Vermieter von Ferienwohnungen merken schnell: Mit der Bereitstellung der Räume ist es im Vermietungsprozess nicht getan. Vielmehr fallen immer wieder kleine Dinge an, die zu beachten sind und die in Fülle eine ganze Menge Zeit in Anspruch nehmen können. Eine dieser Aufgaben ist die Erstellung von Rechnungen für die Ferienwohnung.
Gerade beim Thema Rechnung schreiben stockt es oft. Zu viele Fragen tauchen hier auf. Worauf kommt es bei der Rechnungstellung an? Was muss auf die Rechnung und was kann? In welchen Fällen müssen Gäste eine Rechnung erhalten?
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles zum Thema Rechnung schreiben für die Ferienwohnung. Außerdem stellen wir Ihnen unsere kostenlose Word-Muster-Rechnung zur Verfügung, mit der Sie als Vorlage arbeiten können.
Bevor wir in die Einzelheiten der Rechnungserstellung eintauchen, klären wir doch erst einmal, ob und warum Sie eine Rechnung schreiben müssen.
Hinweis: Die hier geteilten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Die Traum-Ferienwohnungen GmbH übernimmt keinerlei Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und insbesondere für die Rechtsbeständigkeit. Schadenersatzansprüche gegen Traum-Ferienwohnungen GmbH, gleich welcher Art, sind ausgeschlossen.
- Muss ich überhaupt eine Rechnung für meine Ferienunterkunft ausstellen?
- Was auf die Rechnung muss – Aufbau und Inhalt
- Wie stelle ich Rechnungen korrekt aus?
- Wann und wie übermittle ich eine Rechnung?
- Wichtige Hinweise zum Thema Rechnungen bei Ferienwohnungen
- Wie stellen Sie als Vermieter sicher, dass Ihre Rechnung pünktlich bezahlt werden?
- Extra-Tipp: So stellen Sie eine Quittung bei der privaten Vermietung richtig aus
- Jetzt Rechnungsvorlage downloaden
Muss ich überhaupt eine Rechnung für meine Ferienunterkunft ausstellen?
Wer Ferienunterkünfte vermietet, erzielt Einkünfte aus der Vermietung und Verpachtung bzw. Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Diese Einkünfte sind in der Einkommenssteuererklärung anzugeben. Als Nachweis dafür wiederum dienen Quittungen oder Rechnungen.
Quittungen oder Rechnungen? – welchen Zahlungsnachweis Sie verwenden sollten oder zu welchem Sie sogar verpflichtet sind, ist abhängig davon, wie genau Sie Ihre Ferienunterkunft vermieten. Daher unsere initiale Frage an Sie: Vermieten Sie Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus privat oder gewerblich?
Und hierzu halten wir gleich fest: Bei der gewerblichen Vermietung sind Sie verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Wie es hingegen bei privater Vermietung aussieht, erklären wir Ihnen jetzt:
Sonderfall: Private Ferienvermietung
Vermieten Sie Ihre Ferienunterkunft privat? Dann müssen Sie Ihren Gästen keine ordentliche Rechnung ausstellen. Es reicht auch eine einfache Quittung. Diese umfasst weniger Daten und Angaben als die Rechnung. (Lesen Sie zum Thema Quittung erstellen unten mehr.)
Doch: Sie sollten auch bei der privaten Vermietung darauf vorbereitet sein, eine Rechnung auszustellen. Dann nämlich, wenn Ihre Urlaubsgäste für ihre Unterlagen eine Rechnung anfordern. Zudem empfiehlt sich die Rechnungsstellung für Ihre ordentliche Buchführung auch im Rahmen einer Privatvermietung.
Das wäre geklärt. Schauen wir uns nun an, was auf die klassische Rechnung für Ferienwohnungen gehört.
Mit unserer Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen sind Sie immer auf eine Rechnungsausstellung vorbereitet und können diese jederzeit nach Ihren Anforderungen anpassen.
Was auf die Rechnung muss – Aufbau und Inhalt
Wir starten an dieser Stelle mit dem Blick auf Rechnungen nach Regelbesteuerung. Im Anschluss tauchen wir ein in gesonderte Voraussetzung für Rechnungen – zum Beispiel für Rechnungsstellungen für Vermieter, die nicht gewerbsmäßig und nach Regelbesteuerung vermieten.
Vermieter in der Regelbesteuerung (mit MwSt.)
Als gewerbetreibender Vermieter sind Sie dazu verpflichtet, eine Rechnung für Ihre Ferienwohnung auszustellen. Dasselbe gilt, wenn Ihre Gäste aus privater Vermietung eine Rechnung als Zahlungsnachweis wünschen. Ihre Rechnungen müssen dann folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift vom Vermieter
- Name und Anschrift vom Urlaubsgast
- Rechnungsdatum
- Überschrift Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer von Ihnen als Gastgeber
- Benennung von Art und Umfang der Leistung (Übernachtung etc.)
- Leistungszeitpunkt/-zeitraum (Ankunfts- und Abreisedaten)
- den Netto-Rechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuer)
- den Steuersatz, bzw. die Steuersätze
- Summe der Umsatzsteuer
- den Brutto-Rechnungsbetrag (inkl. Umsatzsteuer)
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsfristen
Diese Angaben sind alle verpflichtend, allerdings unter der Voraussetzung, dass der Rechnungsbetrag bei mindestens 250 Euro liegt. Bis zum 31.12.2016 lag diese Grenze bei ≤ 150 Euro. Doch seit dem 1.1.2017 gelten Rechnungen bis einschließlich einem Bruttobetrag ≤ 250 Euro als Kleinstbetragrechnungen. Dazu weiter unten mehr.
Übrigens:
Nicht immer umfasst die in der Rechnung aufgeschlüsselte Leistung nur auf die Übernachtung bzw. reine Miete. Achten Sie darauf, dass Sie in der Rechnung alle einzelnen Leistungspunkte aufführen – sprich nicht-optionale wie optionale. Zu letzteren können zählen zusätzlich buchbare Leistungen wie beispielsweise Frühstücksservice oder Extra-Wäscheservice. Eine Übersicht über optionale und nicht-optionale Leistungen und wie Sie diese im Mietpreis aufführen müssen, können Sie hier nachlesen: Preise richtig ausweisen.
Wichtiger Hinweis ⚠️:
Nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UstG gilt seit 2010 für die kurzfristige Beherbergung der reduzierte Umsatzsteuersatz von 7 % statt der 19 %. Das betrifft auch die Vermietung von Ferienwohnungen und Ferienhäusern. Kurzfristige Vermietungen sind definiert durch einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten.
Ihre Rechnung als Vermieter mit Kleinunternehmer-Regelung (ohne MwSt.)
Oben benannte Angaben auf der Rechnung gelten dann, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Sind Sie aber Kleinunternehmer, so gilt für Sie eine spezielle Regelung. Der entscheidende Unterschied zur Regelbesteuerung ist: Sie müssen keine Mehrwertsteuer angeben und berechnen. Dafür aber müssen Sie auf Ihre Kleingewerberegelung hinweisen. Die korrekte Bemerkung lautet: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.
Der Vollständigkeit halber hier noch einmal alle Angaben, die auf Ihre Rechnung als Kleinunternehmer gehören:
- Name und Anschrift vom Vermieter
- Name und Anschrift vom Urlaubsgast
- Rechnungsdatum
- Überschrift Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer von Ihnen als Gastgeber
- Benennung von Art und Umfang der Leistung (Übernachtung etc.)
- Leistungszeitpunkt/-zeitraum (Ankunfts- und Abreisedaten)
- Hinweis auf Steuerbefreiung (s.o.)
- den Netto-Rechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuer)
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsfristen
Exkurs: Was ist überhaupt die Kleinunternehmer-Regelung?
Die Kleinunternehmerregelung macht Vermietern und Gastgebern mit geringeren Jahresumsätzen das Umsatzsteuerrecht leichter. Denn als Kleinunternehmer müssen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ausweisen. Der Netto-Betrag ist damit gleich Brutto-Betrag.
Das heißt auch:
- Sie müssen die Umsatzsteuer nicht abführen (da nicht erhoben).
- Sie bekommen aber auch gezahlte Umsatzsteuerbeträge nicht erstattet, die durch Kosten bei der Vermietung Ihrer Unterkunft entstehen – beispielsweise durch Handwerker- oder Hausmeisterkosten oder z.B. den Erwerb neuer Sicherheitsschlösser o.ä.
Diese beiden Punkte sollten Sie vor dem Start des Gewerbes genau abwägen:
Verzichten Sie lieber auf das komplizierte Steuerrecht und damit auch auf die steuerrechtliche Absetzung von Ausgaben? Oder aber erwarten Sie beispielsweise durch Renovierung, Umbau, Neubau, Sanierung so hohe betriebliche Ausgabe, dass es sinnvoll ist, freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten?
Ihre Entscheidung fällt pro Kleinunternehmer-Regelung aus? Alles klar. Ob aber schließlich das Finanzamt Ihre Einstufung als Kleinunternehmer bestätigt, hängt von Ihren umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen gemäß § 19 UStG ab. Ganz allgemein lässt sich sagen:
Um die Kleinunternehmer-Regelung nutzen zu können, dürfen Ihre Umsätze folgende Umsatzgrenzen (NICHT gemeint sind Gewinngrenzen) nicht überschreiten:
- im vergangenen Kalenderjahr 22.000 Euro
- im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro.
Achtung ⚠️: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung
Wir haben uns nun angesehen, was Sie bei der Erstellung von Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro zu beachten haben. Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro brutto, können Sie auch für Ihre Ferienwohnung eine sog. Kleinbetragsrechnung ausstellen.
Diese Art Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistungen in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz – oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die folgenden Inhalte können bei dieser vereinfachten Form der Rechnung wiederum entfallen:
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
Weitere hilfreiche Angaben auf der Rechnung
Und ist es damit schon getan? Hat Ihre Rechnung alles, was es ordnungsgemäß braucht?
Jein. Ihre Rechnung ist nun versandbereit. Doch gibt es neben den oben benannten Pflichtangaben weitere freiwillige Punkte, die Sie vermerken können. Diese können hilfreich sein, um einen reibungslosen Abrechnungsprozess zu gewährleisten.
Zu diesen Extras an nützlichen Informationen zählen:
- Ihre Bankdaten
- Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail
- Benennung des Mietobjektes, um die Buchung zuordnen zu können
- Anzahl der Gäste, die der Buchung zugeordnet werden
- Angaben von Rabatten beispielsweise für Frühbucher
Und wie sieht es mit der Unterschrift des Vermieters auf der Rechnung aus? Ist das auch nur eine freiwillige Angabe?
Ja. Gemäß § 14 UStG sind Sie als Vermieter einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses nicht (mehr) verpflichtet, die Rechnung zu unterschreiben. Da viele Gäste es als Zeichen der Höflichkeit, Verbindlichkeit und auch der Vollständigkeit sehen, prüfen Sie für sich, ob die unterschriebene Rechnung für Sie eine Option ist.
Die Rechnungsinhalte stünden damit. Was ist im nächsten Schritt bei der Rechnungsausstellung zu beachten?
Wie stelle ich Rechnungen korrekt aus?
Haben Sie Ihre Rechnung erfolgreich geschrieben. Nun ist Folgendes zu beachten: Erstellen Sie stets zwei Kopien. Eine davon ist für Sie für Ihre Unterlagen bestimmt und die andere für Ihren Gast.
Sie können Ihre Rechnungen übrigens ganz einfach mit einem Word-Dokument ausstellen. Gern können Sie auch unsere Vorlage verwenden (Hier geht’s zur Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen)
Allerdings dürfen Sie laut Datenschutzgesamtverordnung diese Rechnungen nicht auf ihrem Computer abgespeichert aufbewahren. Word-Dokumente sind vielmehr ausgedruckt und abgeheftet aufzubewahren. Eine Alternative für diese zusätzliche Papierablage wäre eine kostenpflichtige Buchhaltungs-Software wie beispielsweise Lexoffice oder sevDesk. In dieser lassen sich u.a. Rechnungen schreiben und archivieren.
Wann und wie übermittle ich eine Rechnung?
Die Rechnung liegt nun vollständig digital oder ausgedruckt vor Ihnen. Um die Rechnung zu übermitteln, gibt es folgende Optionen:
- Persönlich, ausgedruckt und durch Sie oder Ihren Stellvertreter vor Ort (meistens bei der Abreise)
- per Post
- per Fax
- per E-Mail / online (z.B. als PDF-Dokument)
Die Rechnung seinen Urlaubsgästen per E-Mail zu schicken, ist die übliche Variante. Es ist ein schneller, unkomplizierter und vor allem Ressourcen sparender Weg.
Es gibt auch viele Gastgeber, die am liebsten auf die persönliche Übergabe der Rechnung setzen. Diese Variante hat folgende Vorteile: Sie können
- sicher gehen, dass der Gast die Rechnung erhalten hat.
- ein paar persönliche Worte wechseln und Ihre Gäste zu Urlaub und Zufriedenheit mit Ihrem Angebot befragen.
- auf besondere Angebote oder auf (noch) freie Slots im Buchungskalender hinweisen und somit vielleicht aus Erstgästen Stammgäste machen.
Nutzen Sie für die Erstellung einer Rechnung für Ferienwohnungen eine Buchhaltungssoftware? So können Sie über diese die Rechnung automatisch versenden. Auch lassen sich durch die Verknüpfung der Software mit Ihrem Bankkonto Zahlungseingänge automatisiert ermitteln. Wieder weniger Aufwand und mehr Überblick für Sie.
Wichtige Hinweise zum Thema Rechnungen bei Ferienwohnungen
Wunderbar! Die Rechnung ist korrekt geschrieben und raus. Bevor Sie sich hier vielleicht gleich unsere Rechnungsvorlage für Vermieter von Ferienwohnungen holen, möchten wir Ihnen noch zwei weitere wichtige Hinweise zum Thema Rechnungen bei Ferienimmobilien mitgeben:
Hinweis 1: Fehler in einer Rechnung korrigieren
Sollten Ihnen oder Ihrem Gast nach der Ausstellung Fehler auffallen – beispielsweise im Betrag, Steuersatz oder einfach in der Rechnungsanschrift – so darf die Rechnung nicht einfach verändert und erneut versendet werden.
Das korrekte Vorgehen ist wie folgt: Sie erstellen eine Korrekturrechnung mit neuer Rechnungsnummer und stornieren das Original.
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch hier: Stornorechnung erstellen.
Hinweis 2: Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Wir haben Sie oben bereits darauf hingewiesen, dass Sie (Word-)Rechnungen nicht einfach digital auf Ihrem PC archivieren dürfen. Der Gesetzgeber hat aber noch weitere Vorgaben. Und zwar geht es um die Nachweispflicht von Rechnungen. Daher hier auch noch einmal der Hinweis, dass es immer zwei Ausführungen der Rechnungen geben muss: eine für Sie als Vermieter und eine für Ihre Gäste.
Achtung ⚠️:
Sie sind verpflichtet, alle Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Dafür müssen Sie darauf achten, dass sie – digital in der Buchhaltungssoftware oder aber analog – auch nach 10 Jahren noch gut lesbar bzw. abrufbar sind.
Wie stellen Sie als Vermieter sicher, dass Ihre Rechnung pünktlich bezahlt werden?
Die Rechnung ist raus, doch es tut sich nichts? Wie unschön, wenn die Rechnung nicht pünktlich bezahlt wird! Abgesehen davon, dass Sie auf Ihr Geld warten müssen, empfinden viele Vermieter es nämlich als sehr unangenehm, Ihre Feriengäste auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen. Um dies zu vermeiden und eine pünktliche Zahlung zu unterstützen, sind hier unsere Tipps:
- Weisen Sie in der Rechnung und auch in dem beiliegenden Anschreiben auf die Zahlungsfrist hin.
- Ist der Gesamtrechnungsbetrag auf Anzahlung und Restzahlung aufgeteilt? So schlüsseln Sie von Anfang an klar und deutlich die Fälligkeiten der einzelnen Raten und die dazugehörenden Beträge auf.
- Bieten Sie Ihren Gästen an, dass Sie Ihnen rechtzeitig vor Verstreichen der Frist eine Erinnerung für die Fälligkeit einer weiteren Ratenzahlung schicken.
- Überlegen Sie, ob und welche Gebühren Sie bei verspäteter Zahlung erheben wollen. Weisen Sie auf diese auch hin (bereits ab der Buchungsbestätigung).
- Entscheiden Sie sich für die für Ihre Gäste passenden Zahlungsoptionen, um Ihnen den Bezahlvorgang zu erleichtern. Mehr dazu lesen Sie hier: Bezahloptionen für Ferienunterkünfte.
Extra-Tipp: So stellen Sie eine Quittung bei der privaten Vermietung richtig aus
Wir haben oben das Thema Quittung statt Rechnung bereits angesprochen. Dazu noch einmal zusammenfassend für Sie: Eine Quittung ist eine Alternative für Vermieter, wenn diese privat und nicht gewerblich vermieten und Ihren Gästen einen Zahlungsbeleg ausstellen möchten.
Hier möchten wir noch einmal auf den Aufbau und die Inhalte einer Quittung eingehen: Eine Quittungausstellung erfolgt ebenfalls in Schriftform. Sie muss folgende Angaben enthalten:
- Fortlaufende Quittungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Kurze Beschreibung der Leistung
- Ihre Unterschrift als Vermieter
- Zahlungsbetrag
Nutzen Sie für die Ausstellung von Quittungen an Feriengäste am besten vorgefertigte Quittungsblöcke. Diese gibt es ganz regulär im Schreibwarenhandel zu erwerben.
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