angeben?

    1. Hallo,

      Sie können diese Information in der Beschreibung der Ferienwohnung bzw. des Ferienhauses (z.B. bei „Besondere Merkmale“) im Inserat mit einfügen. Einen Filter dafür gibt es aktuell nicht.

      Viele Grüße aus Bremen
      Ihr Team von Traum-Ferienwohnungen

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