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Check-in und Check-out in der Ferienwohnung: Das sollten Sie als Vermieter beachten

Der Check-in und der Check-out tragen maßgeblich zum Gesamterlebnis des Aufenthalts in einer Ferienunterkunft bei! Der Ablauf sollte hier gut organisiert sein, denn für die Gäste startet genau ab diesem Zeitpunkt die wohlverdiente Urlaubszeit in ihrem Feriendomizil! Als Vermieter können Sie bereits im Vorfeld einiges tun, um diesen Vorgang für alle Beteiligten so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Denn insbesondere, wenn Sie die Unterkunft aus der Ferne verwalten und nicht persönlich vor Ort sein können, sind für den Check-in und Check-out in der Ferienwohnung einige Vorkehrungen notwendig. Zudem könnten Sie den Urlaubsgästen mit einem Early Check-in oder dem Late Check-out in die Ferienwohnung flexiblere An – und Abreissezeiten ermöglichen.

Wir zeigen Ihnen, welche verschiedenen Möglichkeiten hier zur Verfügung stehen und wie sich Check-in und Check-out stressfrei, sicher und mit dem gewissen Etwas an Service gestalten können.

Vor der Anreise der Gäste

Bereits vor der Anreise der Urlaubsgäste fallen einige administrative Aufgaben an, die Zeit beanspruchen: Verträge müssen unterschrieben und Zahlungsmethoden geklärt werden. Die Daten der Urlauber müssen übermittelt und Ankunfts- und Abreisezeit vereinbart werden. Auch die Beantwortung individueller Fragen der Urlauber stellt häufig einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar.

Mit ein wenig Vorbereitung lässt sich dieser Arbeitsaufwand im Vorfeld für Sie und Ihre Urlaubsgäste schon deutlich reduzieren. Wir haben Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt.

1. Vorgefertigter Fragebogen

Lassen Sie ihren Urlaubsgästen im Vorfeld einen vorgefertigten Fragebogen zukommen. Somit erhalten Sie direkt alle Informationen, die Sie für die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft benötigen. Dazu gehören z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Nationalität und Ausweisnummer bzw. ein Scan der Dokumente.  

2. Buchungsbestätigung bzw. Mietvertrag

Übermittelt werden kann eine schriftliche Buchungsbestätigung bzw. ein Mietvertrag, in dem Sie die Rahmenbedingungen der Vermietung noch einmal aufführen. Vorteil ist, dass die Urlauber diesen ganz in Ruhe durchlesen, auszufüllen und unterschreiben können. Somit entsteht weniger Raum für Missverständnisse und Fehlinterpretationen.

Ausführliche Informationen zum Mietvertrag für Ihre Ferienunterkunft inklusive einem kostenfreien Mustermietvertrags haben wir Ihnen in unserem Ratgeber zusammengefasst: Mietvertrag für die Ferienwohnung

3. Wichtige Informationen

Erstellen Sie Ihren Urlaubsgästen eine Übersicht mit hilfreichen Details, die schon vor Ankunft in der Ferienunterkunft wichtig sind.

Dazu zählen bspw. folgende Informationen:

  • Anfahrtsbeschreibung
  • Informationen zu (kostenfreien) Parkmöglichkeiten an der Unterkunft
  • Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Angaben zur Schlüsselübergabe
  • Angaben zum Check-in, sowie Check-out in die Ferienwohnung

Somit haben Sie und die Urlaubsgäste in spé bereits vor Ankunft alle notwendigen Informationen und können so den beidseitigen Arbeitsaufwand bei Einzug in die Ferienunterkunft reduzieren. Ein weiterer Pluspunkt: Ihnen liegen alle Dokumente in digitaler Form vor und Sie ersparen sich die lästige Zettelwirtschaft. Übrigens empfiehlt es sich, die wichtigsten Informationen auch schon im Inserat anzugeben.

Möglichkeiten des Check-in

Viele Vermieter möchten ihre Urlaubsgäste bei Ankunft persönlich in Empfang nehmen und schätzen den direkten Kontakt. Für andere ist dies nicht immer realisierbar. Insbesondere wenn die Vermietung nebenberuflich angeboten wird oder sich die Ferienwohnung nicht am selben Wohnort des Vermieters befindet, kann dies eine zeitliche Herausforderung darstellen. Vor allem dann, wenn die Gäste durch unvorhersehbare Verzögerungen verspätet am Urlaubsdomizil ankommen. Auch dafür gibt es Lösungen. Wir zeigen Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten des Check-ins in die Ferienwohnung. 

Check-in durch den Vermieter

Der persönliche Empfang durch Sie als Vermieter bietet sicherlich einige Vorteile: Beide Parteien können sich einen ersten Eindruck voneinander verschaffen und offene Fragen direkt an Ort und Stelle klären.

Auch im Falle auftretender Mängel in der Ferienunterkunft ist es wichtig, dass zeitnah Abhilfe geboten wird. Vielen Urlaubern gibt es ein sicheres Gefühl, einen direkten Ansprechpartner vor Ort zu haben. Der Aufwand ist hier allerdings nicht zu unterschätzen. Denn eine gute Gästebetreuung beginnt ja bekanntlich vor dem eigentlich Check-in.

Check-in durch eine Verwaltung

Wenn Sie den Check-in bzw.Check-out aus Gründen nicht selbst übernehmen können, ist es ebenfalls eine Option diesen Vorgang an jemanden abzugeben. Vielleicht haben Sie einen Bekannten in der Nähe der Ferienwohnung, der den Check-in für Sie abwickeln kann. Oder Sie lassen lassen sich von einer zentralen Verwaltung unterstützen. Diese kann den Check-in und Check-out sowie weitere anfallende Aufgaben wie die Reinigung der Ferienunterkunft oder die Schlüsselübergabe für Sie koordinieren.

Online-Check-in / Self-Check-in

Eine für Vermieter und Urlauber gleichermaßen zeitsparende Check-in-Methode ist der Online-Check-in, oder auch Self-Check-In. Beim Online-Check-in ermöglichen Sie es Ihren Feriengästen, alle notwendigen Abläufe automatisiert und ohne persönlichen Kontakt zwischen Gastgeber und Gast abzuwickeln.

Dazu gehören u.a.:

  • Registrierung der Urlaubsgäste
  • Identitätsprüfung durch Ausweisdokumente
  • Regelung der Schlüsselübergabe

Für die Organisation der Schlüsselübergabe gibt es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, die eine gute Alternative zur persönlichen Übergabe darstellen. Vor allem für Vermieter, die sich nicht vor Ort befinden und auf keine externe Vermittlung zurückgreifen möchten, ist der Online-Check-in bzw. der Self-Check-in eine gute und zeitsparende Alternative.Ausführliche Informationen haben wir in Ihnen in einem ausführlichen Ratgeber zusammengefasst.

Early Check-in / Late Check-out

Die Zeiten für den Check-in sowie Check-out aus der Ferienwohnung ist für die Organisation von Vermieter als auch für die der Urlaubsgäste gleichermaßen wichtig. Daher sollten diese Zeiten vorab präzise und klar kommuniziert werden. Empfehlenswert ist es, die Information zum Check-in und Check-out bereits in Ihrem Inserat zu erwähnen, damit die Urlaubsgäste im Vorfeld darüber informiert sind und so die An – und Abreise entsprechend koordinieren können.

Dennoch kann es vorkommen, dass Ihre Gäste aus bestimmten Gründen einen früheren Bezug der Ferienunterkunft (Early Check-in) wünschen oder noch ein wenig länger bleiben möchten (Late Check-out), als es die festen Zeiten vorgeben. Insofern es Ihnen möglich ist, empfiehlt es sich hier auf individuelle Nachfrage eine gewisse Kulanz gegenüber den Gästen anbieten. Ein Early Check-in oder ein Late Check-out sind ein willkommener Service, den viele Urlaubsgäste sehr zu schätzen wissen. Schon mit dieser kleinen Geste können Sie sich mit Sicherheit von der Masse abheben und sorgen dafür, dass dieser Servicegedanke einen bleibenden Eindruck sowie glückliche Urlaubsgäste hinterlässt. Bedenken Sie auch immer, dass sich dies in Ihren Bewertungen widerspiegeln kann und somit zukünftige Urlauber bei der Auswahl der Ferienunterkunft positiv beeinflusst.

Extra-Kosten für einen flexiblen Check-out

Eine flexible Handhabung von Check-in oder Check-out ist häufig nur bedingt möglich, da die Ferienunterkunft bereits am gleichen Tag wieder bezugsfertig gemacht werden muss. Gerade zur Hochsaison werden Unterkünfte fast nahtlos weitervermietet und das enge Zeitmanagement lässt wenig Handlungsspielraum zu. In diesem Falle ist es natürlich verständlich, dass Sie den Check-in bzw. Check-out nicht ausdehnen können.

Alternativ können Sie überlegen, flexiblere Anreisezeiten als festen Service gegen Extra-Kosten anzubieten. Gerade für Familien mit kleineren Kindern ist es häufig herausfordernd, die lange Wartezeit zwischen Ankunft am Urlaubsort und Check-in zu überbrücken. Mit einem gebührenpflichtigen Early Check-in oder einem Late Check-out, den Sie den Gästen fest bestätigen, können Sie Ihren Service gegenüber der Konkurrenz ausbauen. In vielen Hotels wird dieser kostenpflichtige Serivce bereits angeboten. Die Gebühr hierfür bewegt sich zwischen 20€ – 30€. Sie können die Gebühr aber auch anteilig am Übernachtungspreis festmachen (ggf. auch angepasst an die gewünschte Check-in / Check-out-Zeit).

Kofferaufbewahrung als Alternative

Ist es Ihnen nicht möglich, einen Early Check-in oder Late Check-out anzubieten, können Sie eine Kofferaufbewahrung ermöglichen. Oftmals hilft schon diese Möglichkeit, damit sich die Urlaubsgäste zwischen Check-out und Abreise freier bewegen können. Vielleicht gibt es an der Ferienunterkunft eine Garage oder einen Schuppen, den Sie für die Zwischenlagerung des Gepäcks nutzen können? Wichtig ist es hier allerdings, eine abschließbare Möglichkeit zu schaffen und die Haftung für das Gepäck vorab zu regeln.

Heißen Sie Ihre Urlaubsgäste willkommen!

Die Gäste persönlich willkommen zu heißen, ist eine schöne Geste. Sie können gemeinsam mit Ihren Urlaubsgästen einen kleinen Rundgang durch die Ferienwohnung oder das Ferienhaus machen und eventuelle Besonderheiten ausführlich erklären. Den Urlaubern bietet es die Möglichkeit, offene Fragen direkt vor Ort zu besprechen. Signalisieren Sie Ihren Urlaubsgästen, dass Sie bei weiteren Fragen oder eventuellen Problemen Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

Begrüßung aus der Ferne

Ist es Ihnen nicht möglich persönlich vor Ort zu sein, steht einer herzlichen Begrüßung dennoch nichts im Wege. Sie können z.B. Ihre Urlauber am Anreisetag per Mail oder Telefon kontaktieren und nachfragen, ob sie gut angekommen sind, sich gut in der Ferienunterkunft zurecht finden und ob es noch offene Fragen gibt. Eine persönliche Nachricht in Form eines kurzen Briefes oder ein kleines Willkommensgeschenk werden Ihren Urlaubsgästen mit Sicherheit ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

Eine gut sortierte Gästemappe ist ebenfalls eine gute Hilfestellung für die Urlaubsgäste. Damit gelingt es Ihnen, alle notwendigen Informationen gebündelt an einem Ort bereitzustellen. Neben den nützlichen Informationen, wie z. B. zur Müllentsorgung, Schlüsselabgabe oder Notfallnummern, können Sie hier ein paar persönliche Worte über sich als Gastgeber einbinden. Wertvoll sind auch persönliche Empfehlungen und Insidertipps: Gerade Empfehlungen zu Restaurants und Ausflügen in der Umgebung kommen bei den Urlaubsgästen sehr gut an und sind ein wichtiger Bestandteil der Gästemappe.

Unser Tipp: Ausführliche Informationen und Anregungen für Ihre persönliche Gästemappe inklusive kostenloser Muster-Gästemappe haben wir Ihnen in unserem Ratgeber zusammengestellt!

Wichtig ist es den Urlaubsgästen vor, während und nach dem Urlaub zur Verfügung zu stehen. Ob Sie nun selbst der Ansprechpartner sind oder dies eine Vermittlung übernimmt: Eine Kontakttelefonnummer mit moderaten Service-Zeiten sollte auf jeden Fall an die Urlaubsgäste übermittelt werden.

Mehr ist manchmal mehr! Empfehlenswert ist es, die Urlaubsgäste einen Tag vor Abreise noch einmal freundlich an die Check-out-Zeit zu erinnern. Dies können Sie mit dem Wünschen für eine gute Heimreise verbinden und gleichzeitig nachfragen, ob die Urlaubsgäste mit dem Aufenthalt in der Ferienunterkunft zufrieden waren.

Fazit

Wir haben Ihnen nun in diesem Artikel einige Optionen und praktische Tipps rund um den Check-in und Check-out in der Ferienwohnung aufgeführt. Einige davon lassen sich schnell umsetzen, bei anderen Tipps bedarf es ein wenig Planung und Vorbereitung. Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Urlaubsgästen im Vorfeld so viel Aufwand wie möglich abzunehmen und somit von Anfang an ein bleibendes Serviceerlebnis zu hinterlassen. Diese „Vorarbeit“ wird sich auch für Sie als Vermieter auszahlen und Ihre Gäste werden sich durch Ihren besonderen Service wertgeschätzt fühlen.

Falls Sie Ihre Ferienunterkunft noch nicht über Traum-Ferienwohnungen vermieten, freuen wir uns sehr Sie als Vermieter bei uns begrüßen zu können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß bei der Vermietung Ihrer Ferienimmobilie.

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